6 Best Practices für großartige Erfahrungen für Fördermittelempfänger

Ihr Programm für Fördermittel oder Stipendien bietet Ihrer Organisation unzählige Möglichkeiten, sich von ihrer besten Seite zu zeigen. Damit Sie gut aussehen, ist es wichtig, dass Ihre Bewerbende sich wohlfühlen und eine tolle Erfahrung mit Ihrer Bewerbung machen.

Eine benutzerfreundliche und personalisierte Erfahrung kann die Anzahl der Bewerbungseinreichungen – und deren Qualität – steigern, Ihr Programm erweitern und Ihre Organisation von anderen abheben.

Hier sind sechs Best Practices, um sicherzustellen, dass Sie eine großartige Erfahrung für Fördermittelempfänger bieten.

1. Bieten Sie einfachen und sicheren Zugang

Der erste Schritt zur Schaffung einer hervorragenden Bewerbererfahrung besteht darin, sicherzustellen, dass Bewerbende tatsächlich auf Ihre Bewerbung zugreifen können – sei es in Papierform oder online.

Eine Online-Bewerbung kann sicherlich zugänglicher sein als papierbasierte Formulare, die auf dem Postweg verloren gehen oder potenzielle Bewerbende ohne Zugang zu diesen ausschließen könnten. Es ist jedoch wichtig, eine sichere Erfahrung für die Online-Registrierung zu bieten, die Ihre Benutzer und ihre Informationen schützt.

Wenn Sie ein System für Fördermittel haben, erleichtern Sie den Wechsel von Ort zu Ort; niemand mag es, sich von derselben Organisation aus in verwandte Portale einloggen zu müssen. Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung, um Möglichkeiten zu finden, eine einfache Anmeldung bei Ihrem Programm zu ermöglichen.

In Good Grants bieten wir beispielsweise einen einfachen Online-Hub, über den sich alle Benutzer Ihrer Programme sicher anmelden können. Sie können zwischen Single Sign-In-Authentifizierung, einer SAML-Integration, die es Ihren Bewerbenden ermöglicht, sich über ein anderes System anzumelden, oder Social-Media-Anmeldung wählen – und das alles mit GDPR- und CCPA-konformen Schutzmaßnahmen.

2. Bieten Sie eine benutzerfreundliche Bewerbungserfahrung

Anträge auf Fördermittel und Stipendien können umfangreich sein. Sie müssen eine große Menge an Daten sammeln, die Ihnen und Ihren Gutachtern helfen, die am meisten verdienenden Bewerbende auszuwählen. Sie müssen jedoch auf benutzerfreundliche Weise nach den Informationen fragen und dabei die besten Designprinzipien anwenden, um die Bewerbende Schritt für Schritt durch die Bewerbung zu führen. Es gibt verschiedene gute Möglichkeiten, Ihr Bewerbungsformular zu verbessern, darunter:

• Minimieren Sie die Informationsflut. Eine umfangreiche Bewerbung kann einen Bewerber überfordern. Wenn Sie ein Online-Bewerbungsformular verwenden, organisieren Sie es in übersichtliche Teile und informieren Sie Ihre Bewerbende im Voraus, was Sie benötigen.
  
  Bei Good Grants bieten wir beispielsweise ein einfach konfigurierbares Bewerbungsformular, das Sie mit Kategorien und Registerkarten erstellen können, um das Formular zu organisieren. Und wir verwenden ein klares, übersichtliches Layout, um das Formular ansprechend und benutzerfreundlich darzustellen.

• Stellen Sie nur relevante Fragen. Wenn Ihr Bewerber Seiten einer Bewerbung mit Fragen bearbeiten muss, die nicht auf ihn zutreffen, wird er sich frustriert und überfordert fühlen. Unnötige Fragen können Ihr Formular verlängern und zu viel Zeit für das Ausfüllen in Anspruch nehmen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Fragen im Voraus zu planen. Wenden Sie sich an Ihre Gutachter, um die genauen Informationen zu erhalten, die sie benötigen, um eine gute Entscheidung zu treffen.
  
  Bei Good Grants erledigt die Software einen Großteil dieser Arbeit für Sie, da Sie bedingte Felder im Bewerbungsformular verwenden können, um bestimmte Fragen oder Felder basierend auf den Informationen anzuzeigen, die der Bewerber im Laufe des Prozesses angegeben hat. #timesaver
  

• Sorgen Sie für eine stressfreie Erfahrung. Wenn Ihr Bewerber die Bewerbung in einem Rutsch ausfüllen muss, informieren Sie ihn im Voraus und stellen Sie sicher, dass er alle Dokumente und Informationen hat, die er benötigt, bevor er mit dem Formular beginnt. Wenn Sie eine papierbasierte Bewerbung verwenden, stellen Sie sicher, dass er alle Anweisungen zum Ausfüllen und Einreichen im Paket hat. Und wenn Sie ein Online-System verwenden, stellen Sie sicher, dass es einfach und intuitiv ist, Informationen einzureichen und Dateien nach Bedarf hochzuladen.
  
  Bei Good Grants speichert die Plattform die Bewerbung automatisch, während der Fördermittelempfänger arbeitet, was für ein beruhigendes Gefühl sorgt. Dies schafft auch Raum für den Bewerber, die Bewerbung nach Bedarf zu starten, zu pausieren und wieder aufzunehmen, wodurch eine qualitativ hochwertigere Einreichung gewährleistet wird. Das Hochladen aller Dateitypen und -größen ist zulässig, sodass Sie die Kontrolle haben, um die genauen Informationen zu sammeln, die Sie benötigen.
  
  
• Schützen Sie die Daten Ihrer Bewerbende. Niemand möchte eine Datenschutzverletzung. Unabhängig davon, ob Sie Papierformulare oder ein Online-System verwenden, ist es unerlässlich, die Informationen Ihres Programms zu schützen. Es ist wahrscheinlich, dass Sie sensible Daten sammeln – Budgets, persönliche Erklärungen und mehr.
  
  Überprüfen Sie Ihr System, um sicherzustellen, dass es sicher ist. Sprechen Sie mit Ihrer IT-Abteilung, um Ihre Systeme regelmäßig zu überprüfen. Überprüfen Sie Ihre Einhaltung der GDPR- und CCPA-Standards, wenn Sie Teilnehmer in Europa oder Kalifornien haben. Und kommunizieren Sie mit Ihren Bewerbenden, um sie wissen zu lassen, dass Sie ihre Daten schützen.
  
  Hier bei Good Grants haben wir hart daran gearbeitet, eines der weltweit sichersten Systeme für die Verwaltung von Fördermitteln anzubieten. Wir wissen, wie wichtig es ist, die Daten unserer Programme zu schützen, und wir verwenden erstklassige Datenschutzmaßnahmen, um die Bewerbende zu beruhigen.

3. Bieten Sie Hilfe + Unterstützung während der gesamten Reise

Überlegen Sie, wie Sie Ihren Bewerbende helfen können. Vielleicht bedeutet das, ein Hilfedokument zu erstellen, das sie mit Anleitungen und hilfreichen Tipps durch den Prozess führt. Oder vielleicht bieten Sie ein Video oder einen Webinar-Walkthrough der Bewerbung an, um Ihre Bewerbende darüber zu informieren, was sie erwartet.

In Good Grants bieten wir beispielsweise Bereiche in der gesamten Bewerbung, in denen Sie kontextbezogene Inhalte hinzufügen können. Dies können Texte, Bilder oder Videos sein, die in die Seite eingebettet sind, um sicherzustellen, dass die Bewerbende wissen, wie sie die Bewerbung ausfüllen müssen. Das Bewerbungsformular enthält außerdem Hilfe- und Hinweistexte sowie Infoseiten und Inhaltsblöcke – die alle dazu beitragen können, Fehler bei der Einreichung zu vermeiden und die Qualität der Bewerbung zu verbessern.

4. Kommunizieren Sie regelmäßig

Bleiben Sie mit Ihren Bewerbende in Kontakt, indem Sie regelmäßig Updates und Erinnerungen zu Ihrem Programm senden. Regelmäßige E-Mails können eine großartige Möglichkeit sein, Ihr Programm für Bewerbende im Gedächtnis zu behalten.

In Good Grants können Sie personalisierte Broadcasts und Benachrichtigungen an alle oder ausgewählte Bewerbende direkt von der Plattform aus senden, ideal, um Erinnerungen zum Abschließen einer Bewerbung zu senden oder sie über Programmaktualisierungen zu informieren.

5. Schaffen Sie ein Markenerlebnis

Ihr Bewerbungsformular ist eine Erweiterung Ihrer Organisation, und Sie sollten sicherstellen, dass es Ihr Branding widerspiegelt. Dies kann dazu beitragen, Ihren Ruf bei Ihren Bewerbende aufzubauen und ihnen eine klare, positive und wiedererkennbare Erfahrung mit Ihrer Organisation zu ermöglichen.

Heben Sie Ihre Marke hervor, indem Sie Ihr Bewerbungsformular mit Ihrem Logo, relevanten Bildern, Videos und mehr personalisieren, um Ihren Bewerbende ein Markeneinreichungserlebnis zu bieten.

In der Good Grants-Plattform können Sie beispielsweise die Bewerbungsoberfläche thematisieren, um sie an die Marke Ihrer Organisation anzupassen und ein einheitliches Erlebnis für Ihre Benutzer zu schaffen. Sie können Menüs, Schaltflächen, Kopfzeilen, Fußzeilen, PDFs und E-Mails mit einem responsiven Design gestalten, das auf jedem Gerät gut aussieht. Sie können Ihre eigene benutzerdefinierte Domain oder eine von uns bereitgestellte verwenden.

Und vergessen Sie nicht Ihre Partner. Nutzen Sie alle verfügbaren Flächen auf dem Formular oder Ihrer Programmwebsite, um alle Programmpartner hervorzuheben und ihre Rolle in Ihrem Programm für die Bewerbende sichtbar anzuerkennen.

Wir bieten dies in Good Grants mit einer Reihe von Anzeigeoptionen für Sponsoren- und Partnerlogos auf der gesamten Bewerbungsoberfläche.

6. Geben Sie Ihren Bewerbende die Möglichkeit, nachzufassen

Sobald eine Bewerbung eingereicht wurde, ist der Bewerber fertig. Aber wie können Sie sie nach dem Bewerbungszeitraum weiterhin einbeziehen? Wie können Sie Ihre Bewerbende wissen lassen, dass Sie sie nicht vergessen haben?

Bieten Sie Möglichkeiten zur Interaktion. Anstatt dass Bewerbende Ihnen eine E-Mail senden oder Sie anrufen, um Statusaktualisierungen zu Programm und Bewerbung zu erhalten, geben Sie ihnen die Möglichkeit, den Status zu überprüfen oder eine Bewerbung zu bearbeiten.

In Good Grants bieten wir beispielsweise eine Möglichkeit für Bewerbende, sich jederzeit anzumelden, um den Status ihrer Bewerbung zu überprüfen, sowie Optionen zum Kopieren, Löschen und Herunterladen ihrer Bewerbungen.

Eine großartige Erfahrung für Fördermittelempfänger

Es ist nicht schwer, eine angenehme Bewerbererfahrung zu schaffen. Mit den richtigen Tools können Sie eine benutzerfreundliche Bewerbung anbieten, die Ihre Bewerbende beeindrucken und Ihr Programm erweitern wird.

Eine moderne, flexible und leistungsstarke Benutzererfahrung schafft eine Verbundenheit mit Ihrer Organisation, die lange nach dem Bewerbungszeitraum anhält.

Erfahren Sie, wie Sie Good Grants nutzen können, um Ihren Bewerbende eine großartige Benutzererfahrung zu bieten. Melden Sie sich noch heute für eine 14-tägige kostenlose Testversion an.