Der Leitfaden für Fördermittelgeber zur Schaffung eines gerechten Fördermittel-Bewertungsprozesses

Die Mission Ihres Programms ist es, etwas zu bewirken – sei es durch Befähigung, Gemeinschaftstransformation oder indem Sie Leben zum Besseren verändern. Doch dies ist keine leichte Aufgabe und kann ein Strudel der Komplexität sein.

Der Bewertungs- und Entscheidungsprozess kann herausfordernd sein – sowohl emotional als auch operativ.

Welche Bewerbende sollten Fördermittel erhalten? Wie werden Sie entscheiden? Wie minimieren Sie jegliche Voreingenommenheit und schaffen ein Bewertungssystem, das transparent und vertrauenswürdig ist und die Mission und den Ruf Ihres Programms stärkt?

Bei Good Grants erleben wir aus erster Hand, wie eine Vielzahl von Organisationen unsere Fördermittelmanagement-Software nutzen, um gute Entscheidungen zu treffen. Von der Schaffung fairer und gerechter Kriterien bis zur Anonymisierung des Bewertungsprozesses gibt es viele Schritte, die Sie unternehmen können, um eine unparteiische Bewerbungsbewertung sicherzustellen.

Wir führen Sie im Folgenden durch den Prozess und stellen Ihnen umsetzbare Best Practices zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Ihr Bewertungsprozess fair ist und die besten Ergebnisse für Sie und die Mission Ihres Programms erzielt.

Gestalten Sie von Anfang an einen gerechten Fördermittel-Bewertungsprozess

1. Leiten Sie die Bewertung, indem Sie mit einer hervorragenden Bewerbung beginnen

Bevor der Bewertungsprozess überhaupt beginnt, ist es entscheidend, dass Sie eine solide Grundlage haben – eine zugängliche, intuitive Bewerbung, die Ihren Gutachtenden alle Informationen liefert, die sie zur einfachen Bewertung jeder Bewerbung benötigen.

Je mehr Sie die Bewertungserfahrung kontrollieren, desto weniger Raum lassen Sie für Subjektivität. Schließlich kennen Sie Ihr Programm am besten und sind am besten geeignet, zu bestimmen, was in die Bewertung Ihrer Bewerbungen einfließen soll. Alles beginnt mit einem gut geplanten Bewerbungsformular.

Legen Sie fest, welche Fragen die Bewerbende beantworten sollen und in welchem Format sie antworten sollen. Diese Fragen definieren, wie Ihre Gutachtende ihre Entscheidungen treffen werden.

Mit Good Grants können Sie beispielsweise unseren einfachen Drag-and-Drop-Formular-Builder verwenden, um Ihr Formular mit Kategorien und Registerkarten zu erstellen. Wählen Sie aus 17 verschiedenen Fragetypen. Nutzen Sie bedingte Logik, um zusätzliche Informationen abzufragen und Ihren Bewerbenden unterwegs kontextbezogene Hilfe zu bieten.

2. Klare Bewertungskriterien bereitstellen

Es ist ideal, Ihre Bewertungskriterien oder Ihr Bewertungsraster kurz nach oder gleichzeitig mit der Erstellung Ihrer Bewerbung zu definieren. Warum? Dies ermöglicht es Ihnen, die Bewertungskriterien mit Ihren Bewerbungskriterien abzugleichen, wodurch es für Ihre Gutachtenden einfach wird, jeden Teil der Bewerbung mit einer entsprechenden Punktzahl zu verknüpfen.

Ein paar Tipps:

• Wenn Sie Fragen mit langen Antworten in Ihrer Bewerbung haben, sollten Sie Ihren Bewerbenden eine Aufzählungsliste zur Verfügung stellen, die die Anweisungen und die einzuschließenden Inhalte darlegt. Dies wird Ihren Bewerbenden natürlich helfen, qualitativ bessere Bewerbungen einzureichen, aber es wird auch Ihren Gutachtenden helfen, schnell die spezifischen Details zu isolieren, die sie für eine effektive Bewertung benötigen.
• Geben Sie Ihren Gutachtenden unterwegs Anweisungen. In Good Grants können Sie Gutachtenden einfach durch effektiv platzierte Inhaltsfelder Anleitungen geben. Sie können Text-, Bild- oder Videoanweisungen im gesamten Bewerbungsformular hinzufügen, ohne durch zusätzliche Einstellungen oder Menüs navigieren zu müssen.

Eine konsistente und vorhersehbare Erfahrung für Ihre Gutachtenden beseitigt jegliche Inkonsistenzen. Dies ermöglicht es den Gutachtenden, zu wissen, wonach sie suchen und wo sie es finden müssen, und kann ihre Bewertungserfahrung verbessern.

3. Definieren Sie die Bewertungs- und Scoring-Methoden

Es gibt nicht nur eine Möglichkeit, eine Bewerbung zu bewerten. Deshalb bietet Good Grants eine ganze Reihe ausgeklügelter Bewertungstools um Ihnen bei der Bewertung von Bewerbungen und der Entscheidungsfindung für fundierte Fördermittel zu helfen. In Good Grants können Sie zwischen den folgenden Bewertungsmodi wählen:

• Qualifizierung: Dies wird für einfache Ja/Nein-Entscheidungen verwendet, perfekt, um Bewerbungen in die engere Wahl zu ziehen, bevor es zu tiefergehenden Bewertungsrunden geht.
  
• Top Pick: Gutachtende können ihre Favoriten mithilfe der Single Transferable Vote-Berechnung ranken, die oft bei Wahlen verwendet wird. Dies ist ideal, wenn Sie einen Konsens von einem großen Gremium von Gutachtenden benötigen.
• Crowd Voting: Wenn Sie möchten, dass Ihre gesamte Organisation, eine bestimmte Gruppe oder sogar die Öffentlichkeit über Favoriten abstimmt, können Sie diesen Modus für eine einfache Abstimmung verwenden.
• Scoring: Dieser hochgradig konfigurierbare Bewertungsmodus ist perfekt für tiefergehende Bewertungen mit erfahrenen Gutachtenden. Die Ergebnisse werden berechnet und sind in Echtzeit verfügbar.
• Galerien. Präsentieren Sie Ihre Bewerbungen mithilfe dieser wirkungsvollen visuellen Galerien, ideal zur Anzeige zuvor geförderter Bewerbungen oder zur Bereitstellung eines historischen Überblicks über frühere Einreichungen.
  

Ziehen Sie ein Bewertungsraster in Betracht, das sowohl quantitative als auch qualitative Bewertungsoptionen ermöglicht. In Good Grants ist es einfach, die perfekte Mischung aus numerischem Scoring und qualitativem Feedback für Bewerbende zu erstellen. (Erfahren Sie mehr über die Good Grants Bewertungs-Suite.)

4. Präsentieren Sie die Bewertungskriterien an einem Ort für Ihre Gutachtenden

Machen Sie es Ihren Gutachtenden einfach. Stellen Sie mit anderen Worten sicher, dass Ihre Gutachtenden sich in Ihre Plattform einloggen und schnell sehen können, was wann bewertet werden muss und welche Kriterien für jeden Abschnitt der Bewerbung gelten.

Das bedeutet, Bewertungsaufgaben zu erstellen, damit Ihre Gutachtenden nie nach ihrer nächsten Aufgabe suchen müssen. Sie können sich einfach einloggen und bewerten, was als Nächstes in ihrer Warteschlange ist.

Stellen Sie sicher, dass sie keine Stapel von Papierbewerbungen ausdrucken oder zwischen zahlreichen Websites oder Registerkarten klicken müssen, um Bewertungskriterien mit jeder Bewerbung abzugleichen.

Stellen Sie alle Informationen bereit, die sie benötigen, um jede Bewerbung auf einem Bildschirm zu bewerten, und stellen Sie sicher, dass es mobilfreundlich ist, falls Ihre Gutachtende unterwegs auf den Bewertungsprozess zugreifen müssen.

Good Grants bietet eine schöne und intuitive Bewertungserfahrung mit allen relevanten Informationen auf einer einfachen Seite. Inhalte können in der gesamten Plattform hinzugefügt werden, um Ihre Gutachtenden unterwegs anzuleiten. Und die gesamte Plattform wurde mit Blick auf Flexibilität konzipiert. Ihre Gutachtende können von überall aus auf die Plattform zugreifen, auf jedem Computer, Tablet oder Mobilgerät mit Internetverbindung.

Best Practices für Ihren Fördermittel-Bewertungsprozess

Sobald Sie Ihren Fördermittel-Bewertungsprozess entworfen haben, beachten Sie diese Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Bewertung für alle Beteiligten reibungslos verläuft.

Kommunizieren Sie oft mit Ihren Gutachtenden

Sie können Verwirrung oder Supportanfragen leicht reduzieren, indem Sie Ihren Gutachtenden direkt in der Plattform klare Anweisungen geben. Senden Sie regelmäßige Updates, um Ihre Gutachtenden darüber zu informieren, ob sie Bewerbungen zur Bewertung haben.

In Good Grants können Sie Ihren Gutachtenden in der gesamten Plattform kontextbezogene Informationen bereitstellen, um sie durch den Bewertungsprozess zu führen. Sie können auch ganz einfach Broadcasts direkt von der Plattform senden, um sie darüber zu informieren, ob sie Bewerbungen zur Bewertung haben.

Interessenkonflikte verwalten

Nutzen Sie Befangenheits- und Enthaltungs-Tools, um Gutachtenden die Enthaltung zu ermöglichen oder Managern, Gutachtende von der Bewertung oder Entscheidung über Bewerbungen auszuschließen, bei denen ein potenzieller Interessenkonflikt bestehen könnte.

Good Grants bietet beide Optionen, um es Ihren Fördermittelmanagern und Gutachtenden zu erleichtern, Interessenkonflikte zu verwalten.

Scoring-Kontrollen festlegen

Ziehen Sie Scoring-Kontrollen wie Mindest- und Höchstpunktzahl in Betracht. Good Grants ermöglicht es Ihnen auch, jedes Kriterium zu gewichten, um mehr Gerechtigkeit im Bewertungsprozess zu schaffen.

Gerechtigkeit durch anonyme Bewertung sicherstellen

Subjektivität kann auch durch die Angabe persönlicher Informationen über einen Bewerbenden, wie Name, Geschlecht, Ausbildung oder Standort, beeinträchtigt werden. Eine einfache Möglichkeit, dem entgegenzuwirken, besteht darin, Bewerbungen anonym zu gestalten. Zeigen Sie Gutachtenden nur die Informationen, die sie zur Bewertung jeder Bewerbung benötigen, wodurch das Risiko von Voreingenommenheit reduziert wird.

In Good Grants können Sie Bewerbungen einfach anonymisieren, indem Sie das Feld-Sichtbarkeits-Tool verwenden, um persönliche Informationen auszublenden, selbst wenn Bewerbungen oder Anhänge heruntergeladen werden.

Vermeiden Sie Peer-Einfluss mit einer privaten Bewertungsansicht

Die Bewertung in Good Grants kann einzeln oder kollaborativ erfolgen. Obwohl die Zusammenarbeit ihre Vorteile hat, kann sie auch Peer-Einfluss erzeugen. Wenn Sie dies vermeiden möchten, ist es in Good Grants einfach, private Ansichten jeder Bewerbung bereitzustellen, sodass jede Gutachtende eine saubere Ansicht genießt, frei von den Bewertungen und Kommentaren anderer Gutachtender.

Schaffen Sie Raum für Bewerbungs-Feedback und -Kritiken

Wenn Sie Ihren Bewerbenden hilfreiches und aufschlussreiches Feedback zu ihrer Bewerbung geben möchten, unabhängig vom Ergebnis, schaffen Sie einen Raum, in dem Gutachtende Kommentare abgeben können. In Good Grants ist dies eine einfache Konfigurationsoption, die jedem Programm-Bewerbenden einen erhöhten Wert bieten kann.

Ein erfolgreicher Bewertungsprozess führt zu erfolgreichen Ergebnissen

Fördermittel- und Finanzierungsentscheidungen zu treffen ist nie einfach. Bei so vielen großartigen Bewerbenden kann es selbst für die am besten organisierten Programme ein schwieriger Prozess sein.

Doch ein optimierter Bewertungsprozess kann Ihnen helfen, sich Ihrer Entscheidungen sicher zu fühlen, den Ruf Ihres Programms aufzubauen und transparente Richtlinien darüber zu geben, was Ihre Bewerbende erwarten können.

Indem Sie einen Bewertungsprozess schaffen, der eine gerechte Entscheidungsfindung fördert, können Sie Ihrem Fördermittel-, Stipendien- oder Finanzierungsprogramm Glaubwürdigkeit und Wert verleihen.