Zeitsparende Automatisierungstipps für Fördermittel-Manager

Effizienz, Effizienz, Effizienz. Es ist ein uralter Wert, der uns immer wieder auffordert, in kürzerer Zeit mehr zu leisten. Und da wir mit voller Kraft in eine KI-gestützte Welt eintreten, wird es immer wichtiger zu entscheiden, welche manuellen Aufgaben vermieden oder reduziert werden können, damit wir Zeit für wichtigere Aufgaben aufwenden können.

Für Fördermittelgebende, die viele bewegliche Teile jonglieren, geht es darum, diese zeitaufwändigen und sich wiederholenden manuellen Aufgaben zu reduzieren.

Es geht natürlich um Automatisierung – den Einsatz der richtigen Werkzeuge und Technologien, um intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Betrachten wir vier Automatisierungen Techniken, die Fördermittel-Manager anwenden können, um Zeit zu sparen und ihre Arbeit zu erleichtern.

1. Implementierung von Automatisierungssoftware

Die gute Nachricht heutzutage ist, dass Sie keine Programmier- oder Engineering-Kenntnisse besitzen müssen, um Ihre Arbeitsprozesse zu automatisieren.

Durch die Verwendung von Prozessautomatisierungstools wie Zapier und Makekönnen Sie die Daten, die Sie haben, mühelos optimal nutzen. Diese Tools erleichtern den Datenaustausch zwischen Ihrer Fördermittelverwaltungssoftware und anderen Systemen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Indem Sie regelmäßige Aufgaben auf Autopilot schalten, gewinnen Sie viel Zeit, um sich anderen Belangen der Fördermittelverwaltung zu widmen.

Good Grants bietet Integration mit Zapier und Make – beliebte und einfach zu bedienende Automatisierungstools, die Ihnen die ganze schwere Arbeit abnehmen. Die Integration automatisiert die Registrierung von Antragstellenden, die Erstellung neuer Kontakte im CRM, die Speicherung eingereichter Anträge, die Erstellung von Rechnungen für Zuweisungen und vieles mehr. So können Ihre unternehmenskritischen Anwendungen zusammenarbeiten und Ihnen Stunden über Stunden an manuellen Aufgaben ersparen.

2. Richten Sie automatisierte Kommunikation ein

Um ein Programm zur Vergabe von Fördermitteln erfolgreich durchzuführen, müssen alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden. Dazu gehören die Antragstellenden, Gutachtende und andere relevante Parteien. Es wäre jedoch nahezu unmöglich, all diese E-Mails und Benachrichtigungen manuell zu versenden.

Hier kommen automatisierte Kommunikationen ins Spiel. In Good Grants können Sie beispielsweise personalisierte E-Mails, Benachrichtigungen und sogar SMS-Nachrichten direkt von der Plattform aus versenden. Kein Hin- und Herwechseln zwischen Ihrem Marketingsystem und Ihrem Fördermittelverwaltungssystem.

Good Grants ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von E-Mails direkt von der Plattform aus zu versenden, um Bewerbende über bevorstehende Fristen oder den Genehmigungsstatus ihrer Anträge zu informieren. In ähnlicher Weise können Gutachtende über ausstehende Anträge oder andere Programmaktualisierungen benachrichtigt werden. Das Planungselement hilft Ihnen, effektiver zu planen. Sie können alle spezifischen E-Mails im Voraus entwerfen und Auslöser einrichten, die Sie informieren, wenn automatisierte Benachrichtigungen versendet werden. Dies ist eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass alle Beteiligten wichtige Informationen zur richtigen Zeit in Ihrer Zeitzone erhalten.

Programmierte Benachrichtigungen erleichtern den Kommunikationsprozess. Wenn eine Aktion auf der Plattform abgeschlossen ist, wird eine E-Mail- oder SMS-basierte Benachrichtigung an die relevanten Parteien gesendet. Niemand wird im Dunkeln gelassen. Und Sie haben nicht Stunden damit verbracht, alles zu erledigen.

3. Nutzen Sie einen automatisierten Workflow für die Fördermittelverwaltung

Jeder Fördermittelantrag durchläuft eine Reihe von Schritten, während er den Lebenszyklus durchläuft. Diese sich wiederholende Abfolge ist zwar zeitaufwändig, aber entscheidend für den Erfolg der Bemühungen zur Vergabe von Fördermitteln. Die Automatisierung dieser Workflows kann den Arbeitsaufwand drastisch reduzieren und sicherstellen, dass alle Fördermittel einen fairen und gerechten Prozess durchlaufen.

Eine solche Automatisierungstechnik ist die Einrichtung von automatisierten Prüfungsphasen. In der Regel müssen Fördermittelanträge von mehreren Personen im Team des Fördermittelmanagers geprüft werden.

Durch die Erstellung von Auslösern, die eine Kette von Aktionen im Prüfungsprozess auslösen, kann jede Person im Prüfungsteam benachrichtigt und angewiesen werden, die nächsten Schritte nach Bedarf zu unternehmen. Dieser Hack verschiebt die Fördermittelanträge effizient an die erforderlichen Nominierten oder Manager zur Genehmigung, Ablehnung oder Weiterleitung.

In Good Grants können Sie so viele Workflows einrichten, wie Sie benötigen, um Ihr einzigartiges Fördermittelprogramm und Ihren Lebenszyklus anzupassen.

4. Automatisieren und planen Sie Fördermittelberichte

Die Überwachung und Verfolgung von Fördermitteln, sobald sie vergeben wurden, ist oft die arbeitsintensivste Phase des Fördermittelverwaltungszyklus. Es ist wichtig, die vergebenen Mittel zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Ziele und die Mission erfüllt werden.

Hier ist es wichtig, nichts durchrutschen zu lassen – und die Automatisierung kann helfen. Wenn Fördermittel vergeben werden, können Sie mit der Planung und Zuweisung von Projektberichten beginnen, sobald diese in Ihren Programmzeitplan passen.

In Good Grants können Fördermittelgebende eine unbegrenzte Anzahl von Fördermittelberichtsformularen erstellen, um programmatische, finanzielle, KPI- oder andere relevante Informationen anzufordern. Dies kann jederzeit und so oft wie nötig erfolgen.

Fördermittelgebende können den Prozess automatisieren, indem sie vorkonfigurierte automatische Benachrichtigungen an Zuwendungsempfangende oder Mitglieder des Fördermittelvergabeteams erstellen, um allen zu helfen, die Berichtszeitpläne einzuhalten und Zeit zu sparen.

Über text- und zahlenbasierte Berichte hinaus unterstützt Good Grants Rich Content wie Videos, Bilder und Audio, um Fördermittelgebenden zu helfen, das Projekt in Aktion sicher zu überprüfen und die Auswirkungen der Fördermittel bei Abschluss besser zu definieren.

Die Fördermittelverwaltung, eine Säule der Philanthropie, bringt eine Menge Verantwortung mit sich. Während einige Aufgaben die akribische Aufmerksamkeit der Fördermittelgebenden erfordern, sind andere sich wiederholend und können selbstgesteuert werden. Diese Automatisierungstechniken helfen Ihnen, diese sich wiederholenden Aufgaben zu bewältigen und den Prozess effizienter zu gestalten.