Warum es an der Zeit ist, Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen und wie Good Grants dabei helfen kann

Einige Stiftungen, die Fördermittel vergeben, verlassen sich immer noch auf Tabellenkalkulationen, um Daten und Fortschritte ihrer Fördermittel und Finanzierungen zu verfolgen. Dies mag sich zwar wie eine einfachere und kostengünstigere Art der Verwaltung von Fördermitteln anfühlen, doch die Verwendung von Tabellenkalkulationen allein kann sich potenziell nachteilig auf eine Organisation und die Gemeinschaften auswirken, denen sie dient.

In den letzten Jahren haben mehr Organisationen als je zuvor spezielle Software für die Verwaltung von Fördermitteln (GMS) eingeführt – Experten erwarten sogar bis 2027 eine noch stärkere Nutzung von Software für die Verwaltung von Fördermitteln. Das hat folgenden Grund: Seit der Pandemie erkennen Organisationen, wie viel effektiver und wirkungsvoller sie sein können, wenn alle ihre Daten leicht zugänglich und an einem Ort verfügbar sind.

In diesem Artikel werden wir erläutern, inwiefern Tabellenkalkulationen mehr Schaden als Nutzen anrichten können und warum Good Grants, eine spezielle Software für die Verwaltung von Fördermitteln, die richtige Lösung für Ihre Organisation ist.

Wie Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Fördermitteln versagen

Es kann sich oft einfacher anfühlen, Ihre Organisation mit der manuellen Verwaltung von Fördermittelinformationen zu beauftragen, anstatt in eine spezielle Software zu investieren. Dies mag sich zwar wie die einfachere Option anfühlen, doch die Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Fördermitteln oder anderen manuellen Methoden kann Ihren Erfolg potenziell gefährden.

Hier sind einige potenzielle Nachteile:

Mangelnde Zentralisierung und Zusammenarbeit: Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Fördermitteln werden in der Regel lokal gespeichert oder per E-Mail versendet, was zu Problemen bei der Versionskontrolle und zur Unzugänglichkeit für ein Team führt. Bei einem GMS hingegen werden alle fördermittelbezogenen Daten in einem einzigen, zentralen System gespeichert, wodurch sichergestellt wird, dass jeder in der Organisation Zugriff auf die aktuellsten Informationen hat.

Eingeschränkte Datenintegrität und -sicherheit: Tabellenkalkulationen verfügen nicht über robuste Datenvalidierungs- und Sicherheitsfunktionen, was zu schlechten Entscheidungen, Compliance-Problemen und finanziellen Unstimmigkeiten führen kann. Software für die Verwaltung von Fördermitteln verfügt jedoch in der Regel über integrierte Sicherheitsmaßnahmen, die den Best Practices der Branche entsprechen. (Sehen Sie, wie Good Grants als sicherste Software für die Verwaltung von Fördermitteln abschneidet.)

Unzureichende Daten und Analysen: Stiftungen, die Fördermittel vergeben, benötigen oft detaillierte Berichte, um die Wirkung ihrer Finanzierung zu analysieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verfolgen und strategische Entscheidungen zu treffen, und Tabellenkalkulationen sind in diesen Funktionen eingeschränkt. Ebenso bieten Tabellenkalkulationen keinen Zugriff auf Echtzeit-Datenaktualisierungen, die zur Entscheidungsfindung beitragen können. Das richtige System für die Verwaltung von Fördermitteln bietet jedoch vorgefertigte und benutzerdefinierte Berichtswerkzeuge, sodass Fördermittelgeber ihre Fortschritte visuell darstellen und mit Stakeholdern teilen können. Ein GMS reduziert auch das Risiko, indem es die Datenvalidierung automatisiert und Kontrollen und Abgleiche durchführt, um die Genauigkeit während des gesamten Prozesses der Fördermittelverwaltung zu gewährleisten.

Herausforderungen bei der Skalierbarkeit: Die Verwendung einer Tabellenkalkulation mag eine gute Idee sein, wenn Ihre Stiftung gerade erst anfängt. Wenn Ihre Organisation jedoch wächst und Sie mehrere Förderzyklen und Programme eingerichtet haben, steigt auch die Komplexität Ihrer Daten, was in Tabellenkalkulationen allein schwer zu verwalten sein kann. Mit GMS können Organisationen mehrere Programme und zunehmend komplexe Daten einfach und effizient verwalten.

Zeitaufwändige manuelle Prozesse: Einer der größten Nachteile der Verwendung von Tabellenkalkulationen für die Verwaltung von Fördermitteln ist der damit verbundene Zeitaufwand. Da die Tabellenkalkulationen manuell aktualisiert werden müssen, geht oft Zeit verloren, die für wichtigere, missionsbezogene Aufgaben aufgewendet werden könnte. Einer der größten Vorteile von GMS ist jedoch die Möglichkeit, Arbeitsabläufe durch Automatisierung zu rationalisieren.

Wie die Good Grants Software für die Verwaltung von Fördermitteln helfen kann

Good Grants wurde speziell für die Bedürfnisse von Fördermittelgebern entwickelt. Die Software verwaltet jeden Aspekt des Lebenszyklus der Fördermittelvergabe, kann innovative Ansätze für die Fördermittelvergabe fördern und unterstützen (wie z. B. vertrauensbasierte Philanthropie) und kann Ihrer Organisation sowohl zum Erfolg als auch zur Skalierung verhelfen.

Mit Good Grants können Stiftungen, die Fördermittel vergeben, ein System erhalten, das:

Sicher: Good Grants bietet die weltweit sicherste Softwarelösung für die Verwaltung von Fördermitteln. Die Anwendungs- und Hosting-Umgebung wurde mit integrierten Sicherheitspraktiken und -funktionen entwickelt, sodass Sie sich keine Sorgen um die Sicherheit Ihrer in Good Grants gespeicherten Fördermittel- oder Stipendiendaten machen müssen.

Zugänglich: Good Grants bietet internationalisierte Funktionen wie mehrere Sprachen und Finanzierungswährungen, benutzerfreundliche Schnittstellen sowie Tools und Optionen, die die Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen.

Einfach: Egal, ob Sie eine offene, geschlossene, wettbewerbsorientierte oder formelhafte Förderung durchführen, Good Grants unterstützt Ihren gesamten Förderzyklus von Anfang bis Ende – von der Unterstützung bei der Antragsverwaltung bis hin zur Erleichterung der Berichterstattung nach der Vergabe und der Verwaltung der Finanzierung.

Zeitsparend: Good Grants übernimmt alle administrativ aufwändigen Teile des Lebenszyklus der Fördermittelverwaltung mit benutzerdefinierten Arbeitsabläufen, ausgelösten E-Mail-Benachrichtigungen, Dokumentvorlagen und mehr.

Skalierbar: Good Grants kann Ihnen helfen, mehr als nur Daten zu verfolgen. Mit unserer Software für die Verwaltung von Fördermitteln kann Ihre Stiftung E-Mails versenden, Formelfelder erstellen und sogar die Förderfähigkeit prüfen.

Erfolgreich: Mit Good Grants können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Daten sicher und konform sind – und dass nichts durchs Raster fällt. So kann sich Ihre Organisation auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist, wie z. B. den Aufbau von Beziehungen zu Zuwendungsempfangenden und die Steigerung Ihrer Wirkung.

Tabellenkalkulationen endgültig abschaffen – mit Good Grants

Wenn Sie bereit sind, Ihre Fördermittelvergabe zu skalieren, ist es an der Zeit, Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen. Sicherheit, Zugänglichkeit, optimierte Prozesse, einfache Einreichung und Überprüfung werden Ihrer Fördermittelvergabe nur zum Erfolg verhelfen. Sind Sie bereit, mehr zu erfahren? Melden Sie sich für eine kostenlose Testversion an.