von Bright Ewuru | Juni 2, 2023 | Artikel
Für Fördermittelgeber, die viele bewegliche Teile jonglieren, geht es darum, diese zeitaufwändigen und sich wiederholenden manuellen Aufgaben zu reduzieren und die Automatisierung von Fördermitteln zu nutzen, um über den gesamten Fördermittel-Lebenszyklus hinweg smarter zu arbeiten.
Es geht natürlich um Automatisierung – darum, die richtigen Tools und Technologien zu nutzen, um smarter statt härter zu arbeiten. Schauen wir uns vier Automatisierungs techniken an, die Fördermittel-Manager anwenden können, um Zeit zu sparen und sich die Arbeit zu erleichtern.
In diesem Artikel:
Möchten Sie die Automatisierung von Fördermitteln in Aktion sehen?Good Grants wurde entwickelt, um Fördermittelgebern zu helfen, effizienter zu arbeiten: Von der ersten Bewerbung bis zum finalen Reporting.
Die gute Nachricht heutzutage ist, dass Sie keine Programmier- oder Engineering-Kenntnisse besitzen müssen, um Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren.
Durch die Verwendung von Prozessautomatisierungstools wie Zapier und Makekönnen Sie die Daten, die Sie haben, mühelos optimal nutzen. Diese Tools erleichtern den Datenaustausch zwischen Ihrer Fördermittelverwaltungssoftware und anderen Systemen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Indem Sie regelmäßige Aufgaben auf Autopilot schalten, gewinnen Sie viel Zeit, um sich anderen Belangen der Fördermittelverwaltung zu widmen.
Good Grants bietet Integration mit Zapier und Make – beliebte und einfach zu bedienende Automatisierungstools, die die ganze Schwerstarbeit für Sie erledigen. Durch diese Integrationen wird automatisiertes Fördermittel-Management ganz einfach: Automatisieren Sie die Registrierung von Bewerbenden, erstellen Sie neue Kontakte in Ihrem CRM, speichern Sie eingereichte Anträge, erstellen Sie Rechnungen für Zuweisungen und vieles mehr. Ihre geschäftskritischen Tools arbeiten nahtlos zusammen und sparen jede Woche Stunden manueller Arbeit.
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Um ein Programm zur Vergabe von Fördermitteln erfolgreich durchzuführen, müssen alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden. Dazu gehören die Antragstellenden, Gutachtende und andere relevante Parteien. Es wäre jedoch nahezu unmöglich, all diese E-Mails und Benachrichtigungen manuell zu versenden.
Hier kommen automatisierte Kommunikationen ins Spiel. In Good Grants können Sie beispielsweise personalisierte E-Mails, Benachrichtigungen und sogar SMS-Nachrichten direkt von der Plattform aus versenden. Kein Hin- und Herwechseln zwischen Ihrem Marketingsystem und Ihrem Fördermittelverwaltungssystem.
Good Grants ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von E-Mails direkt von der Plattform aus zu versenden, um Bewerbende über bevorstehende Fristen oder den Genehmigungsstatus ihrer Anträge zu informieren. In ähnlicher Weise können Gutachtende über ausstehende Anträge oder andere Programmaktualisierungen benachrichtigt werden. Das Planungselement hilft Ihnen, effektiver zu planen. Sie können alle spezifischen E-Mails im Voraus entwerfen und Auslöser einrichten, die Sie informieren, wenn automatisierte Benachrichtigungen versendet werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Beteiligten wichtige Informationen zur richtigen Zeit in Ihrer Zeitzone erhalten.
Programmierte Benachrichtigungen erleichtern den Kommunikationsprozess. Wenn eine Aktion auf der Plattform abgeschlossen ist, wird eine E-Mail- oder SMS-basierte Benachrichtigung an die relevanten Parteien gesendet. Niemand wird im Dunkeln gelassen. Und Sie haben nicht Stunden damit verbracht, alles zu erledigen.
Jeder Fördermittelantrag durchläuft im Laufe seines Lebenszyklus eine Reihe von Schritten. Diese sich wiederholende Abfolge ist zwar zeitaufwändig, aber entscheidend für den Erfolg der Fördermittelvergabe. Die Automatisierung dieser Workflows – ein Kernfeature von Plattformen für das Management des Fördermittel-Lebenszyklus – kann den Arbeitsaufwand drastisch reduzieren und sicherstellen, dass alle Fördermittel einen fairen und gerechten Prozess durchlaufen.
Eine solche Automatisierungstechnik ist das Einrichten automatisierter Begutachtungsphasen – eine effektive Möglichkeit, die Fördermittelprüfung in Ihrem Team zu automatisieren. In der Regel müssen Fördermittelanträge von mehreren Personen im Team des Fördermittel-Managers geprüft werden.
Durch die Erstellung von Auslösern, die eine Kette von Aktionen im Prüfungsprozess auslösen, kann jede Person im Prüfungsteam benachrichtigt und angewiesen werden, die nächsten Schritte nach Bedarf zu unternehmen. Dieser Hack verschiebt die Fördermittelanträge effizient an die erforderlichen Nominierten oder Manager zur Genehmigung, Ablehnung oder Weiterleitung.
In Good Grants können Sie so viele Workflows einrichten, wie Sie benötigen, um zu Ihrem individuellen Förderprogramm und Lebenszyklus zu passen. Dadurch eignet es sich gut für Organisationen jeder Größe – von Automatisierungsprogrammen für Bildungsfördermittel bis hin zu Behörden, die Fördermittel-Management-Workflows in großem Maßstab automatisieren möchten.
Die Überwachung und Verfolgung von Fördermitteln, sobald sie vergeben wurden, ist oft die arbeitsintensivste Phase des Fördermittelverwaltungszyklus. Es ist wichtig, die vergebenen Mittel zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Ziele und die Mission erfüllt werden.
Hier ist es wichtig, dass nichts unter den Tisch fällt – und automatisiertes Fördermittel-Reporting kann dabei helfen. Sobald Fördermittel vergeben werden, können Sie damit beginnen, Projektberichte entsprechend Ihrer Programm-Zeitleiste zu planen und zuzuweisen.
In Good Grants können Fördermittelgebende eine unbegrenzte Anzahl von Fördermittelberichtsformularen erstellen, um programmatische, finanzielle, KPI- oder andere relevante Informationen anzufordern. Dies kann jederzeit und so oft wie nötig erfolgen.
Fördermittelgeber können den Prozess automatisieren, indem sie vorab konfigurierte automatische Benachrichtigungen an Zuwendungsempfangende oder Mitglieder des Fördermittel-Teams erstellen, damit alle die Reporting-Zeitpläne einhalten und dabei Zeit sparen. Eine zentrale Best Practice für die Automatisierung des Fördermittel-Reportings ist, diesen Reporting-Zeitplan von Anfang an in Ihr Programm einzubauen, statt ihn reaktiv zu verwalten, sobald Fördermittel vergeben wurden.
Über text- und zahlenbasierte Berichte hinaus unterstützt Good Grants Rich Content wie Videos, Bilder und Audio, um Fördermittelgebenden zu helfen, das Projekt in Aktion sicher zu überprüfen und die Auswirkungen der Fördermittel bei Abschluss besser zu definieren.
Die Fördermittelverwaltung, eine Säule der Philanthropie, bringt eine Menge Verantwortung mit sich. Während einige Aufgaben die akribische Aufmerksamkeit der Fördermittelgebenden erfordern, sind andere sich wiederholend und können selbstgesteuert werden. Diese Automatisierungstechniken helfen Ihnen, diese sich wiederholenden Aufgaben zu bewältigen und den Prozess effizienter zu gestalten.
Die Automatisierung von Fördermitteln ist der Einsatz von Software und Workflow-Tools, um wiederkehrende Aufgaben im Fördermittel-Management-Prozess automatisch zu erledigen – einschließlich Kommunikation, Begutachtungsphasen, Reporting-Zeitplänen und Datenübertragungen zwischen Plattformen. Sie reduziert manuellen Aufwand und das Risiko, dass Aufgaben unter den Tisch fallen.
Automatisiertes Fördermittel-Management setzt Routineaufgaben auf Autopilot – es benachrichtigt Bewerbende, bewegt Anträge durch Begutachtungsphasen und versendet Erinnerungen an Berichte. So können sich Fördermittel-Manager auf höherwertige Aufgaben wie Strategie und Wirkungsbewertung konzentrieren.
Ja. Indem Sie Trigger und Workflows für Begutachtungsphasen in Ihrer Fördermittel-Management-Plattform einrichten, wird jeder Gutachtende automatisch benachrichtigt, wenn er an der Reihe ist. Good Grants ermöglicht es Ihnen, so viele Begutachtungsphasen zu konfigurieren, wie Ihr Programm erfordert.
Der effektivste Ansatz ist, Ihren Reporting-Zeitplan von Anfang an in das Programm einzubauen. Nutzen Sie automatisierte Benachrichtigungen, um Zuwendungsempfangende an bevorstehende Fristen zu erinnern, und konfigurieren Sie Warnmeldungen für Ihr Team, damit nichts übersehen wird. Good Grants unterstützt unbegrenzt viele Berichtsformulare und vorab konfigurierte Benachrichtigungen, um dies zu ermöglichen.
Ja. Strukturierte, wiederholbare Workflows sind besonders wertvoll für Behörden, die große Mengen an Anträgen verwalten, bei denen konsistente Entscheidungsfindung und klare Audit-Trails unerlässlich sind.
Absolut. Die Automatisierung von Bildungsfördermitteln folgt denselben Prinzipien wie jeder andere Programmtyp. Automatisierte Begutachtungsphasen, Fristbenachrichtigungen und Reporting-Zeitpläne gelten ebenfalls und sind besonders nützlich, wenn große Zahlen von Bewerbenden verwaltet werden.
Zapier und Make sind zwei beliebte Tools, die sich integrieren lassen.
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