Förderprogramme aufsetzen: Was erfahrene Manager früher wissen wollten

Wenn Sie ein Fördermittelprogramm einrichten, wissen Sie aus erster Hand, dass Sie viele Entscheidungen treffen müssen. Vom Antragsformular bis zum Begutachtungsprozess kann der Fördermittel-Lebenszyklus je nach den gewünschten Ergebnissen Ihrer Organisation stark variieren.

Bei Good Grants unterstützen wir Tausende von Fördermittelprogrammen, damit sie mit einer zentralen Plattform reibungslos ablaufen. Allein im letzten Jahr wurden über 250 Millionen Euro an Fördermitteln über Fördermittelgebende auf unserer Plattform verteilt, über 1,25 Millionen Begutachtungsentscheidungen getroffen und Hunderttausende von Mitteilungen an Zuwendungsempfangende, Gutachtende und Programmteilnehmende versandt.

Wir erleben aus erster Hand, wie Programme reibungslos ablaufen, und wir unterstützen unsere Fördermittelgebenden auch, wenn sie vor Herausforderungen stehen.

Möchten Sie Ihr eigenes Fördermittelprogramm einrichten? Hier sind einige häufige Probleme, mit denen Fördermittelmanager konfrontiert sind, und was sie sich von Anfang an gewünscht hätten zu wissen.

„Wir haben viele Details abgefragt. Dann mussten wir alles lesen.“

Sie werden versucht sein, bei der Erstellung Ihres Antragsformulars gründlich zu sein und jede mögliche Information abzufragen, die Sie benötigen könnten. Sicher, Sie könnten diese Informationen später benötigen, und Sie möchten nichts Wichtiges übersehen.

Das Problem ist nicht nur, dass lange Formulare Bewerbende vom Antrag abschrecken (obwohl sie das tun). Es ist, dass jedes Feld, das Sie hinzufügen, nachgelagerte Arbeit für Ihr Team erzeugt. Jemand muss diese Antworten lesen. Jemand muss sie bewerten und vergleichen. Jemand muss eine Freitextantwort interpretieren, die fast alles bedeuten könnte.

Erfahrene Fördermittelmanager lernen, dass das Formular rückwärts von der Begutachtungsentscheidung aufgebaut werden sollte. Welche Informationen benötigen Sie tatsächlich, um zwischen Anträgen zu wählen? Beginnen Sie dort, und Ihre Ergebnisse werden sich dadurch verbessern.

Der Antragsformular-Builder von Good Grants ist flexibel konzipiert und unterstützt alles von Kurzantwortfeldern über Budgettabellen bis hin zu Dateiuploads. Diese Flexibilität kann am effektivsten genutzt werden, wenn sie durchdacht eingesetzt wird. Zum Beispiel ermöglicht die bedingte Logik, Fragen basierend auf früheren Antworten anzuzeigen oder auszublenden, was bedeutet, dass Bewerbende nur das sehen, was für sie relevant ist. Das Formular kann so fokussiert sein, wie Sie es gestalten.

„Wir hatten keine Ahnung, wie viel Zeit die Begutachtung in Anspruch nehmen würde.“

Die Überlastung von Gutachtenden ist eine der am wenigsten diskutierten, aber häufigsten Herausforderungen bei der Fördermittelvergabe. Programme starten, Anträge gehen ein, und dann muss jemand sie tatsächlich bewerten oder beurteilen. Gutachtende sind oft Freiwillige, Fachexpert:innen oder Vorstandsmitglieder, die ihre eigenen Aufgaben, ihre eigenen Terminkalender und ihre eigene Toleranz für unklare Anweisungen haben.

Wenn Gutachtende nicht sicher sind, was sie bewerten sollen, wenn sie nicht leicht sehen können, was noch in ihrer Warteschlange ist, oder wenn sie jemanden kontaktieren müssen, um eine grundlegende Frage zu stellen, können sie schnell das Interesse verlieren. Und wenn Gutachtende das Interesse verlieren, leidet die Qualität der Entscheidungsfindung.

Eine Lösung besteht darin, weniger Anträge pro Gutachtende zuzuweisen. Die wichtigere Strategie ist jedoch, einen Begutachtungsprozess zu entwerfen, der aus Sicht der Gutachtenden einfach zu navigieren ist. Das bedeutet klare Kriterien, sichtbaren Fortschritt und ein System, das auf das Notwendige aufmerksam macht, ohne eine eigene Tabelle zu erfordern.

Das Begutachtungs-Dashboard von Good Grants wurde mit diesem Gedanken entwickelt. Programm-Manager können auf einen Blick sehen, wer was begutachtet hat, was noch aussteht und wo sich Engpässe bilden, ohne Informationen nachjagen zu müssen. Gutachtende erhalten eine übersichtliche, fokussierte Oberfläche und wissen genau, was von ihnen erwartet wird.

„Wir haben nicht geprüft, ob Antragstellende tatsächlich berechtigt waren.“

Das klingt offensichtlich, wird aber oft übersehen. Nicht berechtigte Anträge durchlaufen den Prozess, verbrauchen Begutachtungszeit und führen zu unangenehmen Gesprächen in der Entscheidungsphase.

Manchmal liegt es daran, dass die Förderkriterien nicht klar kommuniziert wurden. Manchmal liegt es daran, dass das Formular sie nicht abgefragt hat. Manchmal ist es beides.

Ein Eignungsquiz, wie eine kurze Reihe von Ja/Nein-Fragen ganz am Anfang des Antragsprozesses, ist eine der einfachsten und effektivsten Ergänzungen, die Sie einem Fördermittelprogramm hinzufügen können. Antragstellende benötigen weniger als eine Minute, um es auszufüllen, und es erspart Ihrem Team Stunden bei der Begutachtung von Einreichungen, die ohnehin nicht weitergekommen wären. Es schützt Bewerbende auch davor, viel Zeit in einen Antrag zu investieren, für den sie nicht berechtigt waren, was wichtig ist, wenn Ihnen die Erfahrung, die Sie schaffen, am Herzen liegt.

Good Grants unterstützt die Eignungsprüfung als Teil des Antragsflusses, indem Sie disqualifizierende Kriterien festlegen können, die nicht berechtigte Bewerbende umleiten, bevor sie weiterkommen. Es ist ein kleiner Konfigurationsschritt, der sich bereits im ersten Zyklus auszahlt.

„Wir sind live gegangen, ohne es als Antragstellende zu testen.“

Dies ist vielleicht die universellste Weisheit, die von erfahrenen Fördermittelmanagern geteilt wird: Bevor Sie live gehen, reichen Sie selbst einen Testantrag ein. Nicht als Administrator, sondern als Antragstellende.

Es ist eine andere Erfahrung. Das Formular liest sich anders, wenn Sie es nicht selbst geschrieben haben. Anweisungen, die im Builder klar schienen, können im Kontext verwirrend sein. Eine Feldbezeichnung, die für Ihr Team perfekt sinnvoll war, könnte am ersten Tag ein Dutzend E-Mails von verwirrten Bewerbenden auslösen.

Das Testen der gesamten Reise der Antragstellenden, einschließlich aller Bestätigungs-E-Mails, aller automatischen Antworten und der Portal-Login-Erfahrung, kann die effektivste Qualitätskontrolle sein, die Ihnen zur Verfügung steht. Es erfordert keine speziellen Tools oder einen technischen Hintergrund. Es erfordert lediglich die Disziplin, es zu tun, bevor Sie auf „Veröffentlichen“ klicken.

Good Grants macht dies mit einem Testmodus einfach, der es Ihnen ermöglicht, die Antragstellenden-Erfahrung vollständig zu durchlaufen, bevor Ihr Programm live geht. Es lohnt sich, eine Stunde beiseite zu legen, jemanden einzubeziehen, der nicht am Aufbau des Formulars beteiligt war, und alles aufzuschreiben, was ihn verwirrt.

Darüber hinaus bietet unser Kundenerfolgsteam bei Good Grants auch einen kostenlosen Pre-Launch-Check für Fördermittelmanager an, der eine technische Überprüfung Ihrer Programmkonfiguration und eine Testanwendung durch unser Team umfasst.

„Wir haben die Phase nach der Vergabe nicht geplant.“

Die Einrichtung eines Fördermittelprogramms konzentriert die Aufmerksamkeit tendenziell auf die Antragsphase, und das ist verständlich, denn hier findet die sichtbare Aktion am Anfang statt. Aber was nach dem Ende der Antragsfrist geschieht, ist genauso wichtig, und Programme, die dies nicht planen, improvisieren am Ende zu einem weniger idealen Zeitpunkt.

Die Berichterstattung ist eine der wichtigsten Überlegungen. Welche Informationen müssen Sie von den Zuwendungsempfangenden sammeln? Wann? In welchem Format? Wenn die Antwort lautet „Das finden wir heraus, nachdem wir Entscheidungen getroffen haben“, könnten Sie sich dabei ertappen, einen Berichtsprozess nachträglich anzupassen, der nicht ganz zu den gesammelten Daten passt.

Das Management nach der Vergabe, das die Verfolgung von Meilensteinen, die Zahlungsplanung und die Abrechnungsformulare umfasst, kann enorm davon profitieren, bereits in der Designphase berücksichtigt zu werden. Selbst wenn Sie nicht jedes Element vor dem Start aufbauen, wissen Sie, wohin Sie steuern, und können Ihr Programm so einrichten, dass diese späteren Schritte viel einfacher werden.

Es ist wichtig, die Sammlung der benötigten Informationen mit der Vermeidung einer Überforderung Ihrer Zuwendungsempfangenden (und Ihres Teams) in Einklang zu bringen.

Jede Phase, sorgfältig geplant

Obwohl die Besonderheiten jedes Programms variieren, sind die oben genannten Themen für die meisten Fördermittelgebenden oft dieselben. Vereinfachen Sie, bevor Sie komplizieren, gestalten Sie für die Erfahrung der Gutachtenden sowie der Bewerbenden, testen Sie alles, bevor es live geht, und denken Sie über das Antragsformular hinaus an den gesamten Programmlebenszyklus.

Die gute Nachricht ist, dass die meisten dieser Erkenntnisse schnelle Anpassungen für Ihr Programm sein können, und alle werden durch Software, die darauf ausgelegt ist, an Ihr spezifisches Programm angepasst zu werden, einfach gemacht.

Wenn Sie ein Fördermittelprogramm einrichten und sehen möchten, wie Good Grants jede dieser Phasen unterstützt, führt dieser aktuelle Leitfaden zur Programmeinrichtung detailliert durch den Konfigurationsprozess.

Die Lernkurve ist kürzer, als Sie denken, besonders wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen.