Was sehen Gutachtende? Ein Schritt-für-Schritt-Durchlauf der Begutachtungserfahrung mit Good Grants

Wer Fördermittelmanagement-Software evaluiert, wird die standardmäßige Funktionsübersicht für die Fördermittel-Evaluierung kennen: Begutachtungsmodi, Bewertungskriterien, Panel-Zuweisungen. Doch es gibt wichtige Details, die diese Funktionslisten selten aufzeigen: Wie sieht das alles tatsächlich für die Person aus, die die Begutachtung durchführt?

Diese Frage sollte frühzeitig geklärt werden. Gutachtende sind oft Fachexperten oder vielbeschäftigte Fachkräfte, die Stunden opfern, die sie kaum übrig haben. Ein langsamer oder schwer verständlicher Begutachtungsprozess kann zu Reibungen führen und, schlimmer noch, das Risiko bergen, dass Gutachtende sich zurückziehen, ihre Bewertungen überstürzen oder ein Programm vorzeitig verlassen.

Im Folgenden haben wir genau dargelegt, was Gutachtende in Good Grants erwartet, von der Zuweisung ihres ersten Antrags bis zur Abgabe einer finalen Bewertung.

Eine Einladung zur Begutachtung erhalten

Bevor Gutachtende einen einzigen Antrag öffnen, hat die Fördermittel-Managerin oder der Fördermittel-Manager bereits entschieden, wie diese Gutachtenden mit ihrer Arbeitslast verbunden werden: entweder durch das individuelle Hinzufügen von Gutachtenden, den Massenimport eines größeren Begutachtungspanels, das Versenden einer Einladung zur Teilnahme an Gutachtende oder, bei Programmen mit öffentlicher Abstimmung, durch die Aktivierung der Selbstregistrierung für Gutachtende.

Ansehen: So fügen Sie Gutachtende in Good Grants hinzu

Unabhängig davon, welcher Weg gewählt wird, ist die Erfahrung für die Gutachtenden konsistent: Sie melden sich in ihrem eigenen Konto an und gelangen in den Begutachtungsbereich, wo nur die ihnen zugewiesenen Anträge sichtbar sind. Nichts anderes im Programm – die Arbeit anderer Gutachtender, andere Runden, Admin-Einstellungen – erscheint in ihrer Ansicht. Es ist ein bewusst eng gefasster, übersichtlicher Ausgangspunkt.

Im Begutachtungsbereich landen

Nach dem Login gelangen die Gutachtenden zu einer Vertraulichkeitsvereinbarung. Dies ist eine optionale, aber beliebte Möglichkeit für diejenigen, die dem Bewertungsprozess eine integrierte Integrität verleihen möchten. Sie können den Text hier genau an die Anforderungen Ihres Programms anpassen.

Beim Login warten die zugewiesenen Anträge auf die Gutachtenden im Begutachtungsbereich, der quasi ihr Kontrollzentrum für den Bewertungszeitraum ist. Die Anträge sind nach Runde, Panel oder Bewertungssatz organisiert, je nachdem, wie das Programm eingerichtet wurde.

Diese Ansicht beantwortet sofort eine praktische Frage: Für wie viele Anträge sind diese Gutachtenden verantwortlich und wie weit sind sie in der Liste fortgeschritten? Dies ist wichtig, denn vielbeschäftigte Gutachtende, die die Begutachtungsarbeit in einen vollen Zeitplan einpassen müssen, müssen im Voraus wissen, ob sie 10 oder 100 Anträge vor sich haben.

Einen Antrag bewerten

Die Auswahl eines Antrags aus dem Arbeitsbereich führt die Gutachtenden zur eigentlichen Bewertung: die schriftlichen Antworten, Anhänge und alle unterstützenden Dokumente der Antragstellenden, angezeigt in einem Layout, das für die Evaluierung und nicht für die Bearbeitung konzipiert ist. Ein gut aufgebautes Antragsformular macht in dieser Phase einen echten Unterschied: Eine klar strukturierte, gut getestete Einreichung lässt sich viel schneller bearbeiten als eine, die ohne Berücksichtigung der Erfahrung der Gutachtenden erstellt wurde.

Je nachdem, wie der Bewertungssatz konfiguriert ist, kann die Bewertung eines Antrags bedeuten, numerische Bewertungen anhand definierter Kriterien im Bewertungsmodus von Good Grants anzuwenden oder eine andere Kombination aus quantitativer und qualitativer Begutachtung zu verwenden, da Programme nicht auf eine einzige Methode beschränkt sind und mehrere über verschiedene Runden hinweg kombinieren können.

Gutachtende können in der Regel auch Kommentare zu ihren Bewertungen hinzufügen, was für ihre eigenen Notizen hilfreich ist und, je nach Einstellung, für andere Gutachtende sichtbar oder später als Feedback an die Antragstellenden weitergegeben werden kann.

Nur wenige Gutachtende schaffen es, eine vollständige Zuweisungsliste in einem einzigen Durchgang zu bearbeiten. Daher werden Bewertungen und Kommentare automatisch gespeichert, sodass Gutachtende eine unfertige Begutachtung unterbrechen und später fortsetzen können, ohne den Überblick zu verlieren.

Anleitungen befinden sich ebenfalls neben dem Antrag, einschließlich Bewertungskriterien und Kontext, die Sie im Voraus einrichten können, um zu verdeutlichen, wie ein starker Antrag für diese Runde aussieht. Dies ist die Art von vorausschauender Konfiguration, die einen fairen, gut durchgeführten Begutachtungsprozess unterstützt, und auf diese Weise müssen Gutachtende nicht über Erwartungen rätseln oder separate Anweisungen suchen, um zu verstehen, was von ihnen beurteilt werden soll.

Anträge durchgehen und den Fortschritt überwachen

Sobald ein Antrag bewertet wurde, gehen die Gutachtenden zum nächsten in ihrer Liste über und arbeiten in ihrem eigenen Tempo. Währenddessen führt der Begutachtungsbereich eine laufende Bilanz darüber, was erledigt ist und was noch aussteht, sodass Gutachtende immer einen klaren Überblick über ihren Stand haben – ohne die Notwendigkeit einer persönlichen Tracking-Tabelle.

Einreichen und was danach kommt

Sobald Gutachtende alle zugewiesenen Anträge bearbeitet haben, werden ihre Bewertungen eingereicht und die Runde schreitet voran. Zu diesem Zeitpunkt geht die Verantwortung auf die Fördermittel-Managerin oder den Fördermittel-Manager über, die oder der Anträge auf der Bestenliste miteinander vergleichen und relevante Anträge in nachfolgende Runden verschieben kann.

Antragstellende können die Bewertungen und Kommentare der Gutachtenden auch als Feedback erhalten, sobald die Begutachtung abgeschlossen ist – eine kleine Ergänzung mit großer Wirkung, die Antragstellenden Einblicke gibt, wie ihre Arbeit bewertet wurde und wo sie sich beim nächsten Mal verbessern könnten, unabhängig vom Ergebnis.

Warum die Erfahrung der Gutachtenden bei der Software-Evaluierung wichtig ist

Warum ist das alles wichtig, wenn Sie eine Plattform auswählen? Ein verwirrender oder umständlicher Begutachtungsprozess bringt Fördermittel-Manager und Gutachtende in eine schwierige Lage. Es ist eine völlig berechtigte Frage, die man beim Vergleich von Fördermittelmanagement-Plattformen stellen sollte: Was verlangen wir unseren Gutachtenden eigentlich täglich ab?

Good Grants wurde entwickelt, um den Begutachtungsprozess einfach zu halten, mit einem sicheren, unkomplizierten Login, klar zugewiesener Arbeit, genau dort verfügbarer Anleitung, wo sie benötigt wird, und einem Bewertungsprozess, den Gutachtende in ihren eigenen Zeitplan integrieren können.

Wie ein Software-Gutachtender auf G2 schrieb: „…Good Grants erleichtert unseren Fördermittel-Panelisten die Begutachtung erheblich, im Vergleich zur vorherigen Verwendung einer Tabelle. Alles ist an einem Ort und unsere Fördermittel-Panelisten haben kommentiert, wie einfach die Plattform zu bedienen war.“

Beim Vergleich von Anbietern lohnt es sich, dies direkt zu sehen: nicht eine Funktionsübersicht, sondern die tatsächlichen Bildschirme, mit denen Gutachtende arbeiten würden.

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