von Rachel Ayotte | Nov. 20, 2024 | Artikel
Stiftungen, die Fördermittel vergeben, sind beschäftigt. Oft wird von den Mitarbeitenden erwartet, dass sie viele Aufgaben übernehmen, von der Prüfung der Anträge über die Verwaltung der Nachverfolgung nach der Vergabe bis hin zu vielem mehr. Deshalb sind zeitsparende Tools und Automatisierungstipps eine der besten Möglichkeiten, manuelle Aufgaben zu rationalisieren und Zeit zu sparen, damit sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren können: die Verbindung zu Zuwendungsempfangenden und die Erzielung von Wirkung.
In diesem Blogbeitrag werden wir erläutern, was ein administrativer Aufwand bei der Vergabe von Fördermitteln ist und wie Sie den Prozess der Mittelvergabe für alle Beteiligten effizienter gestalten können.
Administrativer Aufwand bezieht sich auf den Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand, den Mitarbeitende für manuelle Papierarbeit, Prozesse und Verfahren aufwenden.
Es gibt zwar viele Beispiele für administrativen Aufwand bei der Vergabe von Fördermitteln, aber hier ist eines, das Ihnen bekannt vorkommen könnte: Die Mitarbeitenden einer Stiftung, die Fördermittel vergibt, prüfen manuell 500 Anträge in Papierform, scannen und archivieren jedes Dokument einzeln und leiten physische Dokumente zwischen mehreren Abteilungen weiter, wodurch sich die Entscheidungen über die Vergabe von Fördermitteln um mehrere Monate verzögern.
Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, entscheiden sich viele gemeinnützige Organisationen für eine Software zur Verwaltung von Fördermitteln, vereinfachte Anträge, spezielle Kommunikationskanäle und standardisierte Berichtspflichten.
Eine der besten Möglichkeiten, den administrativen Aufwand zu reduzieren, ist die Modernisierung Ihrer Prozesse der Mittelvergabe mithilfe einer Software zur Verwaltung von Fördermitteln. Mit der richtigen Plattform, wie z. B. Good Grants, können Stiftungen, die Fördermittel vergeben, jeden Teil des Prozesses der Mittelvergabe rationalisieren:
Phase vor der Vergabe: Die Mitarbeitenden können Anträge in einer einzigen Schnittstelle entgegennehmen, verwalten und prüfen.
Vergabe: Stiftungen können den Prozess der Vergabe von Möglichkeiten zentralisieren, die Fördervereinbarung formalisieren, die Finanzierung verwalten und vieles mehr.
Nach der Vergabe: Organisationen können Förderberichte anfordern, Auszahlungen sicher verfolgen und verwalten und alle auf dem Laufenden halten.
Unübersichtliche, komplexe Antragsformulare sind nicht nur eine Belastung für potenzielle Zuwendungsempfangende, sondern können auch für die Gutachtende frustrierend und unnötig kompliziert sein.
Vereinfachen und standardisieren Sie stattdessen Ihre Anträge, indem Sie unnötige Fragen streichen, eine klare und prägnante Sprache verwenden und eine bedingte Logik einsetzen, um die Anträge auf bestimmte Gruppen zuzuschneiden.
Förderorganisationen stehen oft in ständigem Kontakt mit Zuwendungsempfangenden, die Fragen haben und Unterstützung benötigen. Ohne spezielle Kommunikationskanäle verbringen Stiftungen oft unnötig viel Zeit damit, sich überfordert und unorganisiert zu fühlen, was letztendlich den gesamten Lebenszyklus der Förderung verlangsamt.
Mit klaren Kommunikationskanälen und Materialien – wie z. B. einer speziellen Plattform für die Kommunikation mit Zuwendungsempfangenden und zugänglichen Richtlinien zum Verständnis Ihres Antrags und Ihrer Förderung – können Sie einen kristallklaren Prozess schaffen und gleichzeitig Zeit und Mühe bei der Hin- und Her-Kommunikation sparen.
Die Kommunikationskanäle können auch die Nutzung von Folgendem umfassen:
Benachrichtigungen: Durch die Verwendung automatisierter Statusaktualisierungsbenachrichtigungen können Bewerbende automatisch über Änderungen in ihren Anträgen informiert werden (Antragstellung, ausstehende Prüfung usw.), ohne dass die Mitarbeitenden der Förderorganisation einen Aufwand haben.
Massensendungen per E-Mail: Versenden Sie Massen-E-Mail-Nachrichten, die auf bestimmte Programmteilnehmende zugeschnitten sind, basierend auf Rollen, Aktivitäten usw., anstatt Einzelnachrichten zu versenden.
Personalisierte Einladungen: Versenden Sie gezielte Einladungen direkt an Bewerbende oder Zuwendungsempfangende (ideal für geschlossene Fördermöglichkeiten oder zur Anforderung zusätzlicher Informationen von Teilnehmenden).
Die Förderberichterstattung kann nicht nur viel Zeit der Zuwendungsempfangenden in Anspruch nehmen, sondern auch der Förderer. Einzelne Förderanträge, die keine einheitliche Form haben, können während der Prüfungsphasen zu unnötigem Zeit- und Arbeitsaufwand sowie zu mehr Fragen und Verwirrung für alle Beteiligten führen.
Stattdessen sollten Stiftungen, die Fördermittel vergeben:
Vorlagen verwenden: Erstellen Sie Dokumente aus einer Vorlage, die Sie erstellen, und geben Sie diese zusammen mit dem Antrag oder der bewilligten Förderung an Bewerbende und Zuwendungsempfangende weiter.
Klare Zeitrahmen festlegen: Legen Sie einen vorhersehbaren Rhythmus für die Berichterstattung fest, den alle von vornherein verstehen. Anstelle von zufälligen Kontrollen oder unklaren Fristen sorgt ein einfacher Zeitplan dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Datenerfassung vereinfachen: Konzentrieren Sie sich auf die Erfassung von Daten, die wirklich wichtig sind, und nicht auf alles, was interessant sein könnte.
Technologie nutzen: Anstatt Zuwendungsempfangende PDFs per E-Mail oder Papierberichte per Post schicken zu lassen, sollten Sie sie alles über eine Software zur Verwaltung von Fördermitteln einreichen lassen, die die Daten automatisch organisiert und speichert.
Stiftungen, die Fördermittel vergeben, kommunizieren oft intern über die getroffenen Förderentscheidungen. Um Zeit zu sparen, sollten Sie spezielle Tools zur Antragsprüfung verwenden, die alle auf dem gleichen Stand halten, wie z. B.:
Crowd-Voting: Laden Sie Ihre gesamte Organisation, die Öffentlichkeit oder eine ausgewählte Gruppe von Gutachtende ein, über ihre bevorzugten Förderanträge abzustimmen.
Qualifizierungsmodus für die Prüfung: Treffen Sie mühelos Entscheidungen über Bestehen/Nichtbestehen oder erstellen Sie eine Auswahlliste von Anträgen, bevor Sie zu umfassenderen Prüfungsrunden übergehen.
Ergebnistafel für Entscheidungen: Verwenden Sie ein Dashboard mit Live-Ergebnissen in Echtzeit, die berechnet und tabellarisch dargestellt werden und auf das alle in Ihrem Team zugreifen können.
Mehr Zeit für manuelle und sich wiederholende Aufgaben bedeutet weniger Zeit für die wichtigen Dinge: die Verbindung zu Zuwendungsempfangenden, die bewusste Auswahl von Finanzierungen und die Überlegung, wie man die grösstmögliche Wirkung erzielen kann.
Mit einer All-in-One-Software zur Verwaltung von Fördermitteln wie Good Grants können Stiftungen, die Fördermittel vergeben, jeden Teil des Prozesses der Mittelvergabe – von der Vor- bis zur Nachbereitung – zentral an einem Ort abwickeln.
Mit Automatisierungen, benutzerfreundlichen Anwendungen und Tools zur Förderung von Fördermöglichkeiten übernimmt Good Grants all Ihre lästigen Aufgaben, sodass Sie es nicht tun müssen.
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