von Bright Ewuru | Dez. 14, 2022 | Artikel
Die letzten Tage des Jahres sind bekanntlich fröhliche Zeiten voller Festlichkeiten, Heiterkeit, Familienzeit und mehr. Doch es ist eine arbeitsreiche Zeit für gemeinnützige Organisationen, die einen Großteil der Saison ihre Gemeinschaft einzubinden, um Unterstützung zum Jahresende zu erhalten.
Es ist auch die Zeit des Jahres, um offene Angelegenheiten zu erledigen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, die Aktenführung zu organisieren und mehr.
Hier finden Sie eine kurze Checkliste für wichtige Jahresendaktivitäten von gemeinnützigen Organisationen.
Aufgrund des gemeinnützigen Charakters von Non-Profit-Organisationen und ihrer Arbeitsweise gelten in der Regel bestimmte Vorschriften, um Ordnung und Transparenz zu gewährleisten. Die Checkliste Ihrer gemeinnützigen Organisation für Jahresendaktivitäten sollte damit beginnen, sicherzustellen, dass Sie diese Gesetze einhalten.
In der Regel sind gemeinnützige Organisationen verpflichtet, jährliche Mitgliederversammlungen abzuhalten und Protokolle dieser Sitzungen zu führen. Diese Sitzung des Vorstands Ihrer gemeinnützigen Organisation ist notwendig für die Überprüfung der Richtlinien der Organisation, die Wahl neuer Vorstandsmitglieder sowie die Überprüfung und Genehmigung von Budgets.
Der nächste Schritt ist die Einreichung der Steuerberichte der Organisation sowie die Meldung von Zuschüssen und Verträgen. Je nachdem, wo Ihre gemeinnützige Organisation tätig ist, kann es Richtlinien geben, die detaillierte Berichte darüber vorschreiben, wie die Mittel verwendet wurden und wem gedient wurde. Zudem können lokale Gesetze eine regelmäßige Aktualisierung der Büros und Adressen Ihrer Organisation sowie der Angaben zu ihren Direktoren und leitenden Angestellten verlangen.
Solche Jahresendberichte von gemeinnützigen Organisationen zeigen, dass Ihre Organisation aktiv ist und halten die Regierung über ihre Angelegenheiten auf dem Laufenden.
Bei der Vorbereitung auf ein neues Jahr ist es notwendig, alle finanziellen Angelegenheiten zu klären. Dies gilt für alle Unternehmungen, ob gewinnorientiert oder nicht. Eine finanzielle Jahresend-Checkliste für Ihre gemeinnützige Organisation beginnt mit der Dateneingabe und der Kontenabstimmung. Erfassen Sie jede Spende und Transaktion, um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird.
Das Finanzmanagement umfasst auch eine Bewertung des Jahresbudgets und der tatsächlichen Ausgaben, um festzustellen, ob die gemeinnützige Organisation mehr ausgegeben hat, als geplant war. Eine solche Analyse liefert die Kapitalflussrechnung und die funktionalen Ausgaben der Organisation.
Dies informiert Sie über die finanzielle Lage Ihrer gemeinnützigen Organisation und gibt Ihnen Hinweise für die Schritte, die im folgenden Jahr zu unternehmen sind.
Wenn das Jahr zu Ende geht, ist es wichtig, mit Spendern und potenziellen Spendern in Ihrer Gemeinschaft zu kommunizieren. Diese Kommunikation dient verschiedenen Zwecken, einer davon ist die Wertschätzung Ihrer Spender. Ihre Dankbarkeit gegenüber Ihren Spendern für ihre Unterstützung zu zeigen, ist ein sicherer Weg, um Ihrer Organisation einen besonderen Platz in ihren Herzen zu sichern und sie zu ermutigen, Sie weiterhin zu unterstützen.
In den USA ist ein Spendenbestätigungsschreiben für Spenden über 250 $ erforderlich, um Spendern zu helfen, Abzüge in ihren individuellen Steuererklärungen geltend zu machen. Falls dies zutrifft, kann es hilfreich sein, ihnen gleichzeitig eine schriftliche Bestätigung zukommen zu lassen.
Sie können gleichermaßen Spendenaufrufe an potenzielle Spender richten. Das Versenden von saisonalen Grüßen, das Teilen der Werte und Mission Ihrer gemeinnützigen Organisation mit ihnen kann bei der Einwerbung von Jahresendspenden helfen. Sie könnten dazu angeregt werden, Sie sofort zu unterstützen oder Ihre Organisation bei der Planung für das kommende Jahr im Vordergrund zu behalten.
Ebenso sollten Sie Spender kontaktieren, die mit ihren Zusagen im Rückstand sind. Es besteht die Möglichkeit, dass andere Anliegen Vorrang hatten oder sie mit finanziellen Herausforderungen konfrontiert waren. Eine freundliche Erinnerung wird sie dazu anregen, ihr Versprechen zu erfüllen oder Ihnen ein Update zur Situation und möglichen nächsten Schritten zu geben.
Ein weiterer Punkt auf der Jahresend-Checkliste Ihrer gemeinnützigen Organisation ist die Messung Ihrer Jahresleistung. Dieser Schritt ist entscheidend, da er der wahre Maßstab für den Erfolg Ihrer gemeinnützigen Organisation in diesem Jahr ist. Neben der Aufzeigung von Verbesserungen im Laufe des Jahres gibt er auch eine gute Vorstellung davon, wie Sie für das kommende Jahr planen sollten.
Ein ausgezeichneter Ausgangspunkt für die Bewertung des Erfolgs Ihrer Organisation ist die Berechnung des Return on Investment der verschiedenen Programme und Spendenaktionen, die im Laufe des Jahres durchgeführt wurden. Achten Sie auch auf Ihren Kassenbestand zum Jahresende. Wenn die Konten Ihrer gemeinnützigen Organisation im Plus sind, ist das ein Zeichen für ein ordnungsgemäßes Ressourcenmanagement.
Ebenso wichtig ist es, Ihre Spenderkonversions- und -bindungsrate zu beobachten. Wie viele neue Sponsoren haben Sie gewonnen und wie viele der alten sind noch bei Ihnen? Wenn Sie entweder eine beträchtliche Anzahl von ihnen verloren haben, während Sie nur wenige oder gar keine neuen gewonnen haben, dann könnte es an der Zeit sein, die Strategie zu überdenken.
Als Führungskraft einer Organisation möchten Sie, dass Ihre gemeinnützige Organisation das nächste Jahr mit Schwung beginnt. Das bedeutet, sofort durchzustarten, mutige Schritte zu unternehmen und Ihre gemeinnützige Organisation wachsen zu lassen. Um dies zu erreichen, ist es unerlässlich, sich am Jahresende angemessen vorzubereiten.
Identifizieren Sie die Ziele, die Sie im nächsten Jahr erreichen möchten, und legen Sie die notwendigen Pläne fest, um diese umzusetzen. Mit einem guten Wissen darüber, was im laufenden Jahr erfolgreich war und was nicht, wird es hilfreich sein, Strategien zu entwickeln, um Ihre Ziele zu erreichen. Sie werden die Einsicht haben, Anpassungen vorzunehmen oder völlig neue Taktiken anzuwenden.
Warten Sie nicht, bis das neue Jahr beginnt, um Ihre Vorbereitungen zu starten.
Ihr Team benötigt ebenfalls eine Bewertung am Jahresende. Dies wird aufzeigen, ob zusätzliches Talent benötigt wird. Bitten Sie Ihr Team um Feedback zu organisatorischen Prozessen und wie diese ihrer Meinung nach verbessert werden können.
Feiern Sie auch die Erfolge Ihrer Organisation für das Jahr mit Ihrem Team. Viele der Erfolge wären ohne ihre Anstrengungen nicht erreicht worden, daher sollten Sie ihnen die gebührende Anerkennung für ihre Beiträge zukommen lassen. Dies wird sie für das kommende Jahr motivieren.
Die letzten Tage können eine aktive Zeit für gemeinnützige Organisationen sein, während Sie sich auf das folgende Jahr vorbereiten. Diese Checkliste kann Ihnen jedoch helfen, sich zu organisieren und für ein erfolgreiches kommendes Jahr bereit zu sein.
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