Grant-Management-Software für Hochschulen: Ein Leitfaden

Seit 2019 hat die Aziz Foundation mehr als 700 Master-Stipendien vergeben und über 8 Millionen £ investiert – mit einem einzigen Stipendienprogramm.

Hochschulen betreiben oft mehrere solcher Programme gleichzeitig: Promotionsstipendien, interne Forschungsfonds, Reisekostenzuschüsse. Jedes hat eigene Fristen, Formulare und Gremien. Vieles läuft noch über E-Mail-Postfächer und Tabellen. Das kann gut gehen, solange ein Programm klein bleibt. Danach kostet es Zeit, Nerven und manchmal Fairness. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei einer Grant-Management-Software für Hochschulen ankommt.

Was Hochschulen von einer Grant-Management-Software brauchen

An vielen Hochschulen laufen oft mehrere Programme parallel, verteilt auf Fakultäten und Gremien. Eine gute Plattform deckt deshalb folgende Punkte ab:

• Mehrere Programmtypen in einem System: Stipendien, Fellowships, interne Forschungsgelder und Förderungen für regionale Projekte.
• Einfache, intuitive Antragstellung: Antragstellende kommen ohne Anleitung durch das Formular, ob am Computer, Tablet oder Smartphone.
• Begutachtung nach klaren Regeln: Gutachtende bewerten nach festen Kriterien mit Gewichtungen, und Interessenkonflikte lassen sich transparent dokumentieren und managen.
• Nachvollziehbare Entscheidungen: Wer hat wann was bewertet? Diese Frage sollten Sie jederzeit beantworten und belegen können.
  Kommunikation an einem Ort: Zusagen, Absagen und Rückfragen laufen über die Plattform statt über zehn Postfächer.

Mehr als Hochschulen: Stiftungen und betriebliche Förderprogramme

Auch Stiftungen vergeben Projekt- und Fördermittel, Unternehmen betreiben CSR- und Corporate-Giving-Programme, und Vereine schreiben Preise und Stipendien aus. So unterschiedlich die Träger sind, die Aufgabe ähnelt sich: Anträge sammeln, fair bewerten, sauber entscheiden und nachvollziehbar berichten. Eine gute Plattform bildet all diese Programmtypen ab, ohne dass Sie für jedes ein eigenes Werkzeug brauchen.

Schlank oder schwergewichtig: Welche Größe passt zu Ihnen?

Auf dem Markt gibt es umfangreiche Systeme der Forschungsverwaltung. Sie decken den gesamten Lebenszyklus großer Drittmittelprojekte ab, von der Budgetplanung bis zur Abrechnung. Das ist sinnvoll, wenn eine zentrale Forschungsabteilung genau das braucht.

Viele Programmverantwortliche haben aber eine andere Aufgabe. Sie möchten Anträge sammeln, fair bewerten lassen und Entscheidungen sauber dokumentieren. Dafür sind große Systeme oft zu komplex. Die Einführung dauert Monate, und ohne IT-Unterstützung geht wenig. Eine fokussierte Plattform wie die Software zur Stipendienverwaltung von Good Grants konfigurieren Sie weitaus schneller und ohne IT-Support.

Eine weitere Option ist eine maßgeschneiderte Software für den eigenen Fall bauen zu lassen. Das klingt zunächst passgenau, bringt aber drei Nachteile mit sich: Sie werden von einem einzelnen Dienstleister abhängig, Updates und Verbesserungen laufen nicht automatisch, und Sie profitieren nicht von der Erfahrung tausender anderer Programme. Eine etablierte SaaS-Plattform entwickelt sich dagegen laufend weiter – getragen von den Anforderungen vieler Organisationen zugleich.

Viele Programme, ein System: das Beispiel EducationMatters

Das Prinzip skaliert über Branchen und Ländergrenzen hinweg. Der Wohltätigkeitsverein EducationMatters aus dem kanadischen Calgary steuert mehr als 100 Auszeichnungen und Stipendien im Bildungsbereich in einem einzigen System. Mit genau den Anforderungen, die auch Hochschulen kennen: viele Programme, viele Antragstellende, feste Zyklen.

Kathryn Schilman, zuständig für Stipendien und Studierendenauszeichnungen, berichtet von spürbaren Veränderungen:

Vor Good Grants hatte ich ehrlich gesagt Angst und fast Panikattacken bei dem Gedanken, neue Anträge erstellen oder Änderungen an einem bestehenden Antrag in der von uns verwendeten Plattform vornehmen zu müssen. Es ist SO schön, diesen Stress abzubauen…

Den ganzen Erfahrungsbericht finden Sie auf unserer Website.

Diese Fragen helfen bei Demos und Gesprächen mit Anbietern

Wie lange dauert es, bis das erste Programm live ist? Dauert es mehrere Wochen, ist das kein gutes Zeichen.

Können wir Formulare und Abläufe selbst konfigurieren? Sonst hängen Sie bei jeder Änderung vom Support ab.

Wie läuft die Begutachtung der Anträge ab? Achten Sie auf Bewertungskriterien, Gewichtungen und die gezielte Zuweisung von Gutachtenden.

Wie einfach ist der Ablauf für externe Gutachtende? Ist die Anmeldung kompliziert, springen sie ab.

Unterstützt die Plattform Mehrsprachigkeit? Antragstellende kommen leichter durch das Formular, wenn sie es in ihrer Sprache ausfüllen können. Mehrsprachigkeit ist zudem ein ausdrückliches Ziel der EU-Politik. Mehr dazu: Spricht Ihr Förderprogramm die Sprache Ihrer Antragstellenden?

Ist die Antragstellung barrierefrei? Für öffentlich (mit)finanzierte Programme wird digitale Barrierefreiheit zunehmend verpflichtend. Eine zugängliche Antragstellung ist aber nicht nur Pflicht, sondern erweitert den Kreis derer, die sich überhaupt bewerben können. Mehr dazu: Warum Barrierefreiheit bei Good Grants wichtig ist.

Wie steht es um den Datenschutz? Prüfen Sie den Umgang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), den Speicherort der Daten und die Zugriffsrechte.

Datenschutz und Datenstandort: für DACH-Programme entscheidend

Gerade in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist der Umgang mit personenbezogenen Daten oft das wichtigste Auswahlkriterium. Anträge enthalten sensible Informationen, Bewertungen spiegeln sorgfältige Entscheidungen, und all das muss nachvollziehbar und rechtssicher bleiben.

Achten Sie auf drei wichtige  Sicherheitsfunktionen:

• Datenstandort (Data Residency): Wo werden die Daten physisch gespeichert? Viele Institutionen verlangen, dass Daten in der EU bleiben. Prüfen Sie, ob Sie die Hosting-Region wählen können – bei Good Grants stehen mehrere Regionen zur Auswahl.
• DSGVO-Konformität in der Praxis: Zustimmung zur Datenschutzerklärung, Einwilligung in Benachrichtigungen, dauerhafte Löschung von Nutzerdaten und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) sollten abgedeckt sein. Bei Good Grants ist der AVV bereits in die Standardvereinbarung integriert.
• Zugriffsrechte und Nachvollziehbarkeit: Datenstandort allein genügt nicht. Klare Rollen, transparente Protokolle und kontrollierter Zugriff schaffen echte Datensouveränität – und reduzieren den Aufwand bei Audits und Berichten.

Mehr dazu, wie Sie die Daten Ihres Programms schützen, lesen Sie in unserer praktischen Checkliste für Förderprogramme.

Nach der Zusage: Auszahlung, Berichte und Wirkung

Die Arbeit endet nicht mit der Förderzusage. Oft beginnt danach die eigentliche Verwaltungslast: Mittel auszahlen und nachhalten, Berichte der Geförderten einholen und die Wirkung belegen. Eine gute Plattform deckt auch diese Phase ab.

Worauf Sie achten sollten:

Berichtsformulare: Mit Good Grants erstellen Sie beliebig viele Berichtsformulare für inhaltliche, finanzielle oder KPI-Angaben und verschicken sie jederzeit im Förderzyklus.
Automatische Erinnerungen: Vorkonfigurierte Benachrichtigungen an Geförderte und Team vor Fristen und Meilensteinen halten alle im Zeitplan.
Fortschritt im Blick: Eine zentrale Ansicht zeigt, welche Berichte angefordert wurden, wann sie fällig sind und was bereits eingereicht ist.
Auswertung über das Portfolio: Daten auf Portfolio-Ebene unterstützen das Berichten an Gremien und Geldgeber und die Planung künftiger Zyklen.

So bleibt mehr Zeit für das, was zählt: tragfähige Beziehungen zu den Geförderten und echte Wirkung.

Weniger Verwaltung, mehr Wirkung

Gute Förderprogramme leben davon, dass Ideen und Menschen zueinander finden. Die Software sollte genau das ermöglichen, ohne zusätzliche Arbeit zu schaffen. Wenn Antrag, Begutachtung und Entscheidung an einem Ort laufen, bleibt Ihrem Team mehr Zeit für die richtigen Projekte.

Bei Good Grants ist es unser Ziel, Grantmaking einfach und fair zu machen. Wenn Sie sehen möchten, wie das für Ihre Hochschule aussehen kann, starten Sie mit einer kostenlosen Testversion.