Eine nützliche Vorlage für die Erstellung eines Wirkungsberichts: Was man tun und lassen sollte

Wirkungsberichte sind ein wichtiges Instrument für gemeinnützige Organisationen, um ihre Fortschritte mit den Interessengruppen zu teilen. Trotzdem wissen viele Organisationen nicht, wie sich Wirkungsberichte von Jahresberichten unterscheiden, wie sie verwendet werden sollten oder wie man einen solchen erstellt.

In diesem Artikel werden wir die Grundlagen der Wirkungsberichterstattung aufschlüsseln, einschliesslich der Frage, warum sie unerlässlich ist und wie jede gemeinnützige Organisation mit ein paar Geboten und Verboten einen Wirkungsbericht erstellen kann.

Was ist ein Wirkungsbericht?

Ein Wirkungsbericht ist ein Dokument oder eine Präsentation, die die messbaren Ergebnisse der Arbeit einer Organisation aufzeigt. In der Regel stammen die Ergebnisse aus bestimmten Initiativen oder Programmen über einen bestimmten Zeitraum.

Welche Vorteile bieten Wirkungsberichte?

Wirkungsberichte können aus verschiedenen Gründen strategisch für gemeinnützige Organisationen sein. Obwohl jede Organisation anders ist, verwenden die meisten gemeinnützigen Organisationen Wirkungsberichte, um:

Vertrauen aufzubauen: Ein Wirkungsbericht zeigt, wie Mittel und Ressourcen verwendet wurden, um etwas zu bewirken, und trägt so dazu bei, Vertrauen bei den Interessengruppen (Spendern, Vorstandsmitgliedern und der Gemeinschaft) aufzubauen.

Beziehungen zu stärken: Wirkungsberichte zeigen Spendern und Unterstützern genau, warum sie für Ihre Mission so wichtig sind, wodurch sie sich wertgeschätzt und wertvoll fühlen.

Strategische Entscheidungen zu treffen: Der Prozess des Sammelns von Erkenntnissen und Ergebnissen aus bestimmten Initiativen ermöglicht es gemeinnützigen Organisationen, tief in das einzutauchen, was funktioniert hat und was nicht – und in Zukunft strategische Entscheidungen zu treffen.

Mittel zu beschaffen: Der deutliche Nachweis der Ergebnisse vergangener Investitionen kann zu weiteren Spenden und/oder Partnerschaften anregen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Jahresbericht und einem Wirkungsbericht?

Jahresberichte und Wirkungsberichte werden oft miteinander verwechselt, aber sie unterscheiden sich deutlich.

Während ein Wirkungsbericht die Ergebnisse bestimmter Initiativen oder Programme aufzeigt und sich oft auf einen bestimmten Zeitraum konzentriert, dient ein Jahresbericht als Jahresrückblick für gemeinnützige Organisationen und deckt in der Regel mehrere verschiedene Initiativen, Programme und mehr ab.

Zum Beispiel bietet der Jahresbericht von Girls’ Inc. aus dem Jahr 2023 einen detaillierten Einblick in das gesamte Jahr – einschliesslich der Finanzen der Organisation. Ein Wirkungsbericht könnte sich jedoch auf einen kleineren, klarer definierten Zeitraum konzentrieren und sich auf einige wenige spezifische Initiativen oder Programme konzentrieren, anstatt auf ein ganzes Jahr.

Wie man einen Wirkungsbericht erstellt

Do: Behalten Sie Ihren Zweck und Ihr Publikum im Auge

Im Gegensatz zu einem Jahresbericht, der oft für ein sehr breites Publikum erstellt wird – einschliesslich Spender, Partner und andere Interessengruppen – sind Wirkungsberichte oft spezifischer und fokussierter.

Achten Sie bei der Erstellung Ihres Wirkungsberichts darauf, Ihr Hauptziel und Ihre Zielgruppe zu bestimmen, damit Sie ihn korrekt erstellen können. Wenn Ihr Wirkungsbericht beispielsweise für eine Partnerorganisation bestimmt ist, sollten Sie sich möglicherweise nicht auf Initiativen konzentrieren, die durch Spenden der breiten Öffentlichkeit ermöglicht wurden.

Do: Fügen Sie qualitative Erkenntnisse hinzu

Viele gemeinnützige Organisationen konzentrieren sich auf quantitative Erkenntnisse und harte Zahlen (Kennzahlen wie die Anzahl der betreuten Personen oder die verwendeten Mittel).

Obwohl diese wichtig sind, ist es ebenso wichtig, qualitative Erkenntnisse wie Begünstigtengeschichten, Umfrageergebnisse, Erfahrungsberichte und mehr einzubeziehen. Dies kann dazu beitragen, eine emotionalere Verbindung herzustellen und einen ganzheitlicheren Überblick über Ihre Wirkung zu geben.

Do: Make es einfach

Unabhängig von Ihrem Publikum muss Ihr Wirkungsbericht so lesefreundlich wie möglich sein. Dies stellt sicher, dass die Interessengruppen den Bericht lesen und verstehen.

Verwenden Sie dazu viele Überschriften, Aufzählungspunkte und visuelle Elemente (denken Sie an Fotos, Grafiken und mehr).

Do: Wiederholen Sie Mission und Ziele

Unabhängig davon, ob Ihr Publikum ein langjähriger Partner oder ein brandneuer Unterstützer ist, ist es immer eine gute Vorgehensweise, sie zu Beginn Ihres Berichts an Ihre Mission und Ziele zu erinnern.

Dies hilft, die Leser an Ihre Werte zu erinnern und bietet eine Grundlage für den Rest des Wirkungsberichts.

Don’t: Haben Sie keine Angst, Rückschläge zuzugeben

Keine gemeinnützige Organisation ist perfekt. Scheuen Sie sich also bei der Erstellung Ihres Wirkungsberichts nicht, zu erwähnen, wo Verbesserungen vorgenommen werden könnten oder wo etwas schiefgelaufen ist.

Auf diese Weise zeigen Sie den Unterstützern, dass Sie sich für Vertrauen, Transparenz und Ehrlichkeit einsetzen.

Don’t: Make es nicht langweilig

Niemand möchte einen langen, textbasierten Wirkungsbericht lesen.

Verwenden Sie stattdessen Storytelling-Techniken, um Daten auszutauschen und Unterstützer mit Fotos, Diagrammen und sogar Videos (wenn Sie den digitalen Wirkungsberichtsweg gehen) über Ihre Fortschritte zu informieren. Dies ermöglicht es den Unterstützern, eine intensivere Erfahrung zu machen und sich viel stärker mit Ihrer Mission verbunden zu fühlen.

Don’t: Vergessen Sie den Kontext nicht

Viele gemeinnützige Organisationen listen nur Aktivitäten oder Ergebnisse auf (z. B. „Wir haben 20 Workshops durchgeführt“), ohne zusätzliche Informationen über die Ergebnisse oder warum sie wichtig sind bereitzustellen.

Geben Sie stattdessen Einblicke in die Unterschiede, die Ihre Aktivitäten oder Investitionen bewirkt haben (z. B. „95 % der Workshopteilnehmer gaben an, dass sich ihre Finanzkompetenz verbessert hat, was sich direkt in höheren Ersparnissen niederschlug“).

Ein Wirkungsbericht kann ein unglaublich nützliches Instrument für eine gemeinnützige Organisation sein. Verwenden Sie die obigen Tipps, um Ihren nächsten Bericht zu erstellen und Ihrer Community Ihren Fortschritt und Ihre Wirkung zu zeigen.