Trends nach der Pandemie: Wie Fördermittelgeber erfolgreich remote arbeiten können

Die COVID-19-Pandemie zwang Unternehmen weltweit, ihre Abläufe zu überdenken.

Während viele Stiftungen ihre Mission, das Leben zu verändern, nicht einstellten, wurden ihre Vergabepraktiken durch die Pandemie spürbar beeinträchtigt, und viele auf der ganzen Welt schwenkten auf Remote-Betrieb um.

Nun scheint es, dass dieser Schritt für viele von Dauer ist. Die Die Umfrage der Technology Association of Grantmakers zum Stand der Philanthropie-Technologie 2022 verleiht dieser Vorstellung Glaubwürdigkeit – 77 % der Befragten planen, für 2023 und darüber hinaus ein hybrides oder Remote-Arbeitsplatzmodell einzuführen.

Laut der Umfrage ist es am wahrscheinlichsten, dass Unternehmensstiftungen den Wechsel vollziehen, wie 100 % von ihnen angeben. Und 63 % der kleinen Privatstiftungen und kleinen Gemeinschaftsstiftungen (mit einem Vermögen von weniger als 25 Millionen US-Dollar) sind an einem vollständig Remote-Arbeitsmodell interessiert.

Hybrides oder Remote-Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile, darunter höhere Produktivität, verbesserte Work-Life-Balance, Flexibilität und Burnout-Reduzierung.

Viele Stiftungen haben aus erster Hand erfahren: Remote-Betrieb kann effektive Kosteneinsparungen bedeuten – und das bedeutet, dass mehr Ihres Budgets für die anstehende wichtige Arbeit verwendet werden kann.

Im Folgenden finden Sie Hinweise, wie Fördermittelgeber mühelos auf Remote-Arbeit umsteigen oder remote bleiben können.

1. Reflektieren und strategisch planen

Es ist möglich, dass das Konzept eines hybriden oder Remote-Arbeitsmodells für Ihre Stiftung völlig neu ist. Um effektiv remote zu arbeiten, ist es wichtig, das aktuelle Betriebssystem Ihrer Organisation zu bewerten. Dies wird aufdecken, was geändert werden muss und wie, um eine erfolgreiche Verlagerung zu ermöglichen.

Offen gesagt, jeder Aspekt des Prozesses Ihrer Förderorganisation muss in irgendeiner Weise angepasst werden. Die Bereiche, die jedoch am stärksten betroffen sein werden, sind Kommunikation, Zusammenarbeit, Projektmanagement und Leistungsbeurteilung.

Eine ordnungsgemäße Planung erleichtert den Umzug erheblich. Und wenn Sie schon seit einiger Zeit remote arbeiten, ist es ein guter Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, was funktioniert hat und was nicht, und sich entsprechend anzupassen.

2. Richtlinien haben und Flexibilität fördern

Damit Ihre Stiftung ein hybrides oder Remote-Arbeitsmodell effektiv umsetzen kann, sollte es Regeln für die Funktionsweise geben. Diese Vorschriften gewährleisten, dass das gesamte Team synchron ist, und dienen auch als Bezugspunkt, falls Fragen zum neuen Modell auftauchen. Darüber hinaus gewährleisten die Richtlinien die Rechenschaftspflicht.

Die Richtlinien sollten detailliert sein und die Gleichberechtigung in jeder möglichen Form wahren.

Starrheit steht im Widerspruch zum Wesen eines hybriden oder Remote-Arbeitsplatzes. Flexibilität ist der Weg nach vorn und Ihr Fokus sollte darauf liegen, die Arbeit zu erledigen. Anstatt Stunden zu verwalten, verwalten Sie die Leistung. Erkennen Sie, dass verschiedene Projekte unterschiedliche Geschwindigkeiten erfordern; machen Sie die Ziele jeder Aufgabe klar und überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse.

Dies wird die Leistung der Mitarbeiter steigern, da sie während ihrer produktivsten Stunden mehr erreichen werden.

3. Technologie nutzen

Ohne Technologie sind hybride oder Remote-Arbeitsbestrebungen so gut wie eine bloße Illusion. Die Umstellung auf das Work-from-Home-Modell erfordert den Einsatz von Software und Systemen, die die Prozesse der Organisation rationalisieren. Technologie spart Zeit, eliminiert menschliche Fehler und verbessert die Transparenz.

Glücklicherweise ist die Einführung von Technologie ein wichtiger Trend bei der Fördermittelvergabe nach der Pandemie. So geben beispielsweise 76 % der Befragten der Umfrage 2022 unter Fördermittelorganisationen an, dass sie Collaboration-Tools eingeführt haben, um die Verlagerung zu unterstützen.

Eine solche Software ist in der Regel für Kommunikation, Dokumentation, Zusammenarbeit, Fördermittelprogrammmanagement, Videokonferenzen, Projektmanagement und Marketing.

Ebenso wichtig ist es, Ihr Team angemessen im Umgang mit den Tools zu schulen. Ihre Mitarbeiter sollten sich nicht damit abmühen müssen, herauszufinden, wie die Plattformen zu bedienen sind. Erweitern Sie ihre Wissensbasis durch Webinare oder Schulungen, veranstalten Sie digitale Sprechstunden oder abonnieren Sie digitale Lerntools. Diese Methoden haben sich bei der Schulung der Mitarbeiter von mindestens 64 % der TAG-Umfrage als erfolgreich erwiesen.

4. Sicherheit priorisieren

Der Trend zur Umstellung auf ein hybrides oder vollständig Remote-Arbeitsmodell bei der Fördermittelvergabe nach der Pandemie verstärkt bestimmte Bedenken. Da Technologie – in Form einer Vielzahl von Software – notwendig ist, um dies zu verwirklichen, sind Cybersicherheitsrisiken ein Teil der Gleichung.

Es obliegt Ihnen, die notwendigen Praktiken zu implementieren, um Ihre Förderorganisation und ihre wertvollen Daten zu schützen.

Einige dieser Praktiken umfassen:

• Sicherzustellen, dass Ihr Team über professionelle E-Mail-Konten verfügt, die zur Bewertung der Tools der Organisation verwendet werden können
• Komplexe Passwortanforderungen erstellen
• Mitarbeitern die Nutzung von öffentlichem WLAN auf Arbeitsgeräten zu untersagen
• Mitarbeitern so weit wie möglich verschlüsselte Geräte zuzuweisen
• Sichere Cloud-basierte Dienste zum Schutz von Daten verwenden
• Ein sicheres VPN bereitzustellen und sicherzustellen, dass sich Ihre Mitarbeiter bei Bedarf anmelden
• Nur USB-Geräte zu verwenden, die von der IT-Abteilung Ihrer Organisation freigegeben wurden

Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Remote-Arbeit Ihre gemeinnützige Organisation keinen unlauteren Kräften aussetzt.

5. Richtige Kommunikation betonen

Die Umstellung auf hybride oder Remote-Arbeit hat Auswirkungen auf die Unternehmenskultur. Zum einen werden die Elemente der persönlichen Interaktion zwangsläufig erodieren, wenn nicht die notwendigen Schritte unternommen werden.

Kommunikation ist der Schlüssel in allen Beziehungen. Damit eine Fördermittelorganisation Remote-Arbeit effizient umsetzen kann, muss die Kommunikation erstklassig sein.

Legen Sie strenge Richtlinien und Verhaltensregeln für die Kommunikation fest. Entscheiden Sie sich für die besten Kommunikationskanäle, die Verfügbarkeit der verschiedenen Mitarbeiter und wie schnell jede Person voraussichtlich auf eine Nachricht antworten wird.

Finden Sie heraus, wie die verschiedenen Teammitglieder am liebsten kommunizieren, und führen Sie regelmäßige Kontrollen durch, um sicherzustellen, dass alle mit der Arbeitsweise zufrieden sind.

Eine ordnungsgemäße Kommunikation hält das gesamte Team auf dem Laufenden und fördert ein Gefühl der Verbundenheit, das bei Remote-Arbeit leicht verloren gehen kann.

6. Seien Sie unterstützend

Ungeachtet seiner unzähligen Vorteile ist eine mögliche Kehrseite eines vollständig Remote-Arbeitsmodells die Isolation. Laut einer Gallup-Umfrageberichteten diejenigen, die im Jahr 2020 und 2021 zu 100 % remote arbeiteten, über ein größeres Ausmaß an Einsamkeit. Einsamkeit kann die Produktivität beeinträchtigen und die Arbeitszufriedenheit behindern.

Unterstützen Sie das psychische Wohlbefinden Ihres Teams und zeigen Sie Ihre Fürsorge, indem Sie unterhaltsame Möglichkeiten zur Interaktion finden.

Melden Sie sich zufällig bei ihnen, um Gespräche über alle Themen zu führen, über die sie sich wohlfühlen. Feiern Sie besondere Anlässe wie Geburtstage und vergessen Sie nicht, wie wichtig die Anerkennung für eine gut gemachte Arbeit ist.

Integrieren Sie virtuelle oder gelegentliche persönliche Happy Hours. Aktivitäten dieser Art werden die Stimmung des Teams mit Sicherheit aufhellen und das Gefühl der Kameradschaft bewahren.

Hybrides oder Remote-Arbeiten kann ein Wendepunkt für Ihre Fördermittelorganisation sein. Setzen Sie diese Tipps oben um, um weiterhin erfolgreich die Vorteile eines Remote-Arbeitsplatzes zu nutzen.