Vom leeren Blatt zum Live-Programm: So erstellen Sie ein Förderprogramm in Good Grants

Sie haben Ihre Finanzierung, Ihre Ziele und eine klare Vorstellung davon, wen Sie erreichen wollen und welche Wirkung Sie erzielen möchten. Jetzt kommt der spannende Teil: Verwandeln Sie all Ihre Ideen und Inhalte in ein aktives, funktionierendes Förderprogramm. Eines, das für Antragstellende einfach zu navigieren ist, für Ihr Team effizient zu verwalten und bereit ist, die Entscheidungen zu treffen, auf die es ankommt.

Wenn Sie neu bei Good Grants sind oder zum ersten Mal ein Programm einrichten, machen wir es Ihnen leicht – trotz einer Vielzahl von Konfigurationsmöglichkeiten. Unser Help Centre bietet einen vollständigen Leitfaden für den Einstieg.

EducationMatters, ein in Calgary ansässiger Bildungsfonds, wechselte 2022 zu Good Grants, als sie eine kostengünstigere Softwarelösung benötigten. Sie waren nervös wegen der Umstellung, sagte Kathryn Schilman, Grants and Student Award Officer bei EducationMatters.

„Vor Good Grants graute es mir ehrlich gesagt davor und ich hatte fast Panikattacken bei dem Gedanken, neue Bewerbungen erstellen oder Änderungen an einem bestehenden Antrag in der von uns verwendeten Plattform vornehmen zu müssen. Es ist SO schön, diesen Stress los zu sein … Ich liebe es, wie einfach Good Grants zu bedienen ist und wie leicht sich die Dinge von Jahr zu Jahr einrichten lassen.“

Der Einstieg in Ihr Förderprogramm sollte nicht stressig sein. Hier führen wir Sie durch den Prozess, geben Tipps und gehen Best Practices durch, um Ihnen zu helfen, von der sprichwörtlichen weißen Leinwand zu Ihrem offenen Aufruf für Bewerbungen zu gelangen.

Schritt 1: Einrichten Ihrer Programmstruktur

Das Erste, was Sie in Good Grants tun werden, ist, Ihre Fördermöglichkeit zu erstellen und deren Basisparameter zu definieren. Dazu gehören Ihr Programmname, der Förderbetrag, das Öffnungs- und Schlussdatum sowie die Art des Programms, das Sie durchführen – sei es ein offenes, wettbewerbliches Förderprogramm, ein geschlossenes oder auf Nominierungen basierendes Programm, ein Stipendium, ein Fellowship oder eine Initiative für unternehmerisches Engagement.

Good Grants ist darauf ausgelegt, all diese Programmtypen innerhalb derselben Plattform zu verwalten, sodass Ihre Konfigurationsoptionen von Anfang an flexibel sind. Sie können Ihr Programm in dieser Phase auch so einstellen, dass es in mehreren Sprachen und Währungen läuft, was nützlich ist, wenn Sie internationale Fördermittel verwalten oder mit einem mehrsprachigen Pool an Bewerbenden arbeiten.

Schritt 2: Erstellen Ihres Bewerbungsformulars

Sobald Ihre Programmstruktur steht, ist es an der Zeit, Ihr Bewerbungsformular zu erstellen. Der Online-Formular-Builder von Good Grants gibt Ihnen die volle Kontrolle über die Fragen und Feldtypen, die Sie einbinden möchten – von Kurztexten und Dropdown-Menüs bis hin zu Datei-Uploads, optionalen KI-Feldern, Rich-Text-Antworten und Budgettabellen.

Ein paar Dinge, über die es sich in dieser Phase nachzudenken lohnt:

• Was müssen Sie tatsächlich erfassen? Konzentrieren Sie Ihr Formular auf die Informationen, die Ihre Begutachtungsentscheidungen wirklich beeinflussen. Kürzere, gut strukturierte Formulare führen tendenziell zu qualitativ hochwertigeren Einreichungen.
• Benötigen Sie bedingte Logik? Good Grants ermöglicht es Ihnen, Felder basierend auf den Antworten der Antragstellenden ein- oder auszublenden – ideal für die Prüfung der Förderfähigkeit oder um das Formular an verschiedene Antragstypen anzupassen, ohne mehrere separate Formulare erstellen zu müssen.
• Werden Sie mehrere Stufen verwenden? Sie können Ihr Programm als einstufigen Antrag oder als mehrstufigen Prozess strukturieren, zum Beispiel eine Interessensbekundung gefolgt von einem vollständigen Antrag, sodass Sie Details nur von den Antragstellenden abfragen, die es in die nächste Runde schaffen.

Schritt 3: Konfigurieren Ihres Begutachtungsprozesses

Dies ist der Schritt, der oft unterschätzt wird und bei dem Good Grants einige seiner leistungsstärksten Funktionen bietet.

Bevor Sie live gehen, sollten Sie konfigurieren, wie die Anträge bewertet werden. Der Schnellstart-Assistent für die Begutachtung in Good Grants führt Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess und hilft Ihnen dabei, Bewertungskriterien festzulegen, Rollen für Gutachtende zuzuweisen, Panels zu definieren und zu konfigurieren, wie Bewerbungen die einzelnen Phasen durchlaufen.

Wichtige Entscheidungen, die hier zu treffen sind, umfassen, ob Gutachtende unabhängig oder gemeinsam bewerten, wie Ihr Bewertungsschema aussieht und ob Sie ein Management für Interessenkonflikte benötigen.

Dies vor der Eröffnung der Bewerbungsphase richtig einzustellen, ist eine der größten Zeitersparnisse im gesamten Lebenszyklus des Fördermittelmanagements.

Schritt 4: Einrichten automatisierter Kommunikation

Antragstellende erwarten, in jeder Phase des Prozesses von Ihnen zu hören, und das manuelle Versenden von Status-Updates an Hunderte von Bewerbenden ist kein nachhaltiger Ansatz.

In Good Grants können Sie automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren, die an bestimmte Auslöser geknüpft sind: Einreichungsbestätigung, Statusänderungen, Zuweisungen an Gutachtende, Entscheidungsmitteilungen und mehr.

Wenn Sie diese vor dem Start einrichten, läuft Ihre Kommunikation während des gesamten Programms automatisch ab, sodass sich Ihr Team auf die Entscheidungen konzentrieren kann, die menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Schritt 5: Anpassen der Benutzeroberfläche für Antragstellende

Good Grants ermöglicht es Ihnen, Ihr Portal mit dem Logo, den Farben und der Sprache Ihrer Organisation zu branden, damit Antragstellende auf einer Seite landen, die sich nach Ihrer Organisation anfühlt.

Dies ist ein kleines Detail mit einer bedeutenden Auswirkung auf das Vertrauen der Antragstellenden, insbesondere für Erstantragstellende, die beurteilen, ob Ihr Programm glaubwürdig und ihren Aufwand wert ist. Sie können Leitfäden und Videos, FAQs und Hilfetexte direkt in der Plattform hinzufügen, damit Antragstellende den nötigen Kontext haben, ohne Ihr Team kontaktieren zu müssen.

Erfahrungen der Antragstellenden sind wichtig, und Good Grants bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, diese positive Erfahrung zu ermöglichen.

Schritt 6: Testen vor dem Live-Gang

Bevor Sie Ihr Programm veröffentlichen, nehmen Sie sich die Zeit, die gesamte Reise der Antragstellenden selbst durchzuspielen. Reichen Sie einen Testantrag ein, prüfen Sie Ihre Bestätigungs-E-Mail, schauen Sie sich an, wie die Einreichung auf der Management-Seite aussieht, und verifizieren Sie, dass Ihre automatisierten Benachrichtigungen korrekt ausgelöst werden.

Es klingt offensichtlich, aber es ist ein Schritt, der leicht übersprungen wird, wenn man unter Zeitdruck arbeitet. Ein fehlerhafter Link in einer Bestätigungs-E-Mail oder ein fehlendes Pflichtfeld kann das Vertrauen der Antragstellenden untergraben, noch bevor Ihr Programm überhaupt begonnen hat.

Und die gute Nachricht ist, dass Good Grants Ihnen hilft und unseren kostenlosen (und sehr beliebten!) Programm-Check vor dem Start für Fördermittelmanager anbietet, der Folgendes umfasst:

• Eine technische Prüfung der Programmkonfiguration, ausgenommen der Begutachtung
• Die Einreichung eines Testantrags
• Hinweise zur Verbesserung des Programms und des Formulars für Antragstellende und Gutachtende
• Zusätzliche Empfehlungen, die hilfreich sein können
• Einen PDF-Bericht, der alle Ergebnisse zusammenfasst

Schritt 7: Veröffentlichen und Überwachen

Sobald Sie mit Ihrer Konfiguration zufrieden sind, ist der Live-Gang Ihres Programms in Good Grants unkompliziert. Von dem Moment an, in dem Anträge eingehen, bietet Ihnen Ihr Dashboard für das Fördermittelmanagement eine Live-Ansicht der Einreichungen, des Begutachtungsfortschritts und wichtiger Kennzahlen, sodass Sie immer wissen, wo Ihr Programm steht.

Sind Sie bereit, loszulegen?

Das Einrichten eines Förderprogramms muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Plattform und einer klaren Abfolge von Schritten können Sie schnell und sicher vom leeren Blatt zur Eröffnung der Bewerbungsphase gelangen. Starten Sie Ihre kostenlose 14-tägige Testversion von Good Grants und sehen Sie selbst, wie einfach es sein kann.