Der Leitfaden für Fördermittelgeber zu Warnsignalen bei der Abrechnung von Fördermitteln

Der Abrechnungsprozess der Fördermittel ist ein wesentlicher Bestandteil des Lebenszyklus der Fördermittel. Er bietet die Möglichkeit, die Beziehung zwischen Zuwendungsempfangenden und Fördermittelgeber zu stärken, zukünftige Entscheidungen zur Fördermittelvergabe zu informieren und letztendlich die größtmögliche Wirkung zu erzielen.

Doch manchmal verläuft der Abrechnungsprozess der Fördermittel nicht immer reibungslos. Fördermittelgeber können Unstimmigkeiten, Lücken in Zeitplänen und Informationen und mehr entdecken – was eine schwierige Situation darstellt, die es zu meistern gilt.

In diesem Artikel werden wir die häufigsten Warnsignale aufschlüsseln und erläutern, wie Fördermittelgeber angemessen darauf reagieren können.

Was ist eine Abrechnung der Fördermittel?

Obwohl die Definition einer Abrechnung der Fördermittel je nach Organisation variieren kann, findet dieser Prozess in der Regel in der Phase nach der Vergabe statt und erfordert, dass der Empfänger der Fördermittel (die Zuwendungsempfangenden) über die Ergebnisse dieser Fördermittel berichtet.

Typischerweise beinhaltet dieser Prozess, dem Fördermittelgeber Details darüber zu geben, wie das Geld ausgegeben wurde, welches Ergebnis diese Ausgaben hatten und ob die beabsichtigten Ziele erreicht wurden.

Was gehört zu Abrechnungen der Fördermittel?

Obwohl jeder Abrechnungsprozess der Fördermittel je nach beteiligten Organisationen und den Fördermitteln selbst variieren kann, umfassen sie typischerweise Details zu:

Finanzen: Eine detaillierte Aufschlüsselung der Verwendung der Mittel mit Belegen wie Rechnungen, Quittungen und Finanzberichten.

Projektfortschritt: Zusammenfassungen, welche Programme oder Initiativen durchgeführt wurden, einschließlich Zeitplänen, Herausforderungen und mehr.

Ergebnisse und Wirkung: Was die Fördermittel der Organisation geholfen haben zu erreichen, mit sowohl qualitativen (Diagramme, Grafiken usw.) als auch quantitativen Nachweisen (Referenzen, Rückmeldungen aus Umfragen usw.).

Reflexion und Erkenntnisse: Eine detaillierte Aufschlüsselung aus der Perspektive der Zuwendungsempfangenden darüber, was funktioniert hat und was nicht, einschließlich gewonnener Erkenntnisse, Ziele für zukünftige Verbesserungen und mehr.

Die fünf wichtigsten Warnsignale bei Abrechnungen der Fördermittel

1. Budget-Unstimmigkeiten

Die Finanzberichterstattung ist einer der wichtigsten Teile jedes Abrechnungsprozesses der Fördermittel.

Manchmal sind die gemeldeten Zahlen jedoch inkonsistent, stimmen nicht mit den genehmigten Budgets überein, bieten wenig Aufschlüsselung oder Kontext und enthalten keine unterstützende Finanzdokumentation und Belege.

2. Vage Sprache und Berichterstattung

Damit Fördermittelgeber Ergebnisse genau bewerten und fundierte Entscheidungen über zukünftige Fördermittel treffen können, benötigen sie eine detaillierte, konkrete Dokumentation über die Fördermittel und deren Ergebnisse. Vage Sprache und Berichterstattung können dies jedoch behindern.

Manchmal verwenden Zuwendungsempfangende Formulierungen wie „die Veranstaltung verlief gut“ oder „wir haben viele Menschen erreicht“, ohne spezifische Ergebnisse, Standorte oder Zielgruppen zu nennen.

3. Lücken im Zeitplan

Zeitpläne sind für Fördermittelgeber ebenso wichtig zu verstehen, einschließlich der Daten, wann bestimmte Projekte oder Initiativen durchgeführt wurden.

Warnsignale können fehlende Daten oder verdichtete Zeitpläne ohne Kontext sein.

4. Wirkung ohne Nachweis

Fördermittelgeber müssen sicherstellen, dass ihre Fördermittel das erreichen, was sie beabsichtigen. Manchmal liefern Zuwendungsempfangende jedoch nicht genügend Details und messbare Ergebnisse über das Erreichte.

Dies äußert sich typischerweise in allgemeinen Wirkungsbeschreibungen („wir haben die Sicherheit in der Gemeinde verbessert“) ohne belegende Nachweise, kaum oder keiner Erwähnung, wie Ergebnisse gemessen wurden, und einem Mangel an qualitativen Nachweisen (wie Referenzen, Geschichten usw.).

5. Keine Reflexion oder Erkenntnisse

Keine Fördermittel werden perfekt umgesetzt – es gibt immer Raum für Verbesserungen. Wenn Zuwendungsempfangende jedoch keine Reflexion oder Erkenntnisse in ihrer Abrechnung enthalten, kann dies auf einen Mangel an Transparenz hindeuten und letztendlich die Möglichkeit zur zukünftigen Verbesserung nicht nutzen.

Dies beinhaltet typischerweise nur die Erwähnung von Erfolgen, ohne Erwähnung von Herausforderungen, Hindernissen oder gewonnenen Erkenntnissen.

Wie Fördermittelgeber Warnsignale angehen können

Diese Unstimmigkeiten anzugehen, kann für Fördermittelgeber schwierig sein, insbesondere für diejenigen, die sich für starke Beziehungen zwischen Zuwendungsempfangenden und Fördermittelgebern auf vertrauensbasierte Philanthropie stützen.

Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, mit Zuwendungsempfangenden auf einfühlsame, gegenseitig respektvolle Weise darüber in Kontakt zu treten:

Klarstellen: Geben Sie den Zuwendungsempfangenden den Vertrauensvorschuss und erklären Sie behutsam die Bedeutung bestimmter Informationen und Dokumentationen (d.h. erklären Sie genau, wie es Ihrer Organisation – und ihnen – zum Erfolg verhilft).

Unterstützung anbieten: Erklären Sie den Zuwendungsempfangenden, wie sie ihre Berichterstattung strukturieren könnten, und führen Sie sie durch das, was Sie benötigen und wie sie es tun können. Dies kann durch formellen Kapazitätsaufbau geschehen oder auch nicht.

Überprüfen Sie Ihre Vorlagen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Formulare oder Vorlagen zur Abrechnung der Fördermittel Zuwendungsempfangende gezielt nach den benötigten Informationen fragen (und überarbeiten Sie diese, falls nicht). Stellen Sie außerdem sicher, dass sie so einfach wie möglich sind, damit Zuwendungsempfangende nicht überlastet werden.

Lernen als Teil des Lebenszyklus der Fördermittel normalisieren: Sagen Sie den Zuwendungsempfangenden, dass Unstimmigkeiten und Fehler normal sind. Bieten Sie bei Bedarf einen iterativen Ansatz an.

Beispiele bereitstellen: Zeigen Sie den Zuwendungsempfangenden genau, wonach Sie suchen, indem Sie ihnen erfolgreiche Beispiele zeigen.

Optimieren Sie Ihre Abrechnungen der Fördermittel mit Good Grants

Eine genaue und konsistente Abrechnung der Fördermittel sicherzustellen, ist ein großer Teil der Aufgabe eines Fördermittelgebers. Dies manuell zu verwalten, kann jedoch überwältigend sein.

Mit Good Grants können Fördermittelgeber jeden Teil des Lebenszyklus der Fördermittel an einem zentralen Ort verwalten – von der Optimierung der Verwaltung vergebener Fördermittel über die Einhaltung der Berichtspflichten bis hin zur Sicherstellung der Finanzierung.

Darüber hinaus können Fördermittelgeber mit Good Grants eine unbegrenzte Anzahl von Fördermittelberichtsformularen erstellen, um programmatische, finanzielle, KPI- oder andere relevante Informationen jederzeit und so oft wie erforderlich anzufordern.