Funktionsschwerpunkt: So nutzen Sie Dokumente, um Ihre Fördermittelvergabe zu organisieren

Der Lebenszyklus der Fördermittelverwaltung kann sich über Monate, Jahreszeiten oder sogar Jahre erstrecken. Von Anträgen auf Fördermittel über Zuwendungsverträge bis hin zu Fortschrittsberichten kann der mit der Fördermittelvergabe verbundene Papierkram erheblich sein.

Aber die gute Nachricht ist, dass es nicht schwierig sein muss! Good Grants bietet Zuwendenden eine optimierte Möglichkeit, ihren gesamten Fördermittel-Lebenszyklus zu verwalten, unterstützt durch unsere leistungsstarke Dokumentenfunktion.

In Good Grants können Sie jede Art von Fördermittel-Dokumenten direkt in der Plattform erstellen, speichern und sicher zugänglich machen. Egal, ob Sie personalisierte oder generische Dokumente aus einer von Ihnen erstellten Vorlage erstellen müssen, Good Grants hat alles, was Sie brauchen.

So verwenden Sie Dokumente in Good Grants

Fördermittel-Verantwortliche können Dokumente hochladen und Vorlagen in Good Grants erstellen, um Dokumente auf einfache Weise auf eine breite Palette von Benutzenden im System anzuwenden, komplett mit Zusammenführungsfeldern zur Personalisierung.

Die Dokumente können überwacht und verwaltet werden, mit automatischen Benachrichtigungen, um die Empfänger über neue und aktualisierte Dokumente zu informieren. Und alle Schriftarten, Formatierungen, Organisationslogos und das Branding in der hochgeladenen Datei bleiben bei der Konvertierung in eine Dokumentvorlage erhalten, sodass Sie die Freiheit haben, Dokumente zu erstellen, die gut aussehen und zu Ihrer Organisationsidentität passen.

Für Programme, die in mehreren Sprachen laufen, können separate Sprachversionen einer Dokumentvorlage hochgeladen werden, um auf einfache Weise Dokumente in der bevorzugten Sprache des Benutzenden zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über Dokumente in Good Grants.

Warum Dokumente in Good Grants erstellen?

Die Verwendung von Good Grants zur Erstellung von Dokumenten kann Ihnen helfen, Ihren Fördermittel-Lebenszyklus zu rationalisieren und Ihre unterstützenden Dokumente zentral an einem Ort zu verwalten.

Hier sind die Vorteile, die Sie berücksichtigen sollten:

• Komfort und Zeitersparnis. Dokumente können viel effizienter und schneller verwaltet werden, ohne dass externe Programme oder Anwendungen verwendet werden müssen. Mit Ihren eigenen, in Good Grants gespeicherten Vorlagen können Sie personalisierte oder generische Dokumente erstellen, um Ihren Workflow zu vereinfachen. Auf diese Weise können Sie schnell jedes Dokument erstellen, das Sie benötigen, ohne jedes Mal von vorne anfangen zu müssen.
• Zugänglichkeit. Eine zentrale Ansicht ermöglicht den schnellen Abruf bestimmter Dokumente bei Bedarf – kein endloses Scrollen durch E-Mails oder Ordner auf der Suche nach der richtigen Datei mehr.
• Bessere Sichtbarkeit für Zuwendungsempfangende. Mit seiner speziellen Listenansicht der den Zuwendungsempfangenden zur Verfügung gestellten Dokumente sind alle Dokumente an einem einzigen Ort in Good Grants verfügbar. Zuwendungsempfangende können schnell auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugreifen, ohne sich Sorgen machen zu müssen, ein Dokument zu verpassen oder keine Kopie zu erhalten.

Fünf Dokumente, die Sie ab sofort in Ihrem Fördermittel-Verwaltungsprozess verwenden können

Verschiedene Dokumenttypen dienen unterschiedlichen Zwecken und können eine wichtige Rolle bei der Antragstellung, Genehmigung und Bewertung von Fördermitteln spielen. Lassen Sie uns fünf gängige Anwendungsfälle für die Erstellung von Fördermittel-Dokumenten untersuchen.

Antragszusammenfassungen

Haben Sie viele Anträge, aber nur begrenzte Bandbreite? Fördermittel-Verantwortliche können automatisch Antragszusammenfassungen direkt aus bestimmten Feldern eines Antrags erstellen, um einen prägnanten Überblick über den Antrag in einem einzigen Dokument zu erhalten.

Dies ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, schnell und einfach auf wichtige Informationen über das Projekt und die dazugehörigen Fördermittel zuzugreifen, ohne einen ganzen Antrag durchgehen zu müssen, um schnell grundlegende Informationen zu erhalten. Eine Antragszusammenfassung wäre ideal in einer Moderationsrunde und bietet Ihrem Team eine Zusammenfassung jedes Antrags, der weitergeleitet wird.

Benachrichtigungen über Zuwendungsbescheide

Optimieren Sie Ihre Fördermittelvergabe mit schnellen Benachrichtigungen über Zuwendungs- oder Genehmigungsschreiben, um Bewerbende und Zuwendungsempfangende über den Status ihres Antrags oder der gewährten Fördermittel zu informieren.

Durch die Erstellung eines Vorlagen-Genehmigungsschreibens in Good Grants können Sie dieses automatisch auf jeden Antrag auf Fördermittel anwenden, der verwendet werden kann, um Zuwendungsempfangende über die Genehmigung und alle Details für die nächsten Schritte zu informieren und eine formelle Bestätigung zu geben, dass ihr Antrag genehmigt wurde.

Vorschlagszusammenfassungen

Vereinfachen Sie einen Fördermittelantrag für Ihr Bewertungsteam mit einer Vorlagen-Vorschlagszusammenfassung, die einen Überblick über die Projektziele des Antragstellenden bietet.

Die Vorschlagszusammenfassung, auch bekannt als Executive Summary oder Abstract, ist oft das erste Stück eines Fördermittelantrags, das Gutachtende lesen. Und wenn Sie möchten, dass alle Vorschlagszusammenfassungen dem gleichen Format folgen, können Sie eine Dokumentvorlage erstellen, die Ihre Bewerbende ausfüllen. Dies könnte Informationen wie Projektbeschreibung, Ziele, Qualifikationen, Finanzierungsbedarf und mehr enthalten.

Es ist zwar auch möglich, ein Feld im Antrag für eine Vorschlagszusammenfassung zu erstellen und Moderationsrunden auf der Grundlage eines bestimmten Feldes aufzubauen, aber die Dokumentvorlagenoption ist eine hilfreiche Möglichkeit, ein schnelles, herunterladbares PDF für Ihr Team für jeden Antrag zu erstellen.

Ablehnungsschreiben

Leider wird Ihre Organisation nicht in der Lage sein, alle zu finanzieren. Ablehnungsschreiben sind ein weniger schöner Teil des Prozesses. Aber machen Sie es einfacher mit einem Vorlagenbrief.

Erstellen Sie eine Vorlage mit relevanten Zusammenführungsfeldern zur Personalisierung, um Ihre Bewerbende darüber zu informieren, dass sie keine Genehmigung für die Fördermittelfinanzierung erhalten haben. Ablehnungsschreiben für Fördermittel sind in der Regel kurz und drücken Ihren Respekt und Ihr Verständnis für die Bemühungen Ihrer Teilnehmenden aus.

Finanzierungsbriefe über anstehende Auszahlungsprozesse

Auch bekannt als Angebotsbriefe, enthalten Finanzierungsbriefe Informationen über den Zahlungsplan, die erwarteten Beträge und andere Bedingungen im Zusammenhang mit dem Auszahlungsprozess.

Dies ist ein großartiges Dokument, das Sie als Vorlage erstellen können, da Sie relevante Zusammenführungsfelder aus Ihrem Fördermittelprogramm in Good Grants verwenden können, um Zeit zu sparen und die genauen Informationen bereitzustellen, die jeder Zuwendungsempfangende benötigt, um voranzukommen.

Die Verwendung von Dokumenten in Ihrem Fördermittel-Verwaltungslebenszyklus ist eine leistungsstarke Möglichkeit, Ihre Kommunikation zu rationalisieren und jede Fördermittel zu verfolgen, während sie voranschreitet.

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Dokumente stehen allen Premium- und Enterprise-Plänen zur Verfügung und unterliegen keinen Beschränkungen. Sehen Sie das Dokumentenmanagement in Aktion oder erfahren Sie, wie Good Grants Ihnen helfen kann, Ihren Fördermittel-Lebenszyklus nahtlos zu verwalten, indem Sie es ausprobieren Good Grants 14 Tage lang risikofrei testen.