Warum sollten Sie SaaS in Betracht ziehen, wenn Sie nach einem sicheren System für das Stipendienmanagement suchen?

Dies ist Teil 2 einer fünfteiligen Serie, in der wir untersuchen, warum Sicherheit bei der Stipendienvergabe wichtig ist und worauf Sie bei der Bewertung eines Systems für das Stipendienmanagement achten sollten.

Die Verwendung eines Online-Systems gilt in der Stipendienmanagementbranche als Best Practice. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum es die bevorzugte Option für die Verwaltung Ihres Stipendienprogramms ist.

Auswahl eines Online-Systems

Wenn es um die Auswahl eines Online-Systems zur Verwaltung Ihres Stipendienprogramms geht, gibt es zwei Hauptoptionen, auf die Sie stoßen werden: individuell entwickelte Software und Software-as-a-Service (SaaS).

Individuell entwickelte Software hat sicherlich ihren Reiz. Sie sollte perfekt sein, oder? Sie wurde schließlich unter Berücksichtigung Ihrer spezifischen Anforderungen erstellt. Aber das ist oft nicht der Fall. Es gibt andere wichtige Überlegungen, über die Sie nachdenken sollten, bevor Sie diesen Weg einschlagen, und diese werden im Folgenden erörtert.

Die andere Option ist Software-as-a-Service, die häufiger als SaaS bezeichnet wird. Auf SaaS-Anwendungen wird über einen Webbrowser im Rahmen eines einfachen Abonnementmodells zugegriffen. Warum ist SaaS trotz der anfänglich offensichtlichen Vorteile einer individuell entwickelten Lösung zur bevorzugten Option geworden?

1. Kein Entwicklungsaufwand

Im Vergleich zu individuell entwickelten Lösungen bietet SaaS einen enormen Mehrwert. So ist es beispielsweise nicht erforderlich, viel Zeit und Geld für die Softwareentwicklung und -pflege aufzuwenden, wie z. B.:

• Funktionsentwicklung
• Hosting, Backup und Sicherheit
• Überwachung und Verwaltung der Betriebszeit
• Laufende Wartung und Verbesserungen

Die Liste ist endlos, und kundenspezifische Lösungen kosten unerschwinglich viel Geld.

Stattdessen erhalten Sie mit SaaS-Produkten wie Good Grants eine stabile und bewährte Lösung mit kontinuierlicher Innovation und Verbesserung zu einer vorhersehbaren monatlichen oder jährlichen Gebühr. Und sie ist sofort für Sie einsatzbereit – nicht erst nach monatelanger Entwicklungsarbeit.

2. Die gesamte zugrunde liegende Wartung wird übernommen

Unternehmen wie Good Grants hosten und warten die Anwendung in der Cloud, und das bedeutet, dass wir die ganze schwere Arbeit bei der Wartung der Anwendung und aller zugrunde liegenden Server und Systeme, auf die sie sich stützt, erledigen. Dies macht die Administration von Good Grants unglaublich einfach und gibt Ihrem IT-Team die Möglichkeit, sich auf andere Aktivitäten zu konzentrieren.

3. Keine manuellen Produktaktualisierungen

Ihr IT-Team muss niemals nach Updates suchen, diese herunterladen oder installieren, um eine SaaS-Anwendung am Laufen zu halten. Software-as-a-Service, wie Good Grants, wird Ihnen über einen Webbrowser zur Verfügung gestellt und bietet Ihnen automatisch jedes Mal, wenn Sie sich anmelden, die aktuellste und sicherste Version der Software. Dies gilt meist für alle SaaS-Anbieter, aber es lohnt sich zu prüfen, wie oft die Software aktualisiert wird.

4. Sie ist bereits gebaut

Es gibt keine langen Verzögerungen im Zusammenhang mit der Softwareentwicklung, oder zumindest sollte es keine geben. Good SaaSStipendienSoftware wie Good Grants ist einsatzbereit, wenn Sie es sind. Sie sollten einfach Ihr Programm konfigurieren, entscheiden, wann Sie mit der Annahme von Bewerbungen beginnen möchten, und loslegen. Es gibt einige Anbieter, bei denen die Implementierung viele Wochen, wenn nicht sogar Monate dauern kann (und ja, Jahre sind nicht unbekannt), also achten Sie auf diese. Implementierungen sollten keine langwierigen Unterfangen sein.

5. Es gibt keine versteckten Kosten

Es ist schon schwer genug, ein kundenspezifisches System zu kalkulieren, das Produktuntersuchung, Design, Entwicklung und Auslieferung umfasst. Noch schwieriger ist es, die Wartung zu kalkulieren. Wo fangen Sie an? Hosting-Gebühren, interne Ressourcen, spezielle Fähigkeiten, Wartung und Zeit – das alles summiert sich.

Moderne SaaS-Produkte wie Good Grants werden über ein leicht verständliches Monats- oder Jahresabonnement erworben. Keine versteckten Kosten, keine Überraschungen im Nachhinein. Aber lesen Sie das Kleingedruckte – nicht alle Softwareanbieter listen die Kosten klar auf.

6. SaaS ist konfigurierbar

Die meisten Organisationen haben spezifische SaaS-Anforderungen, was zu der Annahme führen kann, dass ein kundenspezifisches System die einzige Option ist, aber SaaS-Produkte haben sich weiterentwickelt.

Die meisten SaaS-Produkte sind so konzipiert, dass sie flexibel sind und unter einer Vielzahl von Bedingungen und für eine breite Palette von Anforderungen oder Ergebnissen eingesetzt werden können.

7. Es gibt eine kollektive Weisheit in der Art und Weise, wie SaaS aufgebaut und gewartet wird

Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass wir mit einer Vielzahl von Programmen und Ansätzen zu tun haben. Dies versetzt Sie in die Lage, von der kollektiven Weisheit von Programmmanagern, Prozessen und Ansätzen aus der ganzen Welt zu profitieren. Diese Erkenntnisse fließen sowohl in unser Produkt als auch in unseren Support ein und stellen sicher, dass Ihr Programm branchenübliche Best-Practice-Funktionen verwendet und Sie die Hilfe erhalten, die Sie benötigen, auf eine Weise, die am besten zu Ihnen passt.

8. Zugänglich

SaaS ist überall dort verfügbar, wo es ein mit dem Internet verbundenes Gerät gibt. Herkömmliche Softwarelizenzen sind einer bestimmten Anzahl von Geräten zugeordnet, und Sie können sie nicht auf einem Computer oder Laptop verwenden, auf dem die Software nicht installiert ist. Mit SaaS können Sie jedoch jederzeit von jedem Gerät mit einer Internetverbindung auf die Software zugreifen.

Zusammenfassung: Die Last des Risikomanagements wird deutlich reduziert

Der Kauf von Software ist ein teures Risiko. Wenn die Software ihren beabsichtigten Zweck nicht erfüllt oder aus irgendeinem Grund unbrauchbar wird, ist der Stipendiengeber oder Stipendienanbieter auf Lebenszeit an diese Software gebunden, muss einen Ersatz kaufen oder muss warten, bis diese Software aktualisiert/gepatcht/repariert wird.

Dies ist zu einem unglücklichen und häufigen Problem geworden. Und es wird nur noch verstärkt, wenn die Software in einer maßgeschneiderten Weise erstellt oder in Auftrag gegeben wurde. Oft werden die anfänglichen Kosten für die Erstellung einer Software berücksichtigt, nicht aber die Wartung, Aktualisierung und laufende Verbesserung, was auf lange Sicht zu höheren Betriebskosten führt.

Die Verwendung von SaaS ist viel weniger riskant. Wenn die Software unbrauchbar oder veraltet wird oder nicht den Erwartungen entspricht, können Organisationen einfach den Anbieter wechseln. Im Fall von Good Grants ermöglicht eine leistungsstarke API den Export und Import aller Bewerbende, Ergebnisse und Dateien, wodurch es einfach ist, Daten von und zu der Plattform zu verschieben.

In Teil 3 der Serie werden wir uns einige spezifische Funktionen ansehen, auf die Sie bei der Bewertung eines Systems für das Stipendienmanagement achten können. Oder laden Sie unser kostenloses E-Book herunter, das eine praktische Checkliste enthält, mit der Sie verschiedene Systeme für das Stipendienmanagement bewerten können.