Die unverzichtbare Checkliste für die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe für Fördermittelgeber

Die Arbeit eines Fördermittelgebers ist nicht beendet, wenn Fördermittel vergeben werden. Tatsächlich markiert die Verwaltung nach der Vergabe in vielerlei Hinsicht den Beginn einer völlig neuen Beziehung – eine, die ebenso viel bewusste Strategie und Anstrengung erfordert.

In diesem Artikel erläutern wir, warum die Verwaltung nach der Vergabe unerlässlich ist, und bieten eine hilfreiche Checkliste für den Abschluss von Fördermitteln mit wichtigen Aufgaben, die Fördermittelgeber im Auge behalten sollten.

Was ist die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe?

Die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe ist eine Phase des gesamten Fördermittelverwaltungsprozesses. Sie bezieht sich auf alle administrativen, finanziellen und compliance-bezogenen Aktivitäten, die stattfinden, nachdem Fördermittel vergeben wurden.

Obwohl jedes Fördermittelprogramm anders ist, umfasst die Verwaltung nach der Vergabe für Fördermittelgeber typischerweise die Überwachung des Fortschritts der Zuwendungsempfangenden, die Sicherstellung der Einhaltung der Fördermittelvereinbarung und die Bereitstellung der angemessenen Unterstützung, um ihnen zum Erfolg zu verhelfen.

Warum ist die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe wichtig?

Bei guter Umsetzung kann die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe helfen:

Einhaltung sicherstellen und Risiken reduzieren: Fördermittelvereinbarungen enthalten in der Regel spezifische Bedingungen, einschließlich finanzieller Richtlinien, Berichtsfristen und Leistungserwartungen. Die Phase nach der Vergabe ermöglicht es Fördermittelgebern, sicherzustellen, dass Zuwendungsempfangende diese Anforderungen einhalten, finanzielle und rechtliche Risiken minimieren und gewährleisten, dass die Mittel bestimmungsgemäß verwendet werden.

Wirkung messen: Ein entscheidender Aspekt der Arbeit des Fördermittelgebers ist die Beurteilung, ob die geförderte Initiative ihre Ziele erreicht. Regelmäßige Berichterstattung und Vor-Ort-Besuche nach der Vergabe können Fördermittelgebern helfen, die Wirkung ihrer Fördermittel zu bewerten, die sie dann wichtigen Interessengruppen mitteilen können.

Beziehungen zwischen Fördermittelgebern und Zuwendungsempfangenden stärken: Die Beziehung zwischen Fördermittelgeber und Zuwendungsempfangenden ist entscheidend für langfristigen Erfolg. Indem sie Flexibilität und Rechenschaftspflicht ausbalancieren und offene Kommunikationswege anbieten, können Fördermittelgeber den Zuwendungsempfangenden nach der Vergabe das Gefühl geben, unterstützt zu werden, während sie ihre Aufgaben erfüllen – all dies trägt dazu bei, mehr Wirkung zu erzielen.

Zukünftige Fördermittelvergabe informieren: Die Überprüfung der Leistung und Ergebnisse der Fördermittel ermöglicht es Fördermittelgebern letztendlich, ihre Strategien zur Fördermittelvergabe zu verfeinern und datengestützte Entscheidungen für bevorstehende Förderzyklen zu treffen.

Checkliste für die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe

Fördermittelgeber sind während jeder Phase des Lebenszyklus der Fördermittel stark beschäftigt und können sich oft von der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben überfordert fühlen. Um Stress abzubauen, verwenden Sie unsere unverzichtbare Checkliste für die Verwaltung nach der Vergabe.

Überprüfen Sie die Fördermittelvereinbarung

Bevor Sie mit der Nachbereitung und Verwaltung nach der Vergabe beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie alle in der Fördermittelvereinbarung festgelegten Bedingungen, Auflagen, Berichtsfristen und Leistungen überprüfen.

Sie sollten auch die Zuwendungsempfangenden an diese Dinge erinnern, damit jede Partei die Phase nach der Vergabe auf gleicher Basis beginnen kann.

Legen Sie einen Berichtsplan, Anforderungen und ein Format fest

Einer der wichtigsten Teile jedes Prozesses der Fördermittelverwaltung nach der Vergabe ist die Erstellung eines Berichtsplans, die Festlegung von Anforderungen und die Berücksichtigung des Formats der Berichterstattung.

Berichtsplan: Legen Sie genau fest, wann Sie Fortschrittsberichte und formelle Berichte von den Zuwendungsempfangenden erwarten, damit diese sich vorbereiten können.

Berichtsanforderungen: Erinnern Sie die Zuwendungsempfangenden vor der Frist für die Berichterstattung über die Fördermittel genau daran, welche Informationen sie bereitstellen müssen (finanzielle Aktualisierungen, Fortschritt der Aktivitäten usw.), damit sie während der Umsetzung der Fördermittel den Überblick behalten können.

Berichtsformat: Legen Sie fest, wie Fortschritte und Aktualisierungen Ihrem Team mitgeteilt werden sollen. Werden Sie den Zuwendungsempfangenden erlauben, einen Fördermittelbericht online einzureichen? Werden Sie mündliche Berichterstattung zulassen? Oder beides? Erstellen Sie einen Berichtsplan und nutzen Sie automatisierte Kommunikation.

Mit Good Grants können Fördermittelgeber die Verwaltung der vergebenen Fördermittel optimieren, die Einhaltung der Berichtspflichten gewährleisten und die Finanzierung auf Kurs halten. Fördermittelgeber können eine unbegrenzte Anzahl von Fördermittelberichtsformularen erstellen, um jederzeit und so oft wie erforderlich programmatische, finanzielle, KPI- oder andere relevante Informationen anzufordern.

Kommunikation planen

Kommunikation ist immer entscheidend, besonders während der Phase der Fördermittelverwaltung nach der Vergabe.

Zuwendungsempfangende sollten das Gefühl haben, Ihr Team bei Bedarf für Aktualisierungen, Fragen und allgemeine Unterstützung kontaktieren zu können. Ebenso sollte Ihr Team zuversichtlich sein, zu wissen, wie, wo und wann Zuwendungsempfangende für Informationen kontaktiert werden können.

Dies umfasst in der Regel:

Wo Sie kommunizieren werden: Überlegen Sie, wo Ihre Teams und Ihre Zuwendungsempfangenden miteinander sprechen werden. Werden Sie ein Tool wie Slack oder Discord verwenden? Persönliche Vor-Ort-Besuche? Oder beides?

Wann Sie kommunizieren werden: Überlegen Sie, wie oft Sie sich mit den Zuwendungsempfangenden austauschen und geben Sie ihnen Parameter für die Kontaktaufnahme mit Ihrem Team (z. B. Mo-Fr, 9:00–17:00 Uhr).

Abschlussverfahren festlegen und kommunizieren

Zu guter Letzt sollten Sie den formellen Abschluss der Fördermittel planen. Dies umfasst typischerweise Abschlussberichte der geförderten Fördermittel sowie deren Erfolge oder Rückschläge.

Fördermittelgeber sollten umfassende Aufzeichnungen über alle projektbezogenen Aktivitäten, Kommunikationen und Finanztransaktionen führen.

Meistern Sie jede Phase des Lebenszyklus der Fördermittel mit Good Grants

Die Verwaltung der Fördermittel nach der Vergabe geht über die Einhaltung hinaus.

Mit der richtigen Checkliste und unterstützenden Tools wie Good Grants für den Empfang von Fördermittelberichten können Fördermittelgeber ihre Wirkung verstärken, Förderergebnisse verbessern und letztendlich die von ihnen unterstützten Anliegen voranbringen – und die Welt zu einem besseren Ort machen.