von Lindsay Nash | Jan. 21, 2021 | Artikel
Auf dem Papier der Lebenszyklus der Fördermittelvergabe kann recht einfach aussehen. Antragstellende reichen ihren Antrag ein. Ein Gremium von Gutachtende prüft ihn. Sobald die Ergebnisse vorliegen und Entscheidungen getroffen wurden, werden die Bewerbende benachrichtigt und die Zuwendungsempfangende erhalten eine Finanzierung. Die letzte Phase beginnt mit der Berichterstattung und den Audits, um jede Finanzierung oder jedes Projekt bis zum Abschluss zu verfolgen.
Aber, wie jeder Zuwendungsgeber nur zu gut weiß, ist es selten so Routine. Da ein Antrag oft zwischen Gutachtende und Programmmanagern hin- und hergeschoben wird, kann es viel Arbeit sein, die Kommunikation während des gesamten Lebenszyklus des Antrags zu organisieren.
Die Fördermittelvergabe wird viel einfacher – ja, sogar richtig freudig! – mit einer Online-Software zur Fördermittelverwaltung. Das liegt nicht nur daran, dass ein gutes System zur Fördermittelverwaltung Ihnen helfen kann, jeden Teil Ihres Programms zu organisieren. Es liegt auch daran, dass Sie die Software für sich arbeiten lassen können.
Mit Good Grants können Sie leistungsstarke Automatisierungen nutzen, um die grundlegenden Aufgaben im Hintergrund für Sie auszuführen, wodurch Sie Zeit, Geld und Kopfschmerzen sparen!
Hier sind fünf der beliebtesten Good Grants-Softwareautomatisierungen, die Ihnen helfen, Ihr Fördermittel- oder Finanzierungsprogramm wie eine gut geölte Maschine laufen zu lassen und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Viele Förderprogramme haben mehrere Phasen, in denen ein Antrag zur Befürwortung oder Empfehlung an eine andere Person weitergeleitet werden muss. Dies kann leicht automatisiert werden, wodurch unnötige zusätzliche Schritte reduziert werden. Good Grants ermöglicht es Ihnen, eine Automatisierung für mehrere Prüfungsphasen zu erstellen. Zum Beispiel reicht der Antragstellende seinen Antrag ein, das System sendet dann automatisch eine Benachrichtigung an den Nominierten oder Manager zur Genehmigung und fordert ihn auf, eine Aktion durchzuführen, um den Antrag im Rahmen des Prüfungsverfahrens weiterzuleiten.
Sie können die Benachrichtigungsnachricht anpassen (und personalisieren!) und den Empfänger mit seiner nächsten Aktion verknüpfen. Sie können den Nominierten beispielsweise bitten, seine Nominierung anzunehmen oder abzulehnen oder weitere Informationen über den Antrag bereitzustellen.
Diese Art der Automatisierung passt sich den Besonderheiten Ihres Programms an. Sie können so viele Phasen erstellen, wie Sie benötigen, und diese bei Bedarf miteinander verknüpfen.
So geht’s in Good Grants: Gehen Sie zu Einstellungen > Aktionsfluss. Erstellen Sie Ihre Prüfungsphasen und erstellen Sie dann Benachrichtigungen, die Sie in jeder Phase versenden möchten. Für detaillierte Anweisungen lesen Sie diesen Artikel aus unserem Hilfe-Center oder sehen Sie sich an, wie Rachel, unsere Produktmanagerin, es im obigen Video erklärt.
Wenn die Anträge eingehen – insbesondere bei größeren Förder- oder Finanzierungsprogrammen – kann es sich wie ein Balanceakt anfühlen, jedem Antrag Gutachtende zuzuordnen. Aber in Good Grants automatisieren wir diese Aufgabe mit Prüfungsgremien. Das bedeutet, dass Sie Regeln aufstellen können, um festzulegen, welche Anträge an welche Gutachtende gehen und wann! Sie müssen sich keine Sorgen mehr über verpasste Antragsprüfungen oder Stapel von Anträgen machen, die auf eine Prüfung warten. Das wird alles automatisch für Sie erledigt. Wenn Sie eine manuelle Anpassung vornehmen müssen, ist diese jederzeit möglich.
So geht’s in Good Grants: Gehen Sie zu Prüfung > Gremien und füllen Sie Ihre Kriterien aus. Sie können mehr darüber in diesem How-to-Artikel lesen.
Es ist kein Geheimnis. Menschliche Gutachtende können zu Subjektivität neigen. Aber es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um diese bei der Fördermittelvergabe zu minimieren. Einer davon ist die Randomisierung von Prüfungszuweisungen.
Das Randomisieren von Prüfungen, das oft in Forschungsstudien verwendet wird, kann in Good Grants einfach durch Anklicken von „Randomisieren“ in der Konfiguration Ihres Prüfungsgremiums erfolgen. Das heißt, Ihr Prüfungsgremium erhält Anträge und Einreichungen in einer randomisierten Reihenfolge und nicht nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Sie können wählen, ob Sie diese Automatisierung auf einen bestimmten Gutachtende oder eine bestimmte Gruppe von Gutachtende und Anträgen anwenden möchten.
So geht’s in Good Grants: Gehen Sie zu Prüfung > Zuweisungen. Klicken Sie auf Neue zufällige Zuweisung und konfigurieren Sie die Automatisierung für einen bestimmten Punktesatz und eine Prüfungsrunde.Detaillierte Anweisungen erhalten.
Dies ist der aufregendste Teil Ihres Programms – die Ergebnisse! Die Benachrichtigung der Bewerbende über die Ergebnisse Ihres Fördermittel- oder Finanzierungsprogramms ist zweifellos ein mit Spannung erwarteter Moment für Ihre Bewerbende. Und es muss nicht viel zusätzliche Arbeit erfordern. Dies kann einfach als Automatisierung eingerichtet werden.
Natürlich ist es immer aufregend, die Gewinner zu benachrichtigen, was Sie mit einer einfachen Automatisierung tun können, die mit der Kennzeichnung der Gewinneranträge verbunden ist. Aber die Kommunikation der Ergebnisse mit den erfolglosen Bewerbende ist der Punkt, an dem die Monotonie einsetzen kann. In Good Grants können Sie Benachrichtigungen einrichten, die an alle Bewerbende gesendet werden, die nicht weiterkommen. Und nur weil es automatisiert ist, heißt das nicht, dass es nicht persönlich sein kann. Sie haben die Möglichkeit, Platzhalter wie Vorname oder Antragsname hinzuzufügen, um die Kommunikation persönlich und freundlich zu gestalten.
So geht’s in Good Grants: Gehen Sie zu Einstellungen > Benachrichtigungen und richten Sie eine Benachrichtigung ein, die durch ein bestimmtes Tag ausgelöst wird.
Manchmal erfordert der Teil, der nach der Fördermittel- oder Finanzierungszusage kommt, mehr Arbeit als das, was vorher kommt. Die Berichterstattung und die Audits nach der Gewährung spielen eine große Rolle im Lebenszyklus der Fördermittelvergabe. Sie müssen sich regelmäßig erkundigen, um zu sehen, wie Ihre Unterstützung verwaltet wird – ausgegebene Gelder, Projektergebnisse, genutzte Ressourcen usw.
Wir wissen, dass dies viel Verwaltungszeit in Anspruch nehmen kann. Und mit der Good Grants-Software wird diese Verwaltungszeit auf ein Minimum reduziert! Senden Sie automatisierte Benachrichtigungen, um bestimmte Berichte oder nächste Aktionen anzufordern. Richten Sie eine automatische Benachrichtigung ein, um die Einreichung von Berichten, Finanzberichten und anderen Fortschrittsaktualisierungen anzufordern. Es liegt an Ihnen – Sie können einen Prozess zur Berichterstattung nach der Gewährung einrichten, der für Sie und Ihre Organisation funktioniert.
So geht’s in Good Grants: Gehen Sie zu Einstellungen > Aktionsfluss.
Durch die Verwendung dieser Good Grants-Softwareautomatisierungen können Sie Zeit freisetzen, die normalerweise für mühsame und alltägliche Aufgaben aufgewendet wird, und das tun, was wichtiger ist – positive Veränderungen bewirken.
Erfahren Sie, wie Sie mit Good Grants-Automatisierungen Zeit sparen und Ihren Prozess der Fördermittelvergabe rationalisieren können. Melden Sie sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion an.
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