Was als Interessenkonflikt für Gutachtende gilt – und warum das wichtig ist

Entscheidungen über Fördermittel haben echtes Gewicht: Sie bestimmen oft, welche Projekte oder Organisationen gefördert werden, wie viel Unterstützung sie erhalten und welchen letztlichen Impact Zuwendungsempfangende erzielen können. Das bedeutet: Jede Entscheidung muss nachvollziehbar und begründbar sein. Jede Begutachtung sollte klar und unparteiisch erfolgen.

Was passiert also, wenn ein Interessenkonflikt entsteht? Wie gehen Sie damit transparent um? Es gibt immer den „Test der vernünftigen Person“: Wenn eine vernünftige, informierte außenstehende Person die Unparteilichkeit einer bzw. eines Gutachtenden infrage stellen würde, reicht das aus, um dem nachzugehen.

Doch das Offenlegen und Managen von Interessenkonflikten geht noch weiter. Fördermittelgebende müssen ihren Begutachtungsgremien klar kommunizieren, was als Interessenkonflikt gilt, und einen Prozess schaffen, der das Melden und Bearbeiten solcher Konflikte einfach macht.

In diesem Artikel gehen wir Beispiele für Interessenkonflikte durch und zeigen, wie Sie ein System schaffen, das Integrität und Transparenz bei der Vergabe von Fördermitteln stärkt.

Warum ein Interessenkonflikt-Prozess bei der Begutachtung wichtig ist

Interessenkonflikte können vielfältige Auswirkungen auf die Ergebnisse eines Förderprogramms haben. Und Vertrauen – einmal beschädigt – ist oft teuer und zeitaufwendig wiederherzustellen.

Darum ist es wichtig:

Integrität der Ergebnisse: Geförderte Antragstellende sollten nach Leistung und/oder anhand eines festgelegten Bewertungsschemas ausgewählt werden – nicht aufgrund möglicher Beziehungen.

Vertrauen der Öffentlichkeit und Stakeholder: Schon der Anschein (oder ein Hinweis) von Voreingenommenheit untergräbt die Glaubwürdigkeit. Denken Sie daran: Spender, Begünstigte und der gesamte Sektor schauen genau hin.

Rechtliche und Compliance-Risiken: Nicht offengelegte Konflikte können regulatorische und Reputationsrisiken verursachen – insbesondere bei staatlich finanzierten Programmen.

Fairness gegenüber Antragstellenden: In den Antragsprozess fließen erhebliche Zeit und Ressourcen; Antragstellende verdienen im Gegenzug ein unparteiisches Verfahren.

Die wichtigsten Arten von Interessenkonflikten in Begutachtungsgremien

Interessenkonflikte können in unterschiedlichen Formen auftreten, und Ihr Melde- und Managementprozess sollte alle berücksichtigen. Hier ein kurzer Überblick.

Finanzielle Interessenkonflikte

Das ist der Fall, wenn eine bzw. ein Gutachtende(r) ein direktes finanzielles Interesse an einer antragstellenden Organisation hat, darunter:

• Beteiligungen, Eigentumsverhältnisse oder Beschäftigungsverhältnisse.
• Beratungs- oder vergütete Beirats-/Advisory-Beziehungen innerhalb eines festgelegten Rückblickzeitraums
• Erhalt von Vergütungen, Waren oder Dienstleistungen von einer bzw. einem Antragstellenden

Persönliche und beziehungsbasierte Interessenkonflikte

Beziehungen können eine unvoreingenommene Begutachtung erschweren. Dazu können gehören:

• Familienangehörige, enge Freundinnen/Freunde oder romantische Partnerinnen/Partner mit Bezug zu einer bzw. einem Antragstellenden
• Enge Kolleginnen/Kollegen oder frühere Vorgesetzte bzw. Mitarbeitende
• Mitglieder derselben kleinen Fach-Community, in der Loyalitätsbindungen bestehen können

Institutionelle oder organisatorische Interessenkonflikte

Das kann der Fall sein, wenn:

• die bzw. der Gutachtende bei einer antragstellenden Organisation angestellt ist oder mit ihr verbunden ist
• die bzw. der Gutachtende im Vorstand oder in einem Beratungsgremium einer bzw. eines Antragstellenden sitzt
• die eigene Organisation der bzw. des Gutachtenden direkt konkurriert oder vom Ergebnis profitieren würde

Intellektuelle oder wettbewerbsbezogene Interessenkonflikte

Diese Art von Konflikt kann Folgendes umfassen:

• Frühere negative oder positive berufliche Erfahrungen mit einer bzw. einem Antragstellenden oder deren/dessen Arbeit
• Ein Interesse daran, dass die Arbeit einer bzw. eines Antragstellenden erfolgreich ist oder scheitert (z. B. konkurrierende Forschung, konkurrierende Programme)

Wahrgenommene Interessenkonflikte

Auch wenn kein tatsächlicher Konflikt besteht, zählt bei Interessenkonflikten der Eindruck. Ermutigen Sie Gutachtende, alles offenzulegen, was auch nur problematisch wirken könnte. So lassen sich mögliche Probleme später besser adressieren.

Interessenkonflikte managen: Praktische Schritte für Förderprogramm-Manager

Vor der Begutachtung

Bevor der Begutachtungszeitraum überhaupt beginnt, sollten Sie folgende Schritte in Betracht ziehen:

• Verlangen Sie, dass Ihr Begutachtungsgremium eine Interessenkonflikt-Erklärung unterzeichnet, bevor es auf Anträge zugreift.
• Stellen Sie klare, schriftliche Definitionen bereit, was als Konflikt gilt. (Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Gutachtende das wissen.)
• Geben Sie Ihren Gutachtenden klare Anweisungen, wie sie Interessenkonflikte offenlegen und sich selbst von der Begutachtung zurückziehen können.

Achten Sie beim Erstellen Ihrer Interessenkonflikt-Richtlinie darauf, Ihre eigene Definition der verschiedenen Konflikte, Ihren Offenlegungsprozess und mögliche Konsequenzen bei Nichtoffenlegung aufzunehmen. Prüfen und aktualisieren Sie die Richtlinie anschließend regelmäßig – insbesondere, wenn sich Ihre Begutachtungsgremien und das Programm weiterentwickeln.

Während der Begutachtung

Machen Sie es Ihren Gutachtenden einfach und schlank, Interessenkonflikte offenzulegen. Wenn es Teil des Prozesses ist, kann es für Gutachtende und/oder Programmverantwortliche ein einfacher, klarer Schritt sein.

In Good Grants gibt es zum Beispiel zwei Möglichkeiten, zu verhindern, dass eine bzw. ein Gutachtende(r) einen Antrag aufgrund potenzieller Interessenkonflikte bewertet.

Enthalten: von der bzw. dem Gutachtenden initiiert
Ausschließen: von der Förderprogrammverwaltung initiiert

Gutachtende können sich entscheiden, einen bestimmten Antrag nicht zu bewerten, und einen Kommentar hinzufügen, um den Interessenkonflikt zu erläutern oder zu dokumentieren.

Sie können außerdem Förderprogramm-Managerinnen und -Managern ermöglichen, eine bzw. einen Gutachtende(n) auf Verwaltungsseite auszuschließen. Eine Programmverantwortliche bzw. ein Programmverantwortlicher kann eine bzw. einen Gutachtende(n) mithilfe der Ausschlussfunktion aus einem oder mehreren Anträgen entfernen. Gutachtende werden nicht benachrichtigt, wenn sie ausgeschlossen werden, und ausgeschlossene Anträge erscheinen nicht in ihrer Begutachtungsliste.

Kommentare können hilfreich sein, um Offenlegungen und Ausschlüsse als Teil des Audit-Trails Ihres Programms zu dokumentieren.

Nach der Begutachtung

Möchten Sie noch einen Schritt weitergehen? Bitten Sie Ihre Gutachtenden, nach der Begutachtung zu bestätigen, dass keine nicht offengelegten Konflikte aufgetreten sind. Bewahren Sie anschließend Unterlagen auf, falls Entscheidungen später angefochten werden.

Eine Kultur der Offenlegung aufbauen

Wenn Sie eine Interessenkonflikt-Richtlinie in Ihren Fördermittelprozess integrieren, werden sich Gutachtende sicher fühlen, Konflikte zu melden. Stellen Sie den Offenlegungsprozess als professionell, erwartet und normal dar – niemals als Vorwurf.

Mit einem solchen Prozess schützen Sie die Ergebnisse Ihrer Fördermittelvergabe, Ihre übergeordnete Mission und den Impact der Zuwendungsempfangenden.

Erfahren Sie, wie Good Grants einen fairen Begutachtungsprozess fördert – mit Tools zum Melden und Managen von Interessenkonflikten und mehr.