[et_pb_section fb_built=“1″ theme_builder_area=“post_content“ _builder_version=“4.27.3″ _module_preset=“default“][et_pb_row _builder_version=“4.27.3″ _module_preset=“default“ theme_builder_area=“post_content“ width=“100%“ hover_enabled=“0″ sticky_enabled=“0″][et_pb_column _builder_version=“4.27.3″ _module_preset=“default“ type=“4_4″ theme_builder_area=“post_content“][et_pb_text _builder_version=“4.27.3″ _module_preset=“default“ theme_builder_area=“post_content“ hover_enabled=“0″ sticky_enabled=“0″]<\/p>\n
Stiftungen, die F\u00f6rdermittel vergeben, sind besch\u00e4ftigt. Oft wird von den Mitarbeitenden erwartet, dass sie viele Aufgaben \u00fcbernehmen, von der Pr\u00fcfung der Antr\u00e4ge \u00fcber die Verwaltung der Nachverfolgung nach der Vergabe bis hin zu vielem mehr. Deshalb sind zeitsparende Tools und Automatisierungstipps<\/a> eine der besten M\u00f6glichkeiten, manuelle Aufgaben zu rationalisieren und Zeit zu sparen, damit sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren k\u00f6nnen: die Verbindung zu Zuwendungsempfangenden und die Erzielung von Wirkung. <\/p>\n In diesem Blogbeitrag werden wir erl\u00e4utern, was ein administrativer Aufwand bei der Vergabe von F\u00f6rdermitteln ist und wie Sie den Prozess der Mittelvergabe f\u00fcr alle Beteiligten effizienter gestalten k\u00f6nnen.<\/p>\n Administrativer Aufwand bezieht sich auf den Zeit-, Arbeits- und Ressourcenaufwand, den Mitarbeitende f\u00fcr manuelle Papierarbeit, Prozesse und Verfahren aufwenden.<\/p>\n Es gibt zwar viele Beispiele f\u00fcr administrativen Aufwand bei der Vergabe von F\u00f6rdermitteln, aber hier ist eines, das Ihnen bekannt vorkommen k\u00f6nnte: Die Mitarbeitenden einer Stiftung, die F\u00f6rdermittel vergibt, pr\u00fcfen manuell 500 Antr\u00e4ge in Papierform, scannen und archivieren jedes Dokument einzeln und leiten physische Dokumente zwischen mehreren Abteilungen weiter, wodurch sich die Entscheidungen \u00fcber die Vergabe von F\u00f6rdermitteln um mehrere Monate verz\u00f6gern.<\/p>\n Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, entscheiden sich viele gemeinn\u00fctzige Organisationen f\u00fcr eine Software zur Verwaltung von F\u00f6rdermitteln, vereinfachte Antr\u00e4ge, spezielle Kommunikationskan\u00e4le und standardisierte Berichtspflichten.<\/p>\n Eine der besten M\u00f6glichkeiten, den administrativen Aufwand zu reduzieren, ist die Modernisierung Ihrer Prozesse der Mittelvergabe<\/a> mithilfe einer Software zur Verwaltung von F\u00f6rdermitteln. Mit der richtigen Plattform, wie z. B. Good Grants<\/a>, k\u00f6nnen Stiftungen, die F\u00f6rdermittel vergeben, jeden Teil des Prozesses der Mittelvergabe rationalisieren: <\/p>\n Phase vor der Vergabe:<\/strong> Die Mitarbeitenden k\u00f6nnen Antr\u00e4ge in einer einzigen Schnittstelle entgegennehmen, verwalten und pr\u00fcfen.<\/p>\n Vergabe<\/strong>: Stiftungen k\u00f6nnen den Prozess der Vergabe von M\u00f6glichkeiten zentralisieren, die F\u00f6rdervereinbarung formalisieren, die Finanzierung verwalten und vieles mehr.<\/p>\n Nach der Vergabe:<\/strong> Organisationen k\u00f6nnen F\u00f6rderberichte anfordern, Auszahlungen sicher verfolgen und verwalten und alle auf dem Laufenden halten.<\/p>\n Un\u00fcbersichtliche, komplexe Antragsformulare sind nicht nur eine Belastung f\u00fcr potenzielle Zuwendungsempfangende, sondern k\u00f6nnen auch f\u00fcr die Gutachtende frustrierend und unn\u00f6tig kompliziert sein.<\/p>\n Vereinfachen und standardisieren Sie stattdessen Ihre Antr\u00e4ge, indem Sie unn\u00f6tige Fragen streichen, eine klare und pr\u00e4gnante Sprache verwenden und eine bedingte Logik einsetzen, um die Antr\u00e4ge auf bestimmte Gruppen zuzuschneiden.<\/p>\n F\u00f6rderorganisationen stehen oft in st\u00e4ndigem Kontakt mit Zuwendungsempfangenden, die Fragen haben und Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigen. Ohne spezielle Kommunikationskan\u00e4le verbringen Stiftungen oft unn\u00f6tig viel Zeit damit, sich \u00fcberfordert und unorganisiert zu f\u00fchlen, was letztendlich den gesamten Lebenszyklus der F\u00f6rderung verlangsamt. <\/p>\n Mit klaren Kommunikationskan\u00e4len und Materialien \u2013 wie z. B. einer speziellen Plattform f\u00fcr die Kommunikation mit Zuwendungsempfangenden und zug\u00e4nglichen Richtlinien zum Verst\u00e4ndnis Ihres Antrags und Ihrer F\u00f6rderung \u2013 k\u00f6nnen Sie einen kristallklaren Prozess schaffen und gleichzeitig Zeit und M\u00fche bei der Hin- und Her-Kommunikation sparen.<\/p>\n Die Kommunikationskan\u00e4le k\u00f6nnen auch die Nutzung von Folgendem umfassen:<\/p>\n Benachrichtigungen:<\/strong> Durch die Verwendung automatisierter Statusaktualisierungsbenachrichtigungen k\u00f6nnen Bewerbende automatisch \u00fcber \u00c4nderungen in ihren Antr\u00e4gen informiert werden (Antragstellung, ausstehende Pr\u00fcfung usw.), ohne dass die Mitarbeitenden der F\u00f6rderorganisation einen Aufwand haben.<\/p>\n Massensendungen per E-Mail:<\/strong> Versenden Sie Massen-E-Mail-Nachrichten, die auf bestimmte Programmteilnehmende zugeschnitten sind, basierend auf Rollen, Aktivit\u00e4ten usw., anstatt Einzelnachrichten zu versenden.<\/p>\n Personalisierte Einladungen:<\/strong> Versenden Sie gezielte Einladungen direkt an Bewerbende oder Zuwendungsempfangende (ideal f\u00fcr geschlossene F\u00f6rderm\u00f6glichkeiten oder zur Anforderung zus\u00e4tzlicher Informationen von Teilnehmenden).<\/p>\n Die F\u00f6rderberichterstattung kann nicht nur viel Zeit der Zuwendungsempfangenden in Anspruch nehmen, sondern auch der F\u00f6rderer. Einzelne F\u00f6rderantr\u00e4ge, die keine einheitliche Form haben, k\u00f6nnen w\u00e4hrend der Pr\u00fcfungsphasen zu unn\u00f6tigem Zeit- und Arbeitsaufwand sowie zu mehr Fragen und Verwirrung f\u00fcr alle Beteiligten f\u00fchren. <\/p>\n Stattdessen sollten Stiftungen, die F\u00f6rdermittel vergeben:<\/p>\n Vorlagen verwenden:<\/strong> Erstellen Sie Dokumente aus einer Vorlage, die Sie erstellen, und geben Sie diese zusammen mit dem Antrag oder der bewilligten F\u00f6rderung an Bewerbende und Zuwendungsempfangende weiter.<\/p>\n Klare Zeitrahmen festlegen:<\/strong> Legen Sie einen vorhersehbaren Rhythmus f\u00fcr die Berichterstattung fest, den alle von vornherein verstehen. Anstelle von zuf\u00e4lligen Kontrollen oder unklaren Fristen sorgt ein einfacher Zeitplan daf\u00fcr, dass alle auf dem gleichen Stand sind. <\/p>\n Datenerfassung vereinfachen:<\/strong> Konzentrieren Sie sich auf die Erfassung von Daten, die wirklich wichtig sind, und nicht auf alles, was interessant sein k\u00f6nnte.<\/p>\n Technologie nutzen:<\/strong> Anstatt Zuwendungsempfangende PDFs per E-Mail oder Papierberichte per Post schicken zu lassen, sollten Sie sie alles \u00fcber eine Software zur Verwaltung von F\u00f6rdermitteln einreichen lassen, die die Daten automatisch organisiert und speichert.<\/p>\n Stiftungen, die F\u00f6rdermittel vergeben, kommunizieren oft intern \u00fcber die getroffenen F\u00f6rderentscheidungen. Um Zeit zu sparen, sollten Sie spezielle Tools zur Antragspr\u00fcfung verwenden, die alle auf dem gleichen Stand halten, wie z. B.: <\/p>\n Crowd-Voting:<\/strong> Laden Sie Ihre gesamte Organisation, die \u00d6ffentlichkeit oder eine ausgew\u00e4hlte Gruppe von Gutachtende ein, \u00fcber ihre bevorzugten F\u00f6rderantr\u00e4ge abzustimmen.<\/p>\n Qualifizierungsmodus f\u00fcr die Pr\u00fcfung:<\/strong> Treffen Sie m\u00fchelos Entscheidungen \u00fcber Bestehen\/Nichtbestehen oder erstellen Sie eine Auswahlliste von Antr\u00e4gen, bevor Sie zu umfassenderen Pr\u00fcfungsrunden \u00fcbergehen.<\/p>\n Ergebnistafel f\u00fcr Entscheidungen:<\/strong> Verwenden Sie ein Dashboard mit Live-Ergebnissen in Echtzeit, die berechnet und tabellarisch dargestellt werden und auf das alle in Ihrem Team zugreifen k\u00f6nnen.<\/p>\n Mehr Zeit f\u00fcr manuelle und sich wiederholende Aufgaben bedeutet weniger Zeit f\u00fcr die wichtigen Dinge: die Verbindung zu Zuwendungsempfangenden, die bewusste Auswahl von Finanzierungen und die \u00dcberlegung, wie man die gr\u00f6sstm\u00f6gliche Wirkung erzielen kann.<\/p>\n Mit einer All-in-One-Software zur Verwaltung von F\u00f6rdermitteln wie Good Grants k\u00f6nnen Stiftungen, die F\u00f6rdermittel vergeben, jeden Teil des Prozesses der Mittelvergabe \u2013 von der Vor- bis zur Nachbereitung \u2013 zentral an einem Ort abwickeln.<\/p>\nWas ist ein administrativer Aufwand bei der Vergabe von F\u00f6rdermitteln?<\/h2>\n
5 Wege, um Ihren Prozess der Mittelvergabe effizienter zu gestalten<\/h2>\n
1. Nutzen Sie eine Software zur Verwaltung von F\u00f6rdermitteln<\/h3>\n
2. Standardisieren und vereinfachen Sie Antragsformulare<\/h3>\n
3. Richten Sie klare Kommunikationskan\u00e4le ein<\/h3>\n
4. Standardisieren Sie die F\u00f6rderberichterstattung<\/h3>\n
5. Treffen Sie transparente Entscheidungen<\/h3>\n
Reduzieren Sie den administrativen Aufwand mit Good Grants<\/h2>\n