von Guest contributor | Juni 23, 2026 | Funktionsschwerpunkt
Artikel von Sean Judd, Product Integration Specialist bei Good Grants
Wenn Sie Fördermittel verwalten, sind Sie wahrscheinlich ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, Zeit und Energie zu sparen. Beispielsweise nutzen Sie vielleicht Fördermittel-Status, um Ihre Anträge schnell zu gruppieren. Vielleicht nutzen Sie die Moderation, um ungeeignete Anträge auszusortieren, bevor sie Ihre Gutachtenden erreichen. Möglicherweise haben Sie Fonds und Zuweisungen erstellt, um die finanzielle Seite zu organisieren, und fühlen sich insgesamt sehr effizient.
Nachdem Sie dieselbe Aufgabe jedoch mehrfach ausgeführt haben, wünschen Sie sich vielleicht, einige Ihrer bestehenden Aufgaben automatisieren zu können. Durch die Nutzung bereits vorhandener Informationen können Sie Integrationen aufbauen, um repetitive Aufgaben (und potenzielle menschliche Fehler) vollständig von Ihren To-do-Listen zu streichen.
An diesem Punkt ist es völlig normal, sich von den scheinbar endlosen Möglichkeiten überwältigt zu fühlen und nicht zu wissen, wo man anfangen soll. Aber der beste Weg zu beginnen ist mit einem einzelnen Problem. Konzentrieren Sie sich darauf, dieses eine Problem zu lösen und bauen Sie darauf auf. Sie werden den perfekten Prozess nicht im ersten Anlauf entwerfen!
Hier sind einige zeitsparende Integrationen, die Sie in Good Grants nutzen können, um Ihre Arbeit einfacher und effizienter zu gestalten.
Mit unserer Integration „Antrag kopieren“ können Sie Kopien von Anträgen erstellen. Das ist besonders nützlich für mehrstufige Verfahren, etwa eine Interessenbekundung (EOI), auf die ein vollständiger Antrag folgt. Nehmen wir an, mein Förderprogramm startet mit einem kurzen Interessenbekundungsformular: gerade genug Fragen, um die Eignung und das Interesse der Antragstellenden einzuschätzen, bevor wir mehr von ihnen verlangen.
Sobald ich die Interessenbekundungen gesichtet und die vielversprechendsten mit einem Tag markiert habe, erstellt die Integration daraus eine Kopie als vollständigen Antrag. Diese übernimmt alles, was die Antragstellenden bereits in der Interessenbekundung angegeben haben, und öffnet den restlichen Antrag für die zusätzlichen Informationen, die für den vollständigen Antrag noch fehlen. So müssen Antragstellende sich nicht wiederholen, und Gutachtende sehen am Ende einen einzigen, zusammengeführten Antrag – die Antworten aus der Interessenbekundung neben dem vollständigen Antrag, das Gesamtbild auf einen Blick.
Wir haben klein angefangen und unser erstes Problem gelöst. Nun schauen wir uns an, was wir nutzen können, um zu entscheiden, welche Anträge kopiert werden sollen. Versuchen wir es mit einem KI-Feld.
Dazu erstellen wir ein KI-Feld, platzieren es auf einem versteckten Tab und schreiben einen Prompt, der den Antrag basierend auf unseren Kriterien bewertet. Nach vielen Tests und Bearbeitungen unseres Prompts sind wir schließlich mit den Ergebnissen zufrieden und nutzen nun unser KI-Feld, um Anträge bei der Einreichung zu bewerten.
Um noch etwas mehr Zeit zu sparen, lassen wir uns die Ergebnisse aus unserem KI-Feld in der Ansicht Anträge anzeigen. Jetzt können wir alles mit einer Punktzahl von 70 oder höher mit einem Tag versehen, um das Kopieren der Anträge einzuleiten.
Mit ein paar Änderungen haben wir uns Zeit und Mühe gespart und den Prozess für unsere Gutachtenden optimiert.
Noch wichtiger ist, dass wir durch die Lösung unseres ursprünglichen Problems auch neue Möglichkeiten geschaffen haben. Da unsere Anträge nun automatisch bewertet werden, können wir diese Punktzahlen nutzen, um an anderer Stelle im Prozess intelligentere Entscheidungen zu treffen.
(Sie möchten noch mehr Zeit sparen? In diesem Artikel finden Sie eine Reihe weiterer zeitsparender Tipps und Tricks für Ihr Fördermittelmanagement.)
Vielleicht unterstützt unsere Förderinitiative Anträge in mehreren Sprachen. Wir können DeepL oder Google Translate integrieren, um den Antrag zu übersetzen. Noch besser: Wir können das Tag festlegen, das die Übersetzung auslösen soll, sodass wir nur den notwendigen Text übersetzen – vielleicht unter Verwendung eines weiteren KI-Feldes zur Spracherkennung. Wir können zum Beispiel einen Antrag mit „Französisch“ markieren, wenn die KI-Felder eine Punktzahl von 70 oder höher zurückgegeben haben und Französisch als Sprache erkannt wurde. Bei Anträgen mit einer Punktzahl von weniger als 70 könnten wir entscheiden, sie gar nicht zu übersetzen, um keine Übersetzungskosten zu verursachen.
Vielleicht erfordert unser Fördermittel, dass Antragstellende einen Essay oder ein Motivationsschreiben einreichen, und wir möchten zusätzliche Erkenntnisse darüber gewinnen, ob der Inhalt möglicherweise mittels KI erstellt wurde. Wir könnten Copyleaks integrieren und dessen Wahrscheinlichkeitswert nutzen, um uns bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Sobald wir beginnen, Fördermittel auszuzahlen und unsere Zuwendungsempfangenden zu bezahlen, entscheiden wir uns vielleicht für eine Integration mit Xero, um unsere Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren. Wenn eine Zuweisungszahlung erstellt wird, könnten wir eine Rechnung für diesen Antrag in Xero erstellen und, sobald diese in Xero abgeglichen wurde, den Status in Good Grants entsprechend anpassen.
Wir haben nun einen scheinbar komplexen und ausgefeilten Prozess, aber alles, was wir getan haben, war, ein Problem nach dem anderen anzugehen, es gut zu lösen und darauf aufzubauen.
Sobald dieses Problem gelöst war, suchten wir nach der nächsten Gelegenheit, Zeit zu sparen, die Konsistenz in unserem Prozess zu verbessern oder unsere manuellen Aufgaben zu reduzieren, indem wir einen Prozess mit dem nächsten verknüpften.
Die besten Integrationen sind nicht die komplexesten. Es sind diejenigen, die Ihnen Zeit bei repetitiven Aufgaben sparen oder die Konsistenz verbessern, sodass Sie Ihre Anträge nicht manuell organisieren, sortieren oder aktualisieren müssen. Das verschafft Ihnen den Freiraum, sich auf die Unterstützung großartiger Projekte und Zuwendungsempfangender zu konzentrieren.
Fangen Sie einfach mit einem einzelnen Problem an, lösen Sie es mit Bedacht und bauen Sie darauf auf. Sie werden angenehm überrascht sein, wie schnell sich kleine Änderungen zu großen Einsparungen summieren.
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