5 bewährte Wege zur Reduzierung der Supportkosten für die Online-Fördermittelvergabe

Ein Online-Antrag mit einer schlechten Benutzererfahrung kann jedoch Verwirrung stiften und Ihre Abhängigkeit sowie den Zeitaufwand für die Unterstützung von Bewerbenden erhöhen.

Es ist wichtig, die Kosten für die Fördermittelunterstützung unter Kontrolle zu halten. Gutachter, Bewerbende und andere Programm-Beteiligte benötigen während des gesamten Fördermittel-Lebenszyklus Unterstützung und Anleitung, und das ist keine leichte Aufgabe.

Wie können Sie also die Betriebskosten für Ihr Fördermittelprogramm senken und gleichzeitig die Benutzererfahrung verbessern? Lesen Sie weiter, um fünf umsetzbare Schritte zu erfahren, die Sie unternehmen können, um die Supportkosten zu senken und gleichzeitig das beste Programmerlebnis zu bieten.

Eine Qualifizierungsrunde automatisieren

„Kann ich mich für diese Fördermöglichkeit bewerben?“

Diese Frage beantwortet Ihr Support-Team wahrscheinlich sehr oft. Sparen Sie Zeit bei den häufigsten Fragen zum Antrag (und zur Vorab-Antragstellung), indem Sie eine Qualifizierungsrunde erstellen.

Durch die Erstellung eines Qualifizierungsprozesses reduzieren Sie nicht nur Supportanfragen zur Förderfähigkeit, sondern sparen auch Ihrem Bewertungsteam Zeit, indem Sie die Anzahl der Anträge reduzieren, die grundlegende Anforderungen nicht erfüllen.

Klare und prägnante Fördermittelbedingungen festlegen

Wenn Sie die Bedingungen Ihres Programms festlegen, nehmen Sie alles auf, was Ihre Bewerbende wissen müssen, um sich zu bewerben. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes abdecken:

• Zeitplan und Fristen
• Wert der Fördermittel (ihr Nutzen)
• Anforderungen der Fördermöglichkeit
• Berichtspflichten nach der Fördermittelvergabe
• Ihr Programmziel und Ihre Mission

Machen Sie es Ihren Teilnehmenden leicht, Ihre Bedingungen zu finden, und erwägen Sie, sie zum Lesen und Akzeptieren aufzufordern, bevor sie den Antrag endgültig einreichen.

Durch die Bereitstellung klarer, zugänglicher und umfassender Bedingungen können Sie Last-Minute-Probleme oder nächtliche Anrufe von frustrierten Zuwendungsempfangenden vermeiden.

Goldene Regel: Versetzen Sie sich immer in die Lage Ihrer Bewerbende.

Bieten Sie eine einfache und angenehme Benutzererfahrung

Nutzer erwarten immer bessere digitale Erlebnisse. Und indem Sie diesen Erwartungen gerecht werden, stellen Sie sowohl eine bessere Qualität als auch Quantität der Anträge sicher und vermitteln einen großartigen ersten Eindruck davon, wie die Beziehung zu Ihnen aussehen wird.

Verbessern Sie Ihre Antragserfahrung, indem Sie Folgendes anbieten:

• Ein leicht verständliches Antragsformular, aufgeteilt in mehrere Registerkarten oder Seiten
• Feldvalidierung mit Fehlermeldungen für Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw., um Tippfehler zu vermeiden
• Eine einfache Möglichkeit für Ihre Bewerbende, den Antrag zu starten, zu speichern und zum Antragsformular zurückzukehren
• Ein zentraler Ort zur Verwaltung aller Anträge und Berichte

Eine großartige Antragserfahrung wird zu weniger Fragen zu Ihrem Prozess führen.

Bieten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitung und Unterstützung

Unterstützen Sie Bewerbende mit Hilfe, Tipps und Anleitung in jeder Phase ihrer Einreichung, um ihnen zu helfen, ihre Anträge problemlos auszufüllen. Dies kann geschehen in Ihrem Fördermittelsystem um Ihrem menschlichen Support-Team Zeit zu sparen! Zum Beispiel können Sie in Good Grants:

• Stellen Sie kontextbezogene Informationen im gesamten Antragsformular bereit. Inhaltsblöcke bieten Ihnen die Flexibilität, Anweisungen dort bereitzustellen, wo Sie sie benötigen.
• Geben Sie Hilfe- und Hinweistexte auf Feld- oder Fragetext-Ebene, um sicherzustellen, dass jede Frage leicht verstanden wird. Sie können auch Erwartungen oder Beispiele geben.
• Fügen Sie Videos und Bilder hinzu, um Ihren Bewerbende durch den Prozess zu helfen, die in Inhaltsblöcken auf der gesamten Plattform leicht verfügbar sind, um ein reichhaltigeres Erlebnis zu bieten.

Halten Sie die Teilnehmende Ihres Fördermittelprogramms auf dem Laufenden

Es gibt kein Zuviel an Kommunikation mit Ihren Bewerbende. Von der Benachrichtigung von Gutachtern über Bewertungsfristen bis hin zur E-Mail an Bewerbende über den Programmstatus gibt es viel zu kommunizieren – und Transparenz ist entscheidend, um Supportanfragen zu reduzieren.

Nutzen Sie E-Mails und Textnachrichten so oft wie möglich, um Programm-Updates zu senden, damit sie nicht das Bedürfnis verspüren, Sie zu kontaktieren.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine großartige Benutzererfahrung für Ihre Bewerbende die Support- und Betriebskosten für Ihre Organisation erheblich senken kann. Und die Verwendung eines Fördermittelverwaltungssystems wie Good Grants kann Ihnen helfen, diese Ergebnisse zu erzielen.