von Rachel Ayotte | Okt. 8, 2025 | Artikel, Artikel
Laut Recherchen machen Fördermittel 19 % aller wohltätigen Spenden aus, was bedeutet, dass Fördermittelorganisationen und ihre Arbeit oft das Rückgrat für den Erfolg und die Wirkung von gemeinnützigen Organisationen bilden. Die Bereitstellung all dieser Mittel kann jedoch mit einigen administrativen Belastungen für Fördermittelorganisationen verbunden sein.
Während die manuelle Fördermittelverwaltung möglich und sogar bei Fördermittelorganisationen beliebt ist, kann die manuelle Verwaltung des Fördermittelprozesses (mehrere unzusammenhängende Tools, rein menschliche Überprüfung und Tabellenkalkulations-basierte Nachverfolgung) zu erheblichen Ineffizienzen führen, das Fehlerrisiko erhöhen und die Fähigkeit einer Organisation zur Skalierung ihrer Wirkung einschränken.
Darüber hinaus kann es wertvolle Zeit rauben, die Fördermittelgebende für wichtigere Aufgaben verwenden könnten, wie z. B. die Stärkung der Beziehung zwischen Zuwendungsempfangenden und Geldgebern und den Aufbau von Kapazitäten bei den Zuwendungsempfangenden – und vor allem die Förderung der unternehmenskritischen Arbeit, die nachhaltige Veränderungen in den Gemeinschaften bewirkt, denen sie dienen.
In diesem Artikel werden wir genau erläutern, wie Fördermittelorganisationen den Fördermittelverwaltungsprozess rationalisieren können, damit der gesamte Prozess für alle effizienter, effektiver und wirkungsvoller wird.
Bevor Sie sich mit den Feinheiten der Fördermittelautomatisierung befassen, ist es wichtig, zunächst den aktuellen Stand Ihrer Fördermittelvergabeprozesse zu verstehen. Eine Überprüfung Ihres Workflows ist unerlässlich, um herauszufinden, wo Ihr System Engpässe aufweist, fehleranfällig und einfach nur frustrierend ist.
Dokumentieren Sie dazu alle Berührungspunkte während des gesamten Fördermittel-Lebenszyklus (von der Vorantragsstellung bis zum Abschluss) und notieren Sie, wo Dinge verbessert und effizienter gestaltet werden könnten. Sprechen Sie mit Ihrem Team, um herauszufinden, was administrativ aufwendig oder schwierig ist, und fragen Sie auch frühere Zuwendungsempfangende nach ihren Erfahrungen. Sie werden vielleicht schneller herausfinden, wo die Hauptprobleme liegen, als Sie denken.
Sobald Sie eine Überprüfung durchgeführt haben, legen Sie einige Ausgangswerte für Verbesserungen oder Ziele fest, die Sie mit der Automatisierung erreichen möchten. Dies kann die Reduzierung der Fehlerraten oder sogar die Verbesserung der Zufriedenheit der Antragstellenden umfassen.
Einer der besten zeitsparenden Automatisierungstipps für Fördermittelorganisationen ist die Einführung einer Software, die es Ihrer Fördermittelstiftung ermöglicht, alles in einem zentralen System abzuwickeln – von der Antragstellung bis zum Abschluss. Dies kann Ihrem Team helfen, die Durchlaufzeiten zu verbessern, Engpässe und Fehler zu reduzieren und den Prozess insgesamt für alle reibungsloser zu gestalten.
Mit Software wie Good Grants können Fördermittelorganisationen Funktionen wie die folgenden nutzen:
Aktionsabläufe: Konfigurieren Sie einen mehrstufigen Workflow, um Anträge automatisch durch den Fördermittel-Lebenszyklus zu bewegen. Perfekt für die Genehmigung von Anträgen, die Annahme von Nominierungen, ausführliche Begutachtungsrunden und mehr.
Automatische Bewertung: Die automatische Bewertung eignet sich hervorragend für die Vorauswahl von Anträgen und die Vorqualifizierung und reduziert den Aufwand für die Durchsicht einzelner Anträge drastisch, indem Antworten anhand Ihrer individuellen und vordefinierten Kriterien automatisch bewertet werden.
Entscheidungs-Score-Matrizen und Bestenlisten: Untersuchen Sie die Bewertung im Detail, Antrag für Antrag, mit einer Matrixansicht aller Gutachtende und einer Aufschlüsselung ihrer Bewertungseingaben. Sehen Sie sich dann Ihr Begutachtungs-Dashboard an, um Live-Ergebnisse in Echtzeit zu erhalten.
Eine weitere gute Möglichkeit, den Fördermittelverwaltungsprozess zu automatisieren, ist die Verwendung automatischer Förderfähigkeits- und Compliance-Prüfungen, um sicherzustellen, dass Ihr Fördermittelprozess korrekt und konform ist. Durch die Verwendung einer Plattform für das Fördermittel-Lebenszyklusmanagement mit automatisierten Compliance-Prüfungen wie Good Grants können Stiftungen auf integrierte Funktionen zugreifen:
Förderfähigkeitsprüfung: Der Förderfähigkeitsprüfer von Good Grants trägt zu einer besseren Qualitätserfahrung für alle Teilnehmenden bei, indem er nicht förderfähige Anträge automatisch ablehnt – was allen Zeit, Energie und Aufwand spart.
Compliance-Auditierung: Führen Sie eine detaillierte und durchsuchbare Aufzeichnung aller Benutzeraktivitäten innerhalb Ihres Good Grants-Programms mit einem Audit-Protokoll. Anträge, Kategorien, Downloads, Gelder, User und mehr können alle in Audit-Protokoll-Suchen gefunden werden.
Eine effektive Fördermittelvergabe lebt von klarer, konsistenter Kommunikation. Ohne rationalisierte Systeme finden sich jedoch sowohl Fördermittelorganisationen als auch Zuwendungsempfangende in endlosen E-Mail-Ketten wieder, beantworten immer wieder die gleichen Fragen und verlieren wertvolle Zeit durch administrative Reibungsverluste anstatt durch sinnvolle Zusammenarbeit.
Um dies zu vermeiden, sollten Fördermittelorganisationen ihre Kommunikation automatisieren mit:
Ausgelöste E-Mail-Benachrichtigungen: Mit Good Grants können Fördermittelorganisationen automatisch E-Mails an Benutzer senden, basierend auf ausgelösten Ereignissen, wie z. B. Antrag eingereicht, Benutzer registriert und mehr.
Broadcast-E-Mails: Anstatt Einzelkommunikationen zu versenden, versenden Sie Massen-E-Mail-Kommunikationen, die auf bestimmte Programmteilnehmende basierend auf Rollen, Aktivitäten und mehr ausgerichtet sind.
In-Application-Support: Fügen Sie Hinweistexte und Hilfetexte zu einzelnen Fragen oder Feldern hinzu, damit Zuwendungsempfangende ihre Anträge einfach und unkompliziert mit sehr wenig Hin- und Herkommunikation einreichen können.
Die Fördermittelberichterstattung kann unglaublich aufwendig sein – sowohl für Fördermittelgeber als auch für ihre Zuwendungsempfangende. Manuelle Prozesse umfassen das Zusammentragen von Daten aus verschiedenen Quellen, das Umformatieren von Informationen, das Verfolgen von Dokumentationen und das Koordinieren von Genehmigungen über Teams hinweg.
Um die Belastung für beide Seiten des Prozesses zu reduzieren, können Fördermittelorganisationen Software wie Good Grants verwenden. Damit:
Verwalten Sie die Leistung nach der Vergabe einfach und unkompliziert: Behalten Sie die Finanzierung im Auge und die Leistung der Fördermittel im Griff, indem Sie programmbezogene, finanzielle, KPI- oder andere relevante Berichte von Zuwendungsempfangenden jederzeit anfordern – alles an einem Ort.
Exportieren Sie Daten und laden Sie sie massenhaft herunter: Greifen Sie einfach und schnell auf alle Ihre Daten und Berichte zu, indem Sie Tabellenkalkulationen exportieren und Anträge und andere relevante Daten massenhaft herunterladen.
Vereinfachen Sie Fördermittelanträge: Geben Sie Zuwendungsempfangenden Zugriff auf eine zentrale Anlaufstelle für alle ihre Berichte mit der Möglichkeit, Bilder, Dokumente oder andere Dateien an einem praktischen Ort hochzuladen.
Die Verwaltung des Fördermittel-Lebenszyklus kann für Fördermittelorganisationen unglaublich aufwendig sein und wertvolle Zeit von wichtigeren Aufgaben abziehen, die zur Verstärkung der Wirkung beitragen.
Mit Good Grants können Fördermittelstiftungen jede Phase des Förderzyklus automatisieren und rationalisieren, von der Antragstellung bis zum Abschluss, und so Engpässe, Fehler und Verzögerungen reduzieren und mehr Wirkung denn je erzielen.
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