Wie (und warum) Sie demografische Daten in Ihrem Programm für Fördermittel oder Finanzierung sammeln sollten

Das Sammeln demografischer Daten als Mittelgeber kann eine entmutigende Aufgabe sein. Was sollten Sie abfragen? Wofür können Sie sie verwenden? Ist es überhaupt legal? Sollten demografische Daten eine Rolle in Ihrem Entscheidungsprozess spielen oder einfach Einblicke in Ihre Community von Antragstellenden und Partnern geben? Welche Fallstricke gilt es beim Sammeln dieser Daten zu vermeiden?

Laut Peak Grantmaking, die einen umfassenden Bericht über die Erhebung demografischer Daten veröffentlicht hat, erfasst nur etwa die Hälfte der Mittelgeber diese Art von Daten tatsächlich. Und diejenigen, die dies tun, neigen dazu, Daten darüber zu sammeln, wem die Organisation dient oder zugute kommt, und nicht über die Demografie der Mitarbeiter und der Führungsebene dieser tatsächlichen Organisationen.

Einige Organisationen, die keine demografischen Daten erhoben haben, vermieden dies, weil sie dachten, es sei illegal. (Dies ist nicht der Fall, berichtete Peak Grantmaking und nannte sowohl den U.S. Census als auch die Equal Employment Opportunity Commission als Beispiele für Organisationen, die demografische Daten abfragen und verwenden.)

Untersuchungen zeigen, dass Organisationen die Vielfalt der Bewerbende und Projekte effektiv nutzen können, um die Programmergebnisse zu verbessern und die Zielgruppen zu erreichen. Und wenn relevante demografische Daten innerhalb der Organisation und mit allen Partnerfinanzierern geteilt werden, können sie die Initiativen für Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion verbessern.

Die Vorteile der Erhebung demografischer Daten

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, demografische Daten für Ihre Mittelvergabe anzufordern. Einige der häufigsten Vorteile sind jedoch:

Zur Unterstützung von Initiativen für Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion

Wie oben erwähnt, kann das Sammeln demografischer Daten von Ihren Antragstellenden EDI in Ihre Mittelvergabe integrieren. Das Sammeln demografischer Daten war eine treibende Kraft in der Philanthropie, um jedes mögliche Muster der Ausgrenzung zu stoppen, das Gemeinschaften mit ungleichem Zugang zu Dienstleistungen, Ressourcen und Macht zurückgelassen haben könnte.

Initiativen für Gleichstellung, Vielfalt und Inklusion sind oft ein kritisches Ziel von Mittelgebern, und diese demografischen Daten können verwendet werden, um proaktiv mit Gruppen und Gemeinschaften zusammenzuarbeiten, die sie unterstützen möchten.

Um Einblicke in Ihre Zielgruppen zu geben

Es ist üblich, dass ein Mittelgeber oder Geldgeber eine bestimmte Gemeinschaft oder ein bestimmtes Publikum für Finanzierungsinitiativen erreichen und unterstützen möchte. Es ist zwar möglich, diese Gemeinschaften durch Programmmarketing und Öffentlichkeitsarbeit zu erreichen, aber es ist schwierig, detaillierte Einblicke in die tatsächliche Zusammensetzung der Menschen zu gewinnen, die Ihr Programm zu erreichen versucht.

Beispielsweise könnte ein Programm auf die obdachlose Bevölkerung in einer Gemeinde abzielen. Wenn jedoch demografische Merkmale innerhalb dieses Ziels wie Rasse oder Geschlecht nicht berücksichtigt werden, könnte dies erhebliche Auswirkungen auf Ihre Programmleistung langfristig haben.

Um Ihren Programm-Stakeholdern klare Berichte vorzulegen

Wenn Ihre Programm-Stakeholder wie Partnerfinanzierer oder Vorstandsmitglieder nach detaillierten Daten zu Ihrem Programm suchen, ist es möglich, dass sie auch demografische Daten anfordern. Stakeholder möchten wissen, dass die Fördermittel oder Unterstützung wie beabsichtigt in den Gemeinschaften oder der Zielgruppe eingesetzt werden, die sie erreichen wollten.

Fallstricke, die es beim Sammeln demografischer Daten zu vermeiden gilt

Das Sammeln demografischer Daten kann mit Herausforderungen verbunden sein. Es ist nicht so einfach, ein paar Fragen in Ihr Antragsformular einzufügen. Hier sind einige häufige Fallstricke, die es zu vermeiden gilt, wenn Sie diese Art von Informationen anfordern.

Nichtberücksichtigung der administrativen Daten

Wie Peak Grantmaking feststellte, fordern viele Organisationen, die demografische Daten abfragen, keine demografischen Daten der Führungsebene und der Mitarbeiter einer Organisation oder Einzelperson, die Fördermittel beantragt, an. Erwägen Sie, Daten von oben bis unten in einer Organisation zu sammeln, um ein umfassenderes Bild der Bewerbende zu erhalten.

Stakeholder und Team nicht in die Datenerhebungsstrategie einbeziehen

Erwägen Sie, Ihre Methoden zur Erhebung demografischer Daten weiterzuentwickeln, indem Sie sie zu einer gemeinschaftlichen Anstrengung mit Ihren internen und externen Stakeholdern machen. Welche Arten von Daten werden bei der Entscheidungsfindung helfen? Welche Daten werden Ihre EDI-Initiativen voranbringen? Holen Sie Feedback von Ihrem Team und anderen interessierten Parteien ein, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gesammelten Daten relevant und wirkungsvoll sind.

Keine Transparenz bei der Datenerhebung bieten

Lassen Sie Ihre Antragstellenden wissen, dass Sie demografische Daten aus einem bestimmten Grund sammeln, und erklären Sie, warum. Informieren Sie sie darüber, ob und wie sie im Förderprozess verwendet werden.

Kein sicheres und privates System zur Datenerhebung bereitstellen

Wenn Ihre Antragstellenden sensible und private Daten bereitstellen, stellen Sie sicher, dass Sie ein sicheres System anbieten, um diese Informationen zu erfassen, um die Privatsphäre Ihrer Antragstellenden und die Integrität Ihrer Programmdaten zu schützen. Überprüfen Sie die Sicherheitsfunktionen Ihrer Software, um sicherzustellen, dass die Daten verschlüsselt und sicher gespeichert werden.

Keinen klaren und umsetzbaren Plan haben, um Daten für zukünftige Auswirkungen zu nutzen

Wenn Sie demografische Daten sammeln, diese aber nicht verwenden, um Ihre sozialen Auswirkungen und Finanzierungsinitiativen voranzutreiben, verpassen Sie wahrscheinlich wichtige Möglichkeiten. Haben Sie einen Plan, um nicht nur Daten zu sammeln, sondern auch zu definieren, wie Sie sie im Mittelvergabeprozess verwenden werden.

So schützen Sie Ihre Bewerbende und deren Daten

Wie oben erwähnt, ist die Bereitstellung eines sicheren und privaten Systems zur Datenerhebung von entscheidender Bedeutung, wenn Sie nach persönlichen und sensiblen Informationen fragen. Es ist wichtig, Best-Practice-Sicherheitsmaßnahmen zu haben, die Sie, Ihre Organisation und Ihre Programmteilnehmer schützen. Hier sind einige Software-Sicherheitsfunktionen, auf die Sie achten sollten:

• Datenverschlüsselung: Best Practice Security bedeutet, dass alle Daten verschlüsselt werden.
  In Good Grants werden alle ruhenden Daten (in unseren Datenbanken und Medienspeichern) verschlüsselt gespeichert. Alle Daten während der Übertragung (einschließlich Anmeldeinformationen) werden standardmäßig mit TLS 1.2 (https) mit (AES)-256 bit-Verschlüsselung und SHA-256-signierten Zertifikaten geschützt.
• Erhöhte Verschlüsselung für personenbezogene Daten: Personenbezogene Daten, die manchmal auch als Personally Identifiable Information (PII) bezeichnet werden, sind Informationen, die verwendet werden können, um eine einzelne Person eindeutig zu identifizieren, zu kontaktieren oder zu lokalisieren. Die sichere Aufbewahrung von PII wird durch verschiedene Vorschriften und Datenschutzgesetze international vorgeschrieben.
  In Good Grants können zusätzliche Verschlüsselungsebenen für erhöhte Sicherheit auf sensible Datenfelder angewendet werden.

• Serversicherheit: Der Server, auf dem alle Ihre Programmdaten gespeichert sind, sollte sicher sein.
  In Good Grants ist beispielsweise unsere Multi-Server-Architektur in einer Virtual Private Cloud (VPC) gesichert. Es gibt keinen Zugriff über FTP. Der Serverzugriff ist nur autorisierten Mitarbeitern über die SSH-schlüsselbasierte Authentifizierung über den VPN-Zugriff auf unsere VPC möglich. Der Zugriff auf unsere AWS-Infrastruktur ist nur autorisierten Good Grants-Mitarbeitern möglich und wird durch Identity and Access Management (IAM) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) geregelt.
• Rollen- und berechtigungsbasierte Kontrollen: Best Practice Security-Maßnahmen schreiben auch vor, dass Benutzerrollen und -berechtigungen für Ihre Software festgelegt werden sollten.
  In Good Grants gibt es ein erweiterbares System zum Definieren von Benutzerrollen und zugehörigen Systemnutzungsberechtigungen, sodass Benutzer nur auf Funktionen zugreifen können, für die sie berechtigt sind, unabhängig davon, ob es sich um Bewerbende, Gutachter oder Fördermittelmanager handelt.
• Einhaltung der Datenvorschriften: Neue Regeln und Vorschriften tauchen auf der ganzen Welt auf, und es liegt an den Organisationen, die Vorschriften in Ihrer Region zu lernen und einzuhalten.
  In Good Grants gibt es Sicherheitsfunktionen, um die Einhaltung der General Data Protection Regulation (GDPR), des California Consumer Privacy Act (CCPA), des Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) und der Australian Privacy Principles zu gewährleisten. Unser Team arbeitet regelmäßig daran, unsere Compliance-Abdeckung zu erweitern, um Ihnen zu helfen, Ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Best Practices bei der Erhebung demografischer Daten

Es gibt einige Best Practices für die Erhebung demografischer Daten, um Ihr Programm auf Kurs zu halten und die Integrität Ihrer Datenerhebung zu schützen. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen sollen.

Daten sammeln – kontinuierlich.

Das Sammeln demografischer Daten ist kein einmaliges Ereignis. Eine einmalige Momentaufnahme Ihrer Antragstellenden reicht nicht aus, um ein klares Bild Ihrer Zielgruppe zu vermitteln. Sammeln und bewerten Sie stattdessen demografische Daten im Laufe der Zeit und im Kontext. Sammeln Sie kontinuierlich dieselben Daten, und Sie werden Muster und Trends sowie mögliche Lücken in Ihren Mittelvergabeinitiativen besser erkennen können.

Zusammenarbeiten und Hilfe von Experten holen.

Unterstützen und teilen Sie Ihre Daten mit Branchen-Datenaggregatoren und arbeiten Sie zusammen, um demografische Daten über Mitarbeiter und Vorstände von gemeinnützigen Organisationen zu sammeln und zu teilen, um der Gemeinschaft als Ganzes zu helfen, gute Entscheidungen zu treffen.

Mit Partnern und Kollegen zusammenarbeiten.

Einige Organisationen und gemeinnützige Organisationen sind zu klein und unterbesetzt, um große Datenerhebungsprojekte durchzuführen. Wenden Sie sich an Partner und Experten in Ihrer Branche, um Daten auszutauschen, die Ihrem Programm zugute kommen könnten.

Denken Sie daran, dass Daten nicht für alle gleich sind.

Organisationen und Missionen können sich stark unterscheiden, und die Zielgruppen, denen sie dienen, können Nischen oder sehr groß sein. Beispielsweise muss eine gemeinnützige Umweltorganisation möglicherweise Daten über einen ganzen Bundesstaat oder eine ganze Provinz sammeln, während ein kleines, gemeindebasiertes Musikprogramm einen engeren Datensatz für seine spezifische Musikerdemografie sammeln müsste. Arbeiten Sie mit Ihrem Team, Ihrer Community und Ihren Stakeholdern zusammen, um zu entscheiden, welche demografischen Daten für Ihre Entscheidungsfindung und EDI-Initiativen benötigt werden.

Daten sammeln + wirkungsvoll gestalten

Das Sammeln demografischer Daten in Ihrer Mittelvergabe kann eine herausfordernde, aber lohnende Initiative sein, die in den kommenden Jahren viele Vorteile bringen wird, da Ihre Organisation weiterhin den sozialen Wandel vorantreibt.

Mit dem richtigen System und der richtigen Strategie können Sie demografische Daten in Treibstoff für bessere Finanzierungsentscheidungen, einen gerechteren, vielfältigeren und integrativeren Prozess und einen sozialen Wandel verwandeln, der Ihre Zielgruppe beeinflusst.

Erfahren Sie, wie Good Grants Ihnen helfen kann, die Erhebung demografischer Daten durch Ihren Mittelvergabeprozess zu meistern und Ihre wichtigen Daten sicher aufzubewahren. Melden Sie sich noch heute für eine 14-tägige kostenlose Testversion an.